业务流程培训手册采购模块

来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载-采购模块主讲人：张春豫来自来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载工程类业务类来自来自中国最大的资料库下载物业类来自来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载省公司大的金额由董事会审批物资供应部副局长审批500万元以下局长审批500万元以上特别大金额的或是CTHK下达的计划需到CTHK去审批业务部公司老总审批（应该有权限设定，具体不清楚）佛山市公司金额在1000元以下由部门主管批准金额1000元~30000元由副总经理进行审批金额超过30000元由副总经理批准后，还需要总经理再进行审批三水县公司来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载省公司市公司县公司有对供应商的评审，但没有书面的形式佛山对供应商进行书面的评审，其他市公司有评审但没有书面的形式有对供应商的评审，但没有书面的形式供应商管理：BPR提出的现存的问题和需要改进的地方：来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载•不利于采购管理•不利于预算控制•不利于供应商的统一管理和统一的统计、分析•不利于同供应商磋商价格•不利于采购成本的控制（会有重复采购及所引起的重复费用）·有些审批权限的规定只是说金额大，但具体是多少不明确·采购的权限划分不够细来自中国最大的资料库下载·来自中国最大的资料库下载·供应商的管理和考核没有统一管理·供应商的管理和考核制度不够完善和规范其他问题·各省、各市、各县之间采购业务流程不够规范·采购的分析类报表缺乏·采购件的分类规则没有或不统一来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载BPR业务流程重组的指导思想对中国电信当前业务的调研分析国外电信行业先进的管理思想来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载采购申请1.先确认是否有多余的上期工程退料才进行采购。避免仓库，积存过多工程退料，积压资金。工程完成后要将余料退库。流程A2.先检查申购是否会造成超支才批准继续进行采购。(短期以人手监控，当系统实施后改由系统自动监控。)确保将来有足够资金进行付款。n对超支申购要进行解释；n除项目预算外，要制定部门预算。流程C3.建立分层审批制度，只要申购的金额是在预算之内，而且金额不会太大，可交由部门经理或总经理审批采购申请。由部门经理和总经理负责进行内部监控，加强其责任感。n制定部门预算和分层审批制度(附录一)；n部门经理和总经理在系统上审批,并且不可以将系统口令给予第三者。制度A来自中国最大的资料库下载A.不需系统支援的改进建议B.利用ORACLE系统支援的改进建议C.来自中国最大的资料库下载4.财务部复核申购申请4.财务部复核申购申请。留意是否有员工将单一申购拆开成多个,逃避分层审批制度和确保输入系统的数据准确(如：部门和项目编码等)。n确保分层审批制度的实施；n增强数据的准确5.省、市、县制定标准方便信息录入系统。对流程作出适当改动,由财务部复核申购流程A制定标准申购单。制度A来自来自中国最大的资料库下载选择供应商n确认那类型采购为《统谈统签》和《统谈分签》(n确认那类型采购为《统谈统签》和《统谈分签》(附录二)；n制定关键绩效指标、监管采购部门的绩效包括：采购周期(是否能于合理时间内完成采购)，采购部门员工工资与公司总工资支出比例(量度其成本和生产力是否合理)。制度A1.集中采购明确列明那一个部门负责申购，那一个部门负责进行采购等。为配合采购的职能划分，亦需要明确列明那类物资可以《统谈统签》，那类可以《统谈分签》。由熟悉市场的采购人员(GMCC:企业部、市场部、物供部)来决定货源，谈判条件和填写采购定单或编写合同，可增强管理。来自中国最大的资料库下载A.不需系统支援的改进建议B.利用ORACLE系统支援的改进建议C.来自中国最大的资料库下载2.建立采购委员会，其2.建立采购委员会，其职责包括：n审批认可供应商；n审批申购和采购的分层审批金额是否合理；n审批重大合同(如：主设备或大型投原则是使重大采购事项可以有更多高层从不同角度进行审批。(包括物料和资金流的控制)避免由单一部门进行采购审批，以免考虑不够全面，并可从公司整体利益出发。以省总经理为省委任相关部门总经理或经理(包括省、市甚至县)为采购委员会成员。组织A来自来自中国最大的资料库下载建立认可供应商数据库(主要为网络设备、办公室电脑和主要设备、SIM卡和储值卡等)。作为市进行《统谈分签》时的依归。n大批采购，价格上可获得更高优n避免出现不兼容情况而导致难于维护。n同(1)及(2)的配合变更；n制定回顾认可供应商表现的周期(如半年或季度回顾一次)。制度A4.制定供应商投诉制度,委任独立人员(或部门)处理供应商因觉得在招标或合同谈判时受到不公平待遇的投诉，并直接向省总经理汇报。防范於未燃，避免现有员工舞弊或弄权导致供货出现问题，影响网络运作,并影响公司形象。n制定关键绩效指标，监管供应商表现，包括：供应商能否准时送货和货物的质量;n总经理委任独立委员会(或部门)处理投诉。制度A来自来自中国最大的资料库下载5.制定供应商报价制度5.制定供应商报价制度,规范在什麽情形下招标，什麽情形下以书面报价和最少要附多少家公司报价。使员工有依据跟从,避免只向少数一或两家公司报价。6.省、市、县制定标准采购单和报价记录单方便信息录入系统制定供应商报价制度(附录四)。制度A制定标准采购单和报价记录单据。制度A来自来自中国最大的资料库下载规范采购流程规范采购流程中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载统一供应商管理设立专门的人员管理和维护供应商的信息和供应商的评审，统一的供应商管理可以减少供应商信息的冗余，便于集中统一的对供应商进行考核和分析。规范采购单据和报表规范的采购单据和报表便于采购业来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载选择供文档系统数据库流程线制度变动文档系统数据库流程线制度变动来自中国最大的资料库下载动作组织变动接其他流程来自中国最大的资料库下载动作组织变动商商来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载报价报价请购请购来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载供应商管理来自中国最大的资料库下来自中国最大的资料库下编号部门岗位模块职责1.最终使用部门设备，材料验收员采购/库存验收购入设备材料质量;定期清点库存坏料情况;提供验收报告.2.需求部门请购录入人采购填写请购需求并提交审批.3.企发/物供/市场采购员采购负责录入采购订单.监督订单执行,关闭,取消,挂起,修改订单.录入报价单.4.需求部门/物供部门请购单审批人采购审批请购单.5.企发/物供/采购管理委员会采购单审批人采购审批采购单6.企发/物供供应商维护人员采购录入与维护供应商信息7.企发/物供/市场报价单维护人员采购负责报价单的系统维护8.企发/物供合同管理人员采购录入合同,查询合同执行情况,录入报价单9.企法/物供/采购管理委员会合同审批人员采购确认合同可执行人员岗位职责选择供选择供采购订单供应商管理采购订单供应商管理文档系统数据库流程线文档系统数据库来自中国最大的资料库下载动作来自中国最大的资料库下载动作3.15供应商管理采购模块核心业务流程3.15供应商管理3.1工程项目立项3.3常规供应商选择3.4工程配套设备采购3.6采购3.7办公设备采购3.83.3常规供应商选择3.4工程配套设备采购3.6采购3.7办公设备采购3.83.2工程供应商选择3.5工程主设备采购3.9分册审批流程3.11采购定单管理3.12报价单管理3.13请购单管理3.14工程零星采购3.11采购定单管理3.12报价单管理3.13请购单管理3.14工程零星采购3.10合同管理来自来自中国最大的资料库下载SM卡采购SM卡采购来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载<>常规供应商选择流程采购管理委员会开始物资供应部确定供应商范围供应商信息维护人员供应商3.3.1物品请购流程需求部门?3.3.103.3.8认可报价单供应商资料库3.3.4生成询价单Yes3.3.6将报价单录入系统3.3.9更改报价单标状态为“可用”3.3.3在系统中录入供应商，其状态为“新”3.3.5报价单购买物品结束NoYES3.3.2供应商是否已录入系统？No常规供应商选择<>常规供应商选择流程采购管理委员会开始物资供应部确定供应商范围供应商信息维护人员供应商3.3.1物品请购流程需求部门?3.3.103.3.8认可报价单供应商资料库3.3.4生成询价单Yes3.3.6将报价单录入系统3.3.9更改报价单标状态为“可用”3.3.3在系统中录入供应商，其状态为“新”3.3.5报价单购买物品结束NoYES3.3.2供应商是否已录入系统？No常规供应商选择3.3.7审核报价和供应商资料提交审批3.3.11重新选择供应商接受询价中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载流程说明来自来自中国最大的资料库下载工程主设备购买流程Yes3.4.5?3.4.5?采购管理委员会3.4.2选择工程供应商No3.4.8No3.4.8No3.4.6成本效益分析?Yes3.4.7标志合同"过"企业发展部3.4.3与供应商签订合同3.4.7标志合同"过"企业发展部3.4.3与供应商签订合同3.4.9继续磋商3.4.4录入合同主文件提交审批3.4.1开始3.4.11导入设备清单结束生成采购定单3.4.11导入设备清单结束3.4.12审批复核来自中国最大的资料库下载供应商3.4.10来自中国最大的资料库下载供应商流程说明系系来自来自中国最大的资料库下载配套设备购买流程Yes3.5.5?3.5.5?采购管理委员会3.5.2选择工程供应商No3.5.8No3.5.8No3.5.6成本效益分析?Yes3.5.7标志合同"过"物资供应部3.5.3与供应商签订合同3.5.7标志合同"过"物资供应部3.5.3与供应商签订合同3.5.9继续磋商3.5.4录入合同主文件提交审批3.5.1开始3.5.11导入设备清单结束生成采购定单3.5.11导入设备清单结束3.5.12审批复核来自中国最大的资料库下载供应商3.5.10来自中国最大的资料库下载供应商流程说明来自来自中国最大的资料库下载需求部门请购人办公设备采购流程需求部门请购人开始3.7.1录入未审批请购单3.7.6提交审批3.7.6提交审批No拒绝请购No?需求部门经理3.7.3成本效益分析3.7.4?YesYes3.7.5单?需求部门经理3.7.3成本效益分析3.7.4?YesYes3.7.53.7.2预算查询No批准请购No单3.7.11给供应商的采购定单3.7.12接收3.7.9引用供应商报提交审批采购员采购定单3.7.11给供应商的采购定单3.7.12接收3.7.9引用供应商报提交审批采购员采购定单3.7.8常规供应商选择来自中国最大的资料库下载3.7.10来自中国最大的资料库下载3.7.10审批流程说明来自来自中国最大的资料库下载开始3.8.2系统生成请购单3.8.1库存计划提出采购申请3.8.3领导确认审批通过县公司市场部Yes3.8.1库存计划提出采购申请<>3.8.2系统生成请购单发货3.8.3领导确认审批通过3.8.4市公司是否有足够的库存量请购单YesYes市公司市场部No结束开始3.8.2系统生成请购单3.8.1库存计划提出采购申请3.8.3领导确认审批通过县公司市场部Yes3.8.1库存计划提出采购申请<>3.8.2系统生成请购单发货3.8.3领导确认审批通过3.8.4市公司是否有足够的库存量请购单YesYes市公司市场部No结束No提交申请合并县公司和本身的采购申请单No提交申请提交申请<><>3.8.1库存计划提出采购申请3.8.2系统生成请购发货3.8.43.8.5请购单合并市公司与自身的采购申请<><>3.8.1库存计划提出采购申请3.8.2系统生成请购发货3.8.43.8.5请购单合并市公司与自身的采购申请Yes单省公司市场部请购单NoNo3.8.8生成采购订单No<>3.8.7选择常规供应商<>3.8.7选择常规供应商签采购合同省公司领导Yes领导确认审批通省公司领导Yes来自来自中国最大的资料库下载流程说明来自来自中国最大的资料库下载<>开始3.11.2将物料清单导入系统是否工程设备?YesNo?生成采购定单Yes生成采购定单企业发展部/部采购员生成采购定单采购定单管理流程<>开始3.11.2将物料清单导入系统是否工程设备?YesNo?生成采购定单Yes生成采购定单企业发展部/部采购员生成采购定单3.11.1与供应商签订合同3.11.3转化No3.11.4手工录入报价信息3.11.5No3.11.4手工录入报价信息3.11.5审核并执行<><>3.11.12定单金额是否已全部和发票 <><>3.11.12定单金额是否已全部和发票 匹配？3.11.9定单上的物品是否已完全接 受？3.11.14定单是否已完成所有任务？3.11.11是否还会继续接受？3.11.6查询所有采购定单YesNoNoNo3.11.14定单是否已完成所有任务？3.11.11是否还会继续接受？3.11.6查询所有采购定单YesNoNoNo有意外或特殊 情况？·有意外或特殊NoYesNoYesYesNoYesNoYesYes3.11.15作“最终关闭3.11.15作“最终关闭”3.11.7是否是无用定单？Yes3.11.13作“发票关闭”3.11.10作“接收关闭“Yes提交分析报告3.11.83.11.7是否是无用定单？Yes3.11.13作“发票关闭”3.11.10作“接收关闭“Yes提交分析报告3.11.8“取消”定单3.11.17“挂起”定单分析原因NoNo来自中国最大的资料库下载3.11.18进行审核，决定解除“挂起”？Yes来自中国最大的资料库下载3.11.18进行审核，决定解除“挂起”？Yes结束3.11.19“释放”定单来自中国最大的资料库下载来自中国最大的资料库下载流程说明物供/企发/市场部物供/企发/市场部若为工程主设备,配套设备的采购,需要有供应商提供的采购清单,采购员程序,将供应商提供的清单(EXCEL)表格导入到系统内成为采购订单物供/企发/市场部若该采购订单为满足某请购需求,则可在系统内将请购单直接转换成物供/企发/市场部若采购订单有相关的报价单,则可手工录入采购订单头信息,具体明细可物供/企发/市场部物供/企发/市场部物供/企发/市场部是否有无效的采购订单在系统内?无效采购订单物供/企发/市场部物供/企发/市场部是否采购订单已完成采购接收?通过系统中物供/企发/市场部物供/企发/市场部物供/企发/市场部是否采购订单已完全与应付发票匹配?通过系统中物供/企发/市场部物供/企发/市场部是否采购订单已完成所有业务,即不会再接收材料,不会再匹配发票,货物供/企发/市场部物供/企发/市场部是否供应商采购订单执行出现问题.该类问题可能由于供应商送货时间物供/企发/市场部供应商管理流程3.15.13.15.1开始供应商采购概要报表供应商采购量分析企业发展部供应商服务表现报表报表3.15.