宝能会议管理制度

宝能会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保宝能会议的高效、有序进行，规范会议的组织与管理，提高决策效能，根据公司发展战略及管理需要，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于宝能公司（以下简称“公司”）总部及各分支机构召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会等。

第三条会议原则：

-会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则；

-强调事先准备，会前充分沟通，会上集中讨论，会后严格实施；

-坚持民主集中制，充分发扬民主，确保科学决策。

第四条会议分类：

-按照会议的性质和内容，会议分为决策性会议、协调性会议、报告性会议和专题会议；

-根据会议的组织级别，会议分为公司级会议、部门级会议和其他会议。

第五条组织与管理：

-各类会议应由相应级别的管理部门或负责人组织；

-会议的组织者负责会议的筹备、召开及后续跟踪工作；

-参会人员应准时参加，积极参与讨论，并按时提交会议所需的资料和报告。

第六条保密规定：

-会议内容的讨论与决议属公司内部信息，参会人员应严格保密；

-对于涉及商业秘密、敏感信息的会议，应签订保密协议，并采取必要的保密措施。

第七条制度修订：

-本制度根据公司发展和管理需要进行不定期修订；

-修订后的制度经公司董事会批准后生效，并及时向全体员工公布。

第二章会议流程

第八条会议筹备：

-会议组织者应根据会议目的、议题和参会人员，提前制定详细的会议方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员名单等；

-会前应通过电子邮件、电话或其他形式通知参会人员，确保参会人员了解会议主题、议程及相关要求；

-需要时，会议组织者应提前收集和准备会议资料，分发给参会人员。

第九条会议议程设置：

-会议议程应根据会议目的和议题的重要性进行合理安排，明确每个议题的讨论时间；

-会议组织者应确保议程的合理性，避免会议时间过长或议题交叉；

-议程应在会前通知参会人员，以便他们提前准备发言和讨论内容。

第十条会议召开：

-会议应严格按照预定的时间、地点召开，会议主持人负责维持会议秩序；

-会议主持人应引导讨论，确保每个议题得到充分讨论，并控制好时间；

-参会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，遵守会议纪律。

第十一条会议记录：

-会议应指定专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论要点、决策结果等；

-会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容；

-会议记录应在会后及时整理，并以书面形式发送给参会人员。

第十二条决策实施：

-会议决策结果应由会议组织者或指定责任人负责实施；

-实施过程中，责任人应定期汇报进展情况，对遇到的困难和问题及时协调解决；

-会议组织者应跟踪决策实施情况，确保会议决策得到有效执行。

第十三条会议反馈：

-参会人员应对会议组织、会议效果等方面提出意见和建议；

-会议组织者应收集反馈意见，对会议组织和管理进行持续改进。

第十四条会议结束：

-会议主持人应在会议结束时总结会议成果，明确下一步工作要求；

-会议结束后，会议记录和决策结果应按照规定存档备查。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条会议纪要的编制与发布：

-会议纪要应由专人负责编制，内容应包括会议基本信息、讨论要点、决策事项、责任分配及执行期限等；

-会议纪要编制完成后，应由会议组织者或主持人审核批准；

-审核通过的会议纪要应及时发布给所有参会人员及相关部门，确保信息的透明和共享。

第十六条决策事项的分解与落实：

-会议决策事项应明确具体，可操作，并分解为具体的行动计划；

-每项行动计划应明确责任人和完成时限，确保决策得到有效执行；

-责任人应根据会议纪要中的要求，制定详细的工作计划，并按计划推进实施。

第十七条跟踪监督与进度汇报：

-会议组织者或指定专人负责对决策事项的执行情况进行跟踪监督；

-定期组织进度汇报会议，了解执行情况，解决执行过程中的问题和障碍；

-对未按期完成的行动计划，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时间。

第十八条反馈与评估：

-执行过程中，责任人应及时向上级汇报工作进展、存在的问题及需要的支持；

-会议组织者应定期评估会议决策的执行效果，收集反馈意见，为后续决策提供参考；

-对会议纪要执行情况进行总结，对执行效果良好的措施和责任人给予表彰，对执行不力的责任人提出整改要求。

第十九条变更管理：

-如因特殊情况需对会议决策进行变更，应按照公司决策程序重新审批；

-变更后的决策应重新记录在会议纪要中，并通知相关人员和部门；

-会议组织者应监督变更后的决策执行情况，确保变更得到有效实施。

第二十条档案管理：

-会议纪要及其执行情况的记录应作为公司重要档案进行管理；

-档案管理部门应确保会议纪要的归档工作及时、准确、完整，便于查询和追溯；

-会议纪要的查阅和使用应遵循公司档案管理相关规定。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订：

-会议室使用应提前预订，预订者需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

-预订者应遵守预订时间，如需变更或取消预订，应提前通知会议室管理部门；

-会议室管理部门负责审核预订申请，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

第二十二条会议室配置：

-会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括座位、投影设备、音响系统、白板等；

-会议室管理部门应定期检查和维护会议设施，确保设备正常运行；

-会议室内应配备必要的文具、饮用水等，以满足会议的基本需求。

第二十三条会议室使用规范：

-会议室内应保持整洁，参会人员应爱护公物，不得随意损坏或搬离会议室设备；

-会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得在会议室内吸烟、进食或大声喧哗；

-会议结束后，预订者或参会人员应负责将会议室恢复原状，关闭设备电源，并通知会议室管理部门。

第二十四条会议室安全管理：

-会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，包括防火、防盗、应急预案等；

-会议室内应配置必要的消防设施，并定期进行安全检查；

-参会人员应遵守安全规定，如发生紧急情况，应按照应急预案进行处置。

第二十五条会议室服务：

-会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会前准备、会中支持及会后清理；

-对于大型或重要会议，会议室管理部门应安排专门的服务人员进行现场支持；

-鼓励会议室管理部门根据会议需求提供个性化服务，提升会议体验。

第二十六条会议室预约冲突处理：

-如发生会议室预约冲突，会议室管理部门应根据会议的重要性和紧急程度进行协调解决；

-鼓励通过协商调整会议时间或合并同类会议，合理利用会议室资源；

-在必要时，会议室管理部门可提供替代方案，如使用视频会议系统等。

第五章附则

第二十七条制度解释：

-本制