产销协同会议管理制度

产销协同会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保产销协同会议的有序、高效进行，提高决策质量，加强部门间的沟通与合作，制定本管理制度。产销协同会议应遵循公开、透明、民主、集中的原则，确保会议内容的全面性、准确性和时效性。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部召开的各类产销协同会议，包括但不限于产品策划、生产计划、销售策略、市场分析等涉及产销协同的相关会议。

三、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间节点和周期，定期召开的产销协同会议。

2.临时会议：根据工作需要，由相关部门提出申请，经批准后临时召开的产销协同会议。

四、参会人员

1.会议主持人：由相关部门负责人或指定人员担任，负责会议的组织、主持和总结。

2.与会人员：包括但不限于生产、销售、市场、研发等相关部门的人员，根据会议主题和内容确定。

3.记录人：由会议主持人指定，负责会议纪要的记录和整理。

五、会议通知

1.会议主持人应在会议召开前至少1个工作日，将会议时间、地点、议程等内容通知与会人员。

2.与会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

六、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，遵守会议时间，不迟到、不早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

3.会议内容涉及商业秘密或敏感信息时，与会人员应保守秘密，不得泄露。

4.会议期间，与会人员应积极参与讨论，发表意见，保持良好的沟通氛围。

七、本管理制度的解释权归公司管理层所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和调整。各部门应认真贯彻执行，确保会议管理制度的有效实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题和目标，制定会议议程。

2.会议议程应包括各议题的讨论时间、与会人员、所需资料等。

3.会议主持人指定记录人，并通知相关部门提前准备会议所需资料。

4.会议主持人提前与关键与会人员沟通，了解他们对会议议题的意见和建议。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.各部门负责人或指定代表就会议议题进行汇报和讨论。

3.与会人员针对议题展开讨论，提出建议和解决方案。

4.会议主持人引导讨论，确保会议内容紧扣主题，有序进行。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，梳理各方意见，形成决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，达成共识。

3.会议主持人宣布决策结果，并对未通过的建议进行说明。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果、共识和遗留问题进行总结。

2.指定相关人员负责落实会议决策，明确责任人和完成时间。

3.记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、与会人员、讨论内容、决策结果等。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.与会人员离开会场时，需将手机等通讯工具恢复至正常状态。

3.会议纪要应在会议结束后1个工作日内，由记录人发送给与会人员。

六、会议后续

1.各部门根据会议决策，及时推进相关工作，确保会议成果的落实。

2.会议主持人或指定人员对会议决策的执行情况进行跟踪和监督。

3.如有需要，可召开临时会议或在下一次定期会议上，对会议决策的执行情况进行汇报和评估。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，于1个工作日内发送给所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的阅读确认

1.收到会议纪要的与会人员应在1个工作日内进行阅读确认，如有异议，应及时向会议主持人反馈。

2.会议主持人收到反馈后，应在1个工作日内予以答复，必要时对会议纪要进行调整。

三、会议决策的落实与跟踪

1.各部门负责人根据会议纪要中的决策内容，制定具体实施方案，明确责任人和完成时间。

2.责任人应按照实施方案推进工作，并及时向负责人汇报进展情况。

3.会议主持人或指定人员对会议决策的执行情况进行定期跟踪，确保各项工作按计划推进。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应由专人负责归档，便于日后查阅。

2.公司内部人员如需查阅会议纪要，可向归档人提出申请，经批准后予以提供。

3.会议纪要涉及公司内部信息，查阅人需遵守保密规定，不得泄露。

五、会议决策的评估与反馈

1.各部门在完成会议决策相关工作后，应对实施效果进行评估，并提出改进意见。

2.会议主持人定期组织相关人员对会议决策的执行情况进行总结，分享经验教训，提高决策质量。

3.对于未按计划完成的决策，应分析原因，制定整改措施，并在下一次会议上进行汇报。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订需提前向行政部门或指定的会议室管理人员提出申请。

2.申请书中应明确会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门或会议室管理人员根据申请书内容，统筹安排会议室，并在确认后通知申请者。

二、会议室使用

1.会议主持人或指定人员应提前到达会议室，检查设备设施是否齐全、正常。

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设备，遵守使用规定，保持环境整洁。

3.会议室使用过程中，如遇设备故障或其他问题，应及时联系行政部门或会议室管理人员解决。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用完毕后，使用人应将其恢复至原状，并关闭电源、投影仪等设备。

3.如发现设备损坏，使用人需及时报告行政部门，并协助查明原因。

四、会议室卫生与安全

1.会议室应保持整洁，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，与会人员应将垃圾带走，确保会议室干净卫生。

3.行政部门定期对会议室进行清洁和消毒，确保会议环境良好。

4.会议室应配备必要的消防设施，与会人员应熟悉消防设施的位置和使用方法，确保会议安全。

五、会议室保密措施

1.会议室应采取相应的保密措施，如设置门禁、密码锁等，确保会议内容不被泄露。

2.会议室内严禁使用未经授权的通讯设备，如手机、录音笔等。

3.与会人员应遵守保密规定，不得擅自携带会议资料外出或向无关人员透露会议内容。

六、会议室资源优化

1.行政部门可根据会议需求和使用频率，对会议室进行合理布局和调整。

2.鼓励利用现有资源，如视频会议系统等，提高会议室使用效率，降低成本。

3.定期收集会议室使用意见和建议，不断优化会议室管理，提升会议体验。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起施行，如有