会议承办管理制度内容

会议承办管理制度内容第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议承办的管理职责，特制定本会议承办管理制度。本制度适用于会议承办管理制度内容的相关会议组织、筹备及管理工作。

一、会议承办目的

1.提高决策效率：通过会议形式，对重大事项进行集体讨论、审议，以便快速做出正确决策。

2.促进沟通交流：为各部门、各岗位提供信息交流、经验分享的平台，加强团队协作。

3.落实工作部署：明确工作目标、任务分工和时间节点，确保各项工作有序推进。

二、会议承办原则

1.精简高效：严格控制会议次数、规模和时长，确保会议内容充实、务实、高效。

2.计划管理：会议承办部门需提前制定会议计划，明确会议主题、议程、参会人员等。

3.责任明确：会议承办部门要明确各自职责，确保会议组织、筹备和管理工作落实到位。

4.保密安全：严格遵守国家保密法规和公司保密制度，确保会议内容、资料和涉密信息的安全。

三、适用范围

本制度适用于公司内各类会议，包括但不限于以下类型：

1.公司级会议：全体员工大会、董事会、监事会、总经理办公会等。

2.部门级会议：部门例会、专题会、协调会等。

3.项目级会议：项目启动会、项目评审会、项目总结会等。

四、会议承办部门职责

1.会议筹备：负责制定会议议程、通知参会人员、准备会议材料等。

2.会议组织：负责会议签到、会场布置、会议主持、会议记录等。

3.会议落实：负责会议纪要的整理、发布和跟踪，确保会议决策的执行。

4.会议室管理：负责会议室的预订、使用和设施设备的维护。

五、参会人员职责

1.准时参会：参会人员应按时参加各类会议，如有特殊情况，需提前向会议承办部门请假。

2.积极发言：参会人员在会议中应积极参与讨论，发表意见和建议。

3.遵守纪律：会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序。

4.会议决策执行：参会人员应认真贯彻落实会议决策，确保各项工作有序推进。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由会议承办部门负责解释和补充。各部门应根据本制度，结合实际情况，制定相应的实施细则。

第二章会议流程

为确保会议的效率和质量，明确会议召开的各环节，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需求，明确会议目的和议题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题、讨论重点和预计时长，合理安排会议议程。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保涵盖各部门和关键岗位。

4.通知参会人员：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，以便参会人员做好准备工作。

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理成会议材料，并在会前分发至参会人员。

二、会议组织

1.会议室预订：根据参会人数和会议需求，提前预订合适的会议室，并确保会议室设施设备齐全。

2.会场布置：根据会议类型和参会人员，布置会场，包括座位安排、投影设备、白板等。

3.会议签到：设立会议签到台，参会人员到场后进行签到，确保参会人员准时到场。

4.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，引导会议讨论。

5.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、决策和行动计划。

三、会议进行

1.议题讨论：按照会议议程，逐个讨论议题，参会人员积极发言，提出意见和建议。

2.决策制定：针对讨论的议题，主持人或决策者汇总意见，形成决策。

3.行动计划：明确决策的执行责任人和时间节点，制定具体的行动计划。

4.会议总结：在会议尾声，主持人对会议讨论的成果进行总结，强调决策和行动计划。

四、会议结束

1.会议纪要整理：会议记录人根据会议内容，整理会议纪要，明确会议成果和行动计划。

2.发布会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便大家了解会议内容，并按照行动计划执行。

3.会议室整理：会议结束后，及时清理会场，关闭设施设备，确保会议室整洁。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议成果的跟踪与管理，特制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编制工作，确保纪要内容准确、完整。

2.纪要审批：会议纪要需经会议主持人或相关部门负责人审批，确保纪要内容的正确性和可行性。

3.纪要发布：审批通过后的会议纪要应及时发布，采取邮件、公司内部平台等方式，确保参会人员及相关人员收到并阅读。

二、会议纪要的内容要求

1.明确决策：会议纪要中应清晰记录会议形成的决策事项，包括决策内容、执行措施和责任人。

2.行动计划：详细列出每项决策的实施步骤、时间节点和预期目标，为执行提供明确指导。

3.预期成果：明确会议决策执行的预期成果，为评估执行效果提供依据。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.跟踪责任人：指定专人对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保决策落实到位。

2.进度汇报：执行责任人需定期向跟踪责任人汇报工作进度，及时反馈执行中遇到的问题和困难。

3.评估与调整：根据执行情况，对会议决策进行评估，如有需要，及时调整执行计划，确保目标的实现。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要应按照规定进行归档，以便日后查询和追溯。

2.管理制度：建立会议纪要管理制度，明确归档、查阅、保密等要求，确保会议纪要的完整性和安全性。

五、会议纪要的反馈与改进

1.反馈机制：建立会议纪要执行反馈机制，鼓励相关人员提出改进意见和建议。

2.改进措施：针对反馈意见，及时调整会议组织和管理流程，不断提高会议效率和执行力度。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用和良好环境，规范会议室的管理和使用，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订遵循“先申请、先使用”的原则，各部门应合理规划会议时间，避免资源浪费。

2.预订方式：通过公司指定的预订系统或联系会议室管理部门进行预订，并提供会议相关信息，如会议主题、参会人数等。

3.预订时间：需提前至少一天预订会议室，特殊情况需临时使用会议室，应与会议室管理部门协商解决。

二、会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议室使用规定，不得随意损坏设施设备。

2.会场布置：根据会议类型和需求提前布置会场，使用完毕后应恢复原状，确保会议室的整洁和有序。

3.会议时间：会议开始和结束时间应严格按照预订时间执行，如需延时，需提前与会议室管理部门协商。

三、会议室设施设备管理

1.设施维护：会议室管理部门负责定期检查、维护设施设备，确保设备正常运行。

2.使用培训：对使用会议室的人员进行设施设备使用培训，避免因操作不当导致设备损坏。

3.报修与赔偿：如发现设施设备损坏，应及时报告会议室管理部门进行维修，对于人为损坏，需按照公司规定进行赔偿。

四、会议室清洁与安全

1.清洁卫生：会议室管理部门应定期对会议室进行清洁，保持环境整洁。

2.安全检查：定期进行安全检查，确保会议室消防设施、安全通道等符合安全规定。

3.保密要求：严格遵守公司保密制度，会议室内不得泄露涉密信息，会议结束后应妥善保管会议材料。

五、会议室管理制度的监督与改进

1.监督检查：会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行监督检查，确保规定得到有效执行。

2.反馈与改进：收集会议室使用过程中的意见和建议，不断改进管理制度，提高会议室使用效率和服务质量。

第五章附则

为确保本会议承办管理制度的有效实施，特制定以下附则：

1.本