成技校校会议室管理制度

成技校校会议室管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政监察法》及学校的相关规定，特制定本会议室管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于成都技术学校（以下简称“学校”）内所有会议室的管理活动。凡在学校会议室召开的各种会议，均应遵守本制度。

第三条会议类型

会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括但不限于年度会议、季度会议、月度会议等；不定期会议包括专题会议、临时会议等。

第四条会议目标

会议应围绕以下目标开展：

1.传达政策、指示，确保信息畅通；

2.分析问题，研究决策，推动工作；

3.交流经验，提高团队协作能力；

4.提高工作效率，促进学校发展。

第五条会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应由学校领导或相关部门负责人担任；

2.会议主持人应提前准备好会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等；

3.会议主持人应确保会议的顺利进行，并对会议纪律进行监督。

第六条参会人员

1.参会人员应按时参加指定的会议，不得无故缺席、迟到或早退；

2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，并提出建设性意见和建议；

3.参会人员应遵守会议纪律，保持会议秩序。

第七条会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等；

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并由会议主持人审核；

3.会议记录应作为会议纪要的依据，存档备查。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.会议主持人应根据会议目标，提前制定会议议程，明确会议主题和主要议题；

2.会议筹备人员应协助会议主持人收集与会议相关的资料、数据，为会议讨论提供支持；

3.会议筹备人员负责通知参会人员，确保参会人员了解会议时间、地点、议程等信息；

4.会议筹备人员应提前布置会议室，确保会议设施设备齐全，环境舒适。

第九条会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等信息；

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送给参会人员，紧急会议除外；

3.会议通知发送方式可以是书面通知、电子邮件、短信等形式。

第十条会议召开

1.会议主持人应严格按照会议议程组织会议，确保会议有序进行；

2.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题和议题展开讨论，避免跑题；

3.会议主持人应对参会人员的意见和建议给予充分尊重，确保会议氛围民主、开放。

第十一条会议记录

1.会议记录人员应详细记录会议讨论内容、决策结果、待办事项等；

2.会议记录应在会议结束后及时整理，确保记录准确、完整；

3.会议记录应在整理完毕后1个工作日内提交给会议主持人审核。

第十二条会议决策

1.会议决策应充分讨论，形成共识；

2.会议决策应明确责任人和完成时间，确保决策落实；

3.会议决策应记录在案，作为会议纪要的一部分。

第十三条会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议进行简要总结，强调会议决策和待办事项；

2.会议主持人应督促会议记录人员及时整理会议纪要，确保会议成果得以传承；

3.会议主持人应关注会议决策的执行情况，对存在的问题及时予以指导和协调。

第十四条会议信息反馈

1.会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给参会人员，以便了解会议内容和决策；

2.参会人员应对会议纪要中涉及自身工作的事项进行确认，如有异议，应及时向会议主持人反馈；

3.会议主持人应关注会议信息反馈情况，确保会议决策的贯彻执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人员在会议结束后及时整理，准确反映会议讨论内容、决策结果和待办事项；

2.会议纪要应简洁明了，条理清晰，便于理解和执行；

3.会议纪要经会议主持人审核无误后，应在1个工作日内发布给所有参会人员及相关执行部门。

第十六条会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议基本信息，如会议主题、时间、地点、参会人员等；

2.会议纪要应详细记录会议讨论的主要议题、各方意见、决策结果和行动计划；

3.会议纪要中应明确每项决策的责任人、完成期限和验收标准。

第十七条会议纪要的执行与跟踪

1.各责任部门和个人应根据会议纪要中的决策和行动计划，按时完成相关工作；

2.会议主持人或指定专人负责对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处；

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议主持人汇报，寻求支持和解决方案。

第十八条会议纪要的反馈与评估

1.责任部门和个人在完成任务后，应向会议主持人提供执行情况的反馈；

2.会议主持人应对执行结果进行评估，确保会议决策达到预期效果；

3.对于未按期完成或执行不力的责任部门和个人，应视情况给予提醒、督促或追究责任。

第十九条会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，保存期限至少为一年；

2.学校员工可根据工作需要查阅会议纪要，了解会议内容和决策；

3.会议纪要的归档和查阅应严格遵守保密规定，确保信息安全。

第二十条会议纪要的持续改进

1.学校应定期对会议纪要的编制、执行、反馈等环节进行总结和评估；

2.根据总结和评估结果，不断优化会议纪要管理流程，提高会议决策的执行效率；

3.鼓励员工对会议纪要管理提出合理化建议，持续改进会议纪要的质量和效果。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

1.学校会议室的预订采用预约制度，需使用会议室的部门或个人应提前向会议室管理部门提交申请；

2.预订会议室时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理部门合理分配会议室资源；

3.会议室管理部门应在收到申请后及时回复，确认会议室预订情况。

第二十二条会议室使用规范

1.使用会议室时，应保持室内整洁，不得乱扔垃圾、涂鸦等；

2.会议室内的设备使用应遵循操作规程，不得私自拆卸、损坏设备；

3.会议期间，应保持室内安静，不得大声喧哗，影响其他会议室的使用。

第二十三条会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行；

2.使用会议室时应爱护设备，如遇故障或损坏，应及时向会议室管理部门报修；

3.会议室管理部门应建立设备使用记录，跟踪设备使用情况，提高设备利用率。

第二十四条会议室环境卫生

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，确保环境卫生；

2.会议期间，参会人员应保持个人卫生，遵守学校疫情防控相关规定；

3.会议室应保持良好的通风，确保空气质量。

第二十五条会议室安全保障

1.会议室管理部门应确保会议室消防设施齐全、有效，定期进行消防安全检查；

2.使用会议室时，应遵守消防安全规定，不得在室内吸烟、使用明火等；

3.会议室管理部门应制定应急预案，应对突发安全事件。

第二十六条会议室使用监督

1.会议室管理部门应对会议室使用情况进行监督，确保会议室资源合理利用；

2.对于违反会议室管理规定的行为，应予以制止，并视情节给予相应处罚；

3.定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理，提高服务质量。

第二十七条会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据学校工作安排和实际需求制定，并向全校公示；

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据实际需要调整会议室开放时间，并及时通知相关方；

3.使用会议室的部门或个人应在规定时间内完成