DB3305-T 32.7-2018住房公积金业务操作规范第7部分：档案管理

P02

DB3305

浙江省湖州市地方标准

DB3305/T32.7—2018

住房公积金业务操作规范

第7部分：档案管理

CodeForHousingProvidentFundManipulation

Part7:FileManagement

2018-06-15发布2018-06-15实施

湖州市质量技术监督局发布

DB3305/T32.7—2018

目次

前言.................................................................................V

1范围..............................................................................1

2术语..............................................................................1

3总则..............................................................................2

4岗位职责..........................................................................3

4.1专职档案岗职责................................................................3

4.2兼职档案岗职责................................................................3

4.3库房管理岗职责................................................................3

5文书类档案管理....................................................................4

5.1业务描述......................................................................4

5.2收存范围......................................................................4

5.2.1文书档案收存范围..........................................................4

5.2.2统计档案收存范围..........................................................4

5.3预立卷........................................................................4

5.4交接..........................................................................5

5.5整理..........................................................................5

5.5.1归档方式..................................................................5

5.5.2件........................................................................5

5.5.3质量要求..................................................................5

5.5.4保管期限..................................................................5

5.5.5装订......................................................................5

5.5.6扫描......................................................................5

5.5.7打印条形码................................................................6

5.5.8交接单....................................................................6

5.6系统归档操作..................................................................7

5.6.1归档文件级系统归档操作....................................................7

5.6.2文书文件级系统操作........................................................8

5.7上架..........................................................................8

5.7.1档案盒....................................................................8

5.7.2打印档案盒条码............................................................9

5.7.3档案装盒.................................................................10

5.8流程图.......................................................................10

5.9风控要点.....................................................................11

6业务类档案管理...................................................................11

6.1业务描述.....................................................................11

I

DB3305/T32.7—2018

6.2整理.........................................................................11

6.2.1扫描.....................................................................11

6.2.2装订.....................................................................11

6.2.3打印条形码...............................................................12

6.2.4创建交接单...............................................................12

6.3交接.........................................................................12

6.4系统归档操作.................................................................12

6.5上架.........................................................................12

6.6流程图.......................................................................13

6.7风控要点.....................................................................13

7会计类档案管理...................................................................14

7.1业务描述.....................................................................14

7.2收存范围.....................................................................14

7.3整理装订.....................................................................14

7.3.1保管期限.................................................................14

7.3.2整理与装订...............................................................14

7.3.3打印条形码...............................................................15

7.3.4创建交接单...............................................................15

7.4接收.........................................................................15

7.5系统归档.....................................................................16

7.6上架.........................................................................16

7.7流程图.......................................................................16

7.8风控要点.....................................................................17

8科技类档案管理...................................................................17

8.1业务描述.....................................................................17

8.2收存范围.....................................................................17

8.2.1基建类档案收存范围.......................................................17

8.2.2设备档案收存范围.........................................................17

8.3整理.........................................................................17

8.3.1基建类档案整理...........................................................17

8.3.2设备类档案整理...........................................................18

8.3.3打印条形码...............................................................18

8.3.4创建交接单...............................................................18

8.4交接.........................................................................18

8.4.1基建类资料移交...........................................................18

8.4.2设备资料的移交...........................................................18

8.5系统归档操作.................................................................18

8.6上架.........................................................................18

8.7流程图.......................................................................19

8.8风控要点.....................................................................19

9特种载体类档案管理...............................................................20

II

DB3305/T32.7—2018

9.1业务描述.....................................................................20

9.2收存范围.....................................................................20

9.2.1照片的收存...............................................................20

9.2.2录音录像档案的收存.......................................................20

9.2.3实物类档案的收存.........................................................20

9.2.4业务类光盘的收存.........................................................21

9.3整理.........................................................................21

9.3.1照片的整理...............................................................21

9.3.2录音录像的整理...........................................................21

9.3.3实物档案的整理...........................................................21

9.3.4光盘类档案的整理.........................................................22

9.3.5打印条形码...............................................................22

9.3.6创建交接单...............................................................22

9.4交接.........................................................................22

9.4.1照片类档案、录音录像档案、实物类档案移交.................................22

9.4.2业务类光盘的移交.........................................................22

9.5系统归档操作.................................................................22

9.6上架.........................................................................22

9.7流程图.......................................................................23

9.8风控要点.....................................................................23

10重要凭证管理....................................................................24

10.1业务描述....................................................................24

10.2收存范围....................................................................24

10.3交接........................................................................24

10.4复核........................................................................24

10.5整理........................................................................24

10.5.1扫描....................................................................24

10.5.2打印条形码..............................................................24

10.5.3创建交接单..............................................................24

10.6系统归档操作................................................................24

10.7上架........................................................................24

10.8退库........................................................................24

10.9检查........................................................................25

10.10流程图.....................................................................26

10.11风控要点...................................................................26

11档案综合管理....................................................................27

11.1档案保管....................................................................27

11.1.1档案库房管理............................................................27

11.1.2档案库房的日常维护......................................................27

11.1.3全宗卷管理..............................................................28

11.2档案利用....................................................................29

11.2.1档案统计管理............................................................29

III

DB3305/T32.7—2018

11.2.2档案借阅................................................................30

11.2.3档案查询................................................................31

11.3档案移交....................................................................32

附录A（规范性附录）湖州市住房公积金管理中心档案分类大纲...........................33

附录B（规范性附录）档案分类、编号移交说明.........................................34

附录C（规范性附录）文件材料归档范围及保管期限表...................................41

附录D（规范性附录）住房公积金档案查（借）阅登记表.................................46

附录E（规范性附录）档案销毁清册...................................................47

附录F（规范性附录）档案销毁清单...................................................48

附录G（规范性附录）政策依据.......................................................49

IV

DB3305/T32.7—2018

前言

DB3305/T32是湖州市住房公积金业务操作的系列标准，目前为v1.0版。本规范分为以下几部分：

第1部分：归集业务；

第2部分：提取业务；

第3部分：贷款业务；

第4部分：财务管理；

第5部分：内部审计；

第6部分：信息管理；

第7部分：档案管理。

本部分是DB3305/T32的第7部分。

本规范归口单位：湖州市住房公积金管理委员会。

本规范起草单位：湖州市住房公积金管理中心。

本规范主要起草人：严旭剑、金培荣、杨菁、尹永全、章银燕、陈欢明、潘莹、谢伟国。

本规范由湖州市住房公积金管理中心负责管理解释。

V

DB3305/T32.7—2018

住房公积金业务操作规范

第7部分：档案管理

1范围

本部分规定了湖州市范围内住房公积金档案的交接、保管、利用、鉴定、销毁等相关业务的操作规

范。

本部分适用于湖州市住房公积金归档案业务的管理。

2术语

下列术语和定义适用于本文件。

2.1

住房公积金

指国家机关、国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业和其他城镇企业、事业单位、

民办非企业单位、社会团体以及其在职职工缴存的长期住房储金。

2.2

市公积金管委会

湖州市住房公积金管理的决策机构。

2.3

市中心

湖州市住房公积金管理中心。

2.4

县分中心

包括湖州市住房公积金管理中心德清县分中心、湖州市住房公积金管理中心长兴县分中心、湖州市

住房公积金管理中心安吉县分中心。

2.5

区管理部

包括湖州市住房公积金管理中心吴兴区管理部、湖州市住房公积金管理中心南浔区管理部。

2.6

受托银行

市公积金管委会按照有关规定确定的承办住房公积金业务的商业银行。

2.7

缴存单位

包括国家机关、事业单位；国有企业，外商投资企业，城镇集体所有制企业和在城镇的股份制企业、

股份合作企业、合伙企业、私营企业及其他城镇企业、经济组织；民办非企业单位、社会团体。

2.8

缴存职工

1

DB3305/T32.7—2018

指与缴存单位建立或形成劳动关系的从业人员，包括正式职工、合同制职工、劳动人事代理或劳务

派遣方式的职工等。

2.9

协理员

指缴存单位专门负责办理住房公积金业务的工作人员。

2.10

期房

指开发商从取得商品房预售许可证开始至取得房屋所有权证止，在这一期间在建的、不能交付使用

的商品房称为期房。

2.11

现房

指通过竣工验收，可以交付使用，并取得房屋所有权证的商品房，购房人可以立即办理产权登记手

续，取得房屋所有权证。

2.12

二手房

指已经在房地产交易中心备过案、完成初始登记和总登记的、再次上市进行交易的房产。

2.13

住房公积金贷款

指住房公积金管理中心以归集的住房公积金，委托由市住房公积金管理委员会确定的商业银行,向

购买、建造、翻建或大修具有自有产权自住住房的住房公积金缴存职工发放的专项住房贷款。

2.14

组合贷款

指借款人在申请住房公积金个人住房贷款不足于解决购房资金困难时，用同一住房作抵押同时向商

业银行申请商业性个人住房贷款的一种贷款方式。

2.15

置换性贷款

也称“公转商贷款”，指在住房公积金贷款资金紧张，排队轮候时间较长的情况下，购房借款人在

申请住房公积金贷款的同时，向银行申请商业性个人住房贷款用于先期支付购房款，当住房公积金贷款

轮候到期时，将商业性个人住房贷款置换为公积金贷款的一种贷款方式。

2.16

商转公贷款

是指符合住房公积金个人住房贷款条件的职工，可以用住房公积金贷款来偿还尚未还清的原商业性

个人住房贷款余额的一种贷款方式。

2.17

业务部门

包括归集管理部门、使用管理部门、稽核审计部门、财务管理部门、信息技术管理部门、档案管理

部门、业务窗口部门，是指市公积金中心对应业务处室和直属业务部，县分中心和区管理部对应内设机

构或负责此项工作的工作人员。

3总则

3.1为规范我市住房公积金业务操作和服务，建立公开规范的住房公积金制度，确保住房公积金资金

安全高效运作，制定本规范。

2

DB3305/T32.7—2018

3.2本规范适用于我市住房公积金管理中心和县分中心、区管理部工作人员进行住房公积金业务操作

活动。

3.3本规范根据国家、省和我市有关住房公积金业务政策制定。

3.4我市住房公积金业务操作，除应符合本规范规定外，尚应符合我市住房公积金现行政策的规定。

3.5提取受理岗、提取复核岗不能由同一人处理同一笔业务；特殊业务审查岗和提取受理岗不能相互

兼任。

3.6本规范涉及表单表式的填写都必须使用蓝色或黑色钢笔、签字笔填写，不得用红色笔、圆珠笔和

铅笔填写。

3.7本规范涉及表单表式的填写要求准确清晰，不得潦草，一般不允许涂改。若发生涂改的，必须在

修改处由修改人签名或加盖个人私章，并注明日期。

3.8本规范涉及表单表式要求单位盖公章的，只限于单位公章、财务专用章、人事部门专用章，要求

盖章位置正确、清晰准确。

3.9本规范实施后，我市住房公积金政策和业务流程发生的任何变化，相关业务部门都必须及时对本

规范进行修订，报市住房公积金管理中心办公室备案。

3.10为避免由于修订发生的规范滞后和混淆等现象，本规范由市住房公积金管理中心办公室实行版本

控制管理。

4岗位职责

4.1专职档案岗职责

专职档案岗职责如下：

——根据相关规定和质量要求，指导、监督、检查各兼职档案员做好各类档案资料的形成、积累和

整理归档工作，保证归档材料的完全、准确、系统，确保案卷质量；

——做好档案归档工作，负责核对接收各类档案，并进行归档上架；

——做好档案的统计、利用工作，对各类档案的库存、接收、销毁、利用等情况进行准确统计；

——做好档案借阅工作，登记档案借阅情况；

——主动接受上级主管部门的业务指导和督促检查。

4.2兼职档案岗职责

兼职档案岗职责如下：

——在日常工作中负责保管、收集本单位本部门应归档的各种载体的档案资料，并按照要求对需要

扫描的档案进行扫描；

——做好本部门当年应归档档案资料的收集、整理工作，编制移交清单并及时办理移交手续；

——负责对本单位本部门无需归档文件材料的日常收集保管，并定期集中销毁，确保不被擅自变卖

或丢弃；

——接受本单位档案专业人员的指导，学习档案管理业务知识。

4.3库房管理岗职责

库房管理岗职责如下：

——负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握馆内档案全宗、案卷数量等；

——负责库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘，整洁美观；

——严格遵守各项规章制度，做好保密与“八防”工作，确保档案的完整与安全；

3

DB3305/T32.7—2018

——检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。做到以防为主，防治

结合，保证档案的完整与安全。

5文书类档案管理

5.1业务描述

本章节指根据《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则（DA/T22-2000）》要求，规范市

中心、各县（区）分中心（管理部）应归档的文件、统计等纸质资料收存、移交、整理、装订、系统录

入、归档等具体操作。

5.2收存范围

5.2.1文书档案收存范围

文书档案收存范围如下：

——上级监管部门下发的有关住房公积金管理的文件；

——当地党委、政府下发的与本单位工作有关的文件；

——单位下发或制定的有关住房公积金管理办法、实施细则、具体规定等文件；

——单位与有关业务单位签订的合同、协议等；

——单位党、政、工、团、协会在工作中形成的文件材料；

——单位日常工作中形成的各类总结、报告、请示、批复、决定、决议、通报及目标考核、规章制

度等文件材料；

——单位有关人事管理、职工专业技术职称评定、年终考评、职工培训等形成的文件材料；

——单位有关安全保卫、综合治理、行政管理等文件材料；

——单位大事记、组织沿革；

——单位下属部门有关党群工件文件、材料；

——人民来信及处理、答复材料；

——非隶属部门下发的需参照执行的文件、材料等；

——单位编印的简报、通讯等；

——下属分支机构或派出机构有关业务管理形成的文件材料等。

5.2.2统计档案收存范围

统计类档案收存范围如下：

——上级监管部门要求报送的有关住房公积金归集、使用的各类统计月报、季报、年报与年报说明；

——当地统计部门要求报送的劳动工资报表及其他有关报表；

——市公积金中心设计并要求报送的有关住房公积金归集、使用年度计划表，住房公积金年度财务

收支预算表，住房公积金度年度归集、使用计算执行情况表，住房公积金年度财务收支决算表，

住房公积金制度扩面进展情况统计表，其他有关住房公积金管理方面的统计报表；

——各县分中心、区管理部、直属业务部、各管理科室自行设计的各类辅助性统计报表。

——以上仅为收存的主要文件，详见《文件材料归档范围及保管期限表—文书类》（附录C）所注

明的归档范围。

5.3预立卷

预立卷指负责收存文件档案的部门或工作人员对收存的资料进行清理，并将应当移交档案室归档的

4

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资料进行整理，编制文件档案移交清册。文书档案由办公室负责预立卷，并编制文件档案移交清册。统

计档案由负责报送报表的科室预立卷，并编制文件档案移交清册。负责文件档案和统计报表档案收存的

科室应当于次年3月底前完成预立卷工作。

5.4交接

文书类档案应在次年3月底前移交档案室，专职档案员在清点实物无误的基础上，在文件档案移交

清册上签字认可。

5.5整理

5.5.1归档方式

归档文件整理指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的

过程。根据档案管理部门对文书类整理归档不同时期的要求，档案管理系统将文书类分为“归档文件级”

及“文书文件级”两类。中心1992年至2003年采用“文书文件级”归档，2004年至今采用“归档文

件级”归档。

目前中心采用年度结合保管期限组卷。2006年起按时间顺序永久、长期、短期各编制一个流水号。

2007年起按件数按时间顺序永久、定期（30年、10年）各编制一个流水号。

5.5.2件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件

与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一

件。

5.5.3质量要求

归档文件质量要求如下：

——归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；

——归档文件材料字迹端正清楚，使用标准简化汉字。留存复印件需加盖与原件核对无误印章；

——手工填写须使用符合档案保管要求的碳素墨水、黑色墨水笔或签字笔等耐久材料书写，传真热

敏纸须用打印纸重新复印；

——凡归档文件有字迹改动的，须在改动处加盖业务员私章；

——档案纸张小于二分之一A4纸的，须粘贴在A4纸上。

5.5.4保管期限

严格执行档案部门有关规定《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（见附录G..4）及

中心《文件材料归档范围及保管期限表—文书类》（见附录C），根据文书内容，分永久、定期（30年、

10年）整理文件，并按收发文件时间按序编制单独案卷号。

5.5.5装订

5.5.5.1归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复

制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.5.5.2案卷装订应结实、整齐，使用符合要求的材料及方法装订（原则上3张以下采用粘贴方式装

订[固体胶、液体胶均可]、3张以上22张以下采用缝纫机缝纫方式装订、22张以上采用三孔一线线钉

方式装订）。

5

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5.5.6扫描

5.5.6.1按照档案管理相关规定，永久和定期30年文书档案需要扫描留存电子档案，定期10年不需

要扫描留存电子档案。进入电子档案影像系统，树形结构界面上逐层单击档案类型名称展开其子类列表。

展开到最后一层时，单击档案类型的名称可以进入该类型档案资料的管理界面。点击“添加档案”，输

入内容信息；点击“提交”，选中该档案，点击右键“扫描电子档案”，进入扫描界面，依次对归档资

料进行扫描。按“采集”按钮或者快捷键“空格”保存档案，点击“提交”扫描结束。附件扫描后，

按照“H113-流水号”方式命名（H113为中心全宗号）。

5.5.6.2删除扫描影像。创建档案影像资料的操作员有权限删除影像资料。选中该档案，点击右键“扫

描电子档案”，进入扫描界面，按快捷键“delete”删除影像资料。

5.5.6.3添加扫描影像。选中该档案，点击右键“扫描电子档案”，进入扫描界面，点击“采集”进

行补扫，按“采集”按钮或者快捷键“空格”保存档案，点击“提交”扫描结束。

图1文书档案扫描系统操作图

5.5.7打印条形码

兼职档案员在整理、装订好归档资料后，进入文书类档案管理界面。扫描好的档案直接可打印条形

码。定期10年的文书档案点击“添加档案”，输入信息内容，点击“提交”后，点击创建的档案，点击

右键“打印条形码”，完成条形码打印。也可批量输入后，选择批量打印条形码。

5.5.8交接单

创建交接单程序如下：

a)创建新交接单。点击“档案交接管理→档案交接登记→创建交接单”，填写交接单内容及选择

创建时间，点击“增加”，创建新交接单。如需修改交接单，选中要修改的交接单，右击选择

6

DB3305/T32.7—2018

“修改”子菜单项，输入要修改的内容，点击“修改”操作完成，点击“重写”恢复所修改的

数据项。如需删除交接单，选择要删除的交接单，右击选择“删除”子菜单项，点击“删除”

按钮，点击“操作确定”。

b)加入待交接档案。点击要加入档案的交接单，用条码枪扫描要交接档案的条码。扫描成功后，

点击“返回上页”返回到交接单浏览界面。

c)提交交接单。选择要提交的交接单，右击交接单记录选择“提交”菜单项。操作成功后点击“确

定”按钮完成操作。交接单状态变为“待接收”。

图2创建交接单系统操作图

5.6系统归档操作

5.6.1归档文件级系统归档操作

具体操作程序如下：

a)专职档案员接受档案后，点击“档案交接管理→档案交接管理→档案交接接收”，进入基本操

作界面，点击“待接收档案”按钮查询交接单状态为“待接收”的档案。

b)接收档案。点击要接收交接单，用条码枪扫描该交接单中要接收的所有档案，接收完该交接单

所有的档案后，系统自动把该交接单的状态该为“已接收”。

c)点击“返回上页”，核对“登记份数”和“接受份数”。

d)打印案卷目录。

7

DB3305/T32.7—2018

图3系统归档系统操作图

5.6.2文书文件级系统操作

2003年以前，根据档案部门规定，文书类按年份、问题（如按党群工作、行政管理、业务管理等）

及保管期限分类装订组卷，每年按永久、长期、短期顺序排列，各编制一个流水号再进行系统录入。目

前不需要使用文书文件级录入功能，只需要查询功能。

5.7上架

5.7.1档案盒

5.7.1.1创建新档案盒。点击“档案装盒管理→档案装盒管理”，进入基本操作页面，点击“新建空

档案盒”，点击“创建”按钮创建档案盒。

5.7.1.2修改档案盒。档案盒被创建后，只能修改其描述。选择要修改描述的档案盒，右击选择“修

改描述”修改档案盒描述，点击“修改”按钮完成操作，点击“重写”恢复所修改的内容。

5.7.1.3删除档案盒。只有没有装过档案的“空盒”才能被删除。选择要删除的档案盒，右击选择“删

除”，点击“删除”按钮完成操作，点击“上一记录”按钮浏览上一条记录。

8

DB3305/T32.7—2018

图4创建新档案盒系统操作图

5.7.2打印档案盒条码

选择要打印条码的档案盒，右击选择“打印档案盒条码”按钮操作完成。打印好条码后，贴在档案

盒盒脊上，并在盒脊填写相关内容。

图5打印档案盒条形码系统操作图

9

DB3305/T32.7—2018

5.7.3档案装盒

档案装盒程序如下：

a)打开档案盒，用条码枪扫描待装盒的档案，装盒操作完成后点击“返回上页”按钮回到主目录。

扫描待装档案条码后，系统自动生成档案件号。档案室按照此件号，在每一份档案填写件号。

b)填写档案盒盒脊及备考表项目。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以

根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。根据档案盒条形码上类别、柜号等将档案放入档案室

上架。

c)备考表置于盒内文件之后，项目包括卷内情况说明、立卷、检查人和立卷时间。

5.8流程图

图6文书类档案归档流程图

10

DB3305/T32.7—2018

5.9风控要点

风控要点如下：

——档案室工作人员根据文件档案移交清册核对接收案卷的数量，档案移交清册应与移交的案卷完

全一致；

——档案室工作人员验收接收案卷的质量是否符合归档规定。

6业务类档案管理

6.1业务描述

本章节指根据《浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法》（见附录G.5）要求，规范市中心、各

县（区）分中心（各管理部）应归档的业务类纸质资料收存、移交、整理、装订、系统录入、归档等具

体操作。

住房公积金业务档案是指住房公积金市中心（含两区）、三县分中心在办理归集、提取、贷款等业

务活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史真实记

录。

归集档案收存范围见第一部分归集业务，提取档案收存范围见第二部分提取业务，贷款档案收存范

围见第三部分贷款业务。

6.2整理

6.2.1扫描

6.2.1.1贷款档案扫描

6.2.1.1.1单击“公积金贷款→个人贷款资料”进入该类型档案资料的管理界面，点击“创建个贷业

务档案”按照提示输入贷款合同号，点击“提交”。点击“批量创建目录”，根据目录显示的信息依次

输入档案页码数，点击“提交”，依次进行扫描。按“采集”按钮或者快捷键“空格”保存档案，点击

“提交”扫描结束。

6.2.1.1.2删除扫描影像、添加扫描影像（见5.5.6）。

6.2.1.1.3贷款发放前，需要补充扫描资料时，点击“批量创建目录”，根据目录显示的信息依次修改

档案页码数，点击“提交”，进入扫描界面，根据所需扫描的类型依次进行扫描。

6.2.1.1.4贷款综合（楼盘）档案扫描操作同个贷档案扫描操作。

6.2.1.1.5贷款变更档案扫描、贷款贴息档案扫描操作只需要点击“创建档案”即可，扫描操作同文

书类。

6.2.1.2归集档案扫描

归集档案分正常业务和批量业务。归集档案正常业务扫描操作同文书类扫描操作。归集档案批量业

务分工资基数调整档案、年度验审档案盒单位对账回执单档案。工资基数调整档案不需要扫描，整理时

按单位编号分段装订归档。年度验审资料需要进行扫描，扫描操作同文书类，按单位编号分段整理装订。

单位对账回执和单位对账清册无需扫描，刻录成光盘归档，纸质档案装订成册，归入批量归集。

6.2.1.3提取档案扫描

扫描操作同文书类。

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6.2.2装订

6.2.2.1住房公积金归集和提取档案按年度、形成时间按件整理。住房公积金贷款档案中个人贷款档

案，按借款人单笔贷款、形成时间整理立卷，一人一卷，卷内按内容分若干件。其中房屋他项权证、抵

押登记证明等应按重要档案保管制度，进行单独保管。重要档案的编号与个人借款合同编号相同。楼盘

管理文件材料按开发项目、形成时间整理立卷。

6.2.2.2窗口操作员将归档文件资料扫描、初步整理后，移交兼职档案员。兼职档案员需根据收存文

件资料范围，负责核对文件资料是否齐全、完整和准确。

6.2.2.2.1整理质量要求（见9.3.5.3）。

6.2.2.2.2件：归档文件的整理单位，公积金业务档案以一笔业务为一件。卷：归档文件的整理单

位，若干件组成为卷。

6.2.2.2.3保管期限：按照《文件材料归档范围及保管期限表—业务类》（见附录C）。

6.2.2.2.4装订要求：归档文件应按件装订案卷装订应结实、整齐，使用符合要求的材料及方法装订。

（原则上3张以下采用粘贴方式装订[固体胶、液体胶均可]、3张以上22张以下采用缝纫机缝纫方式

装订、22张以上采用三孔一线线钉方式装订）。

6.2.2.2.5兼职档案员需要在贷款档案上按次序盖上页码章并编码。专职档案员需在业务档案右上角

盖上档号章并编制档号，档号与电子影像系统产生的件号相对应。

6.2.2.2.6贷款档案的整理需打印案卷目录并装订成册，装入专用档案袋，在袋面填写借款人姓名、

贷款申请编号、建档日期、保管期限、档号等内容。贷款档案袋内需要同时放入案卷目录和备考表，提

取、归集档案只需放入备考表即可。

6.2.3打印条形码

兼职档案员在整理、装订好文件资料后，打印文件条形码，并将条形码粘贴在相应的档案上。

点击“档案交接管理→待交接信息管理→我的待接收档案”。单击“我的待交接档案”，查看当前

用户所在部门的所有待交接档案资料及其详细信息。点击待交接档案记录的“操作→打印档案条码”可

以打印档案操作的档案的条码。点击“打印当前页条码”打印整页的条码。

6.2.4创建交接单

操作同文书类（见5.5.8）。

6.3交接

业务档案由兼职档案员整理、装订后，打印交接单，一式两份，经双方档案人员清点签字确认后生

效，不允许流转中有任何遗失或损毁。留存档案室的交接单归入全宗卷永久保存。住房公积金归集、提

取业务需每天移交档案室，住房公积金个人贷款业务需在放款后一周内移交档案室，南浔区管理部在规

定时间内延长一周移交档案室。楼盘档案每年定期移交档案室。

6.4系统归档操作

操作同文书类（见5.6）。

6.5上架

操作同文书类（见5.7）。

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6.6流程图

图7业务类档案归档流程图

6.7风控要点

风控要点如下：

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——档案室工作人员根据《交接单》核对接收案卷的数量，交接单应与移交的案卷完全一致；

——档案室工作人员验收接收案卷的质量是否符合归档规定；

——窗口工作人员扫描案卷是否符合归档规定。

7会计类档案管理

7.1业务描述

会计类档案管理指住房公积金中心在开展住房公积金会计核算管理中产生的会计凭证、会计账簿、

会计报表和其他会计核算中产生的纸质资料，其是记录和反映住房公积金资金业务和市中心（含两区）、

三县分中心开展管理工作的重要史料和证据。根据会计核算对象区分，会计类档案分为公积金会计、经

费会计、缴存托管、其他户会计。

会计类档案的产生、移交、装订与归档必须严格遵循财政部《会计档案管理办法》和关于《会计档

案管理办法》修改的有关规定，本管理规范仅对住房公积金会计档案的产生、移交、装订与归档作较具

体的规定。

7.2收存范围

会计类档案收存范围如下：

——会计凭证。会计凭证在住房公积金会计档案中占据的数量最大，凡是与资金往来有关的业务均

需经过会计核算，产生会计凭证，会计凭证有分原始凭证与记账凭证，原始凭证由业务窗口结

算部门产生并按有关规定及时传递到财务部门，记账凭证由会计人员在编制会计分录时产生；

——银行存款日记账。银行存款日记账由住房公积金结算人员负责登记，平时通过系统登记银行日

记账，每年年末，需打印成纸质账簿保管。因住房公积金不得通过现金结算，所以住房公积金

会计档案中没有现金日记账；

——会计总账、明细账。由财务部门会计人员负责登记，每年年末，需打印成纸质账簿保管。针对

个人贷款业务，贷还本息明细账应当作为会计明细账单独装订后保管；

——财务报告（即会计月报、季报、年报与年报文字说明，下同）。由财务部门会计人员负责编制，

按省监管部门、同级财政部门要求按时报送后，各收存一份；

——银行对账单。各受托银行月初提供上月对账单，经结算岗核对无误后传递到财务部门收存保管；

——银行存款余额调节表。当结算岗所编制的银行日记账与银行对账单发生差异存在未达账项时，

需编制银行存款余额调节表；

——其他辅助类会计档案。财务部门可根据住房公积金会计核算的需要，对产生的其他辅助性凭证

或账簿进行单独装订并按有关会计档案规定进行保管。

7.3整理装订

7.3.1保管期限

会计类档案保管期限如下：

——会计凭证按规定保管15年；

——银行日记账的保管期限为25年；

——会计总账、明细账的保管期限为15年；

——会计月报、季报的保管期限为5年，会计年报、年报文字说明的保管期限为永久；

——银行对账单的保管期限为5年；

——银行存款余额调节表的保管期限为永久；

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——其他辅助类会计档案按有关会计档案规定进行保管。

7.3.2整理与装订

7.3.2.1会计凭证的整理与装订。住房公积金会计凭证由财务部门按月负责装订。需按产生会计凭证

的时间、凭证号按序整理、装订成册，装订时面上需附专用的会计凭证封面，并及时填写产生凭证的单

位名称、产生时间、会计凭证号、会计主管及会计核算人员等内容，装订线上应有封口，并加盖骑缝章。

7.3.2.2会计账簿的整理与装订。实行会计核算电算化后，会计人员通过系统登记住房公积金会计账

簿，完成年终决算后，统一打印会计账簿，会计账簿打印后及时装订，装订人员应将打印后的账页按序

整理，并加封面后装订成本，会计账簿封面内容须如实填写。

7.3.2.3会计报表的整理与装订。会计报表原则上由主管会计报表的人员负责统一收集、整理、装订

与立卷，平时，月（季）度报表由主管报表人员负责收存，年终，将全年会计报表按时间顺序整理并装

订成册，同时需登记《会计档案（会计报表）目录》，逐项填写报表名称、页数、归档日期等，经财务

部