山西会议费管理制度

山西会议费管理制度山西会议费管理制度

第一章总则

第一条为了规范山西会议费的管理和使用，确保会议效率和质量，根据国家相关法律法规及公司有关规定，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各级单位组织召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题协调会、培训会、座谈会等。

第三条会议费管理应遵循以下原则：

（一）合理预算，严格控制。会议费用应按照预算管理，合理安排，厉行节约，反对铺张浪费。

（二）明确职责，规范审批。会议费的报销、审批流程应明确，确保会议费使用的合规性。

（三）强化监督，提高效益。加强对会议费的监督检查，提高会议质量，确保会议达到预期效果。

第四条会议费包括以下内容：

（一）会议场地租赁费；

（二）会议资料费；

（三）与会人员交通、住宿费；

（四）会议期间的餐饮费；

（五）其他与会议相关的费用。

第五条会议费报销需提供以下材料：

（一）会议通知；

（二）会议议程；

（三）会议费预算表；

（四）会议费报销单；

（五）其他相关证明材料。

第六条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如国家法律法规及公司政策发生变化，本制度相应予以调整。

第七条本制度的解释权归公司财务部所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议的目标、议题和预期成果，确保会议内容紧密围绕公司发展战略和实际工作需求。

2.制定会议方案：根据会议主题，制定会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并报上级领导审批。

3.发布会议通知：在会议召开前，将会议通知发送给相关人员，确保参会人员提前做好准备。

4.准备会议资料：根据会议议程，整理、准备会议所需的相关资料，并在会议召开前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，确保会议的准时开始。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和要求。

3.会议发言：按照会议议程，依次进行发言。发言人员应紧扣议题，简明扼要地陈述观点，并接受其他人员的提问和建议。

4.会议讨论：针对议题展开充分讨论，鼓励参会人员积极发表意见，形成共识。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，形成会议决议或下一步工作计划。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

2.记录内容包括但不限于：会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等。

3.会议结束后，整理会议记录，形成会议纪要，并在会议纪要中明确责任人和完成时限。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员对会议的积极参与。

2.参会人员离开会场时，应将个人物品带走，确保会场整洁。

3.会议组织者对会场进行整理，确保场地恢复原状。

五、会议后续工作

1.会议纪要的审批：将会议纪要提交给上级领导审批，审批通过后，及时将会议纪要分发给相关人员。

2.跟踪落实：会议组织者应跟踪督促会议决议的执行情况，确保会议成果得以落实。

3.反馈与评估：对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，由会议记录人整理并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在48小时内完成审批，确保会议纪要内容准确无误。

3.审批通过的会议纪要应尽快发布，最迟不超过会议结束后72小时，以保证会议决议的及时执行。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等内容。

2.对于重大决策和关键问题，应详细记录各方的意见和建议，确保纪要内容全面、客观。

3.会议纪要中应明确责任人和完成时限，为后续跟踪落实提供依据。

三、会议决议的跟踪落实

1.会议组织者应建立会议决议跟踪表，明确每项决议的责任人、完成时限和进度要求。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并在规定时限内完成任务。

3.会议组织者定期对会议决议的执行情况进行检查，对进度滞后或未完成的任务，及时采取措施予以推动。

四、会议纪要的反馈与改进

1.会议组织者应收集参会人员对会议纪要执行情况的反馈意见，分析存在的问题和不足。

2.针对反馈意见，会议组织者应提出改进措施，优化会议流程和决策执行机制。

3.定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，提高会议质量和效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.审批通过的会议纪要应进行归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议纪要归档后，相关人员可根据需要查阅，以便了解会议决议和执行情况。

3.对于涉及公司机密内容的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理和使用。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各级单位需提前向会议室管理部门提交申请，明确会议时间、地点、参会人数等信息。

2.会议室管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

3.预订成功的单位应遵守预订时间，如需取消或变更，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、乱扔垃圾等不文明行为。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，如遇到设施损坏，应及时向会议室管理部门报告。

3.会议室内不得大声喧哗，影响其他会议室或办公区的正常工作。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责会议室设备的维护、保养和更新，确保设备正常运行。

2.使用会议室的单位应遵守设备操作规程，如需技术支持，应及时联系会议室管理部门。

3.会议室设备使用完毕后，应关闭电源，确保设备处于安全状态。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门负责会议室的安全检查，确保消防、用电等安全设施齐全、有效。

2.使用会议室的单位应严格遵守安全规定，不得在会议室内进行危险活动。

3.会议室内应设置明显的安全标识，提醒参会人员注意安全。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.使用会议室的单位如有特殊需求，可提前与会议室管理部门沟通，协商解决。

3.会议室管理部门定期收集参会人员的意见和建议，不断优化会议室服务，提高会议室使用满意度。

六、会议室费用管理

1.会议室使用费按照公司相关规定收取，会议室管理部门应做好费用核算和报销工作。

2.使用会议室的单位应按照实际使用情况，合理报销会议费用。

3.会议室管理部门应加强对会议室费用的监管，防止浪费和滥用现象。

第五章附则

一、本制度的解释权归公