住建系统会议费管理制度

住建系统会议费管理制度第一章总则

为确保住建系统会议的效率与效果，规范会议费用管理，根据国家相关法律法规及财务制度，特制定本会议费管理制度。

一、适用范围

本制度适用于住建系统各部门、各单位组织召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会、研讨会、评审会等。

二、会议分类

根据会议性质和规模，将会议分为以下三类：

1.系统内会议：指系统内部各部门、各单位之间召开的会议；

2.委托会议：指住建系统委托其他单位或组织召开的会议；

3.联合会议：指住建系统与其他单位或组织联合召开的会议。

三、会议费用构成

会议费用主要包括以下几部分：

1.场地租赁费：会议室租赁、设备租赁等费用；

2.交通费：会议代表往返交通费用；

3.住宿费：会议代表住宿费用；

4.餐饮费：会议期间餐饮费用；

5.材料费：会议材料印刷、发放等费用；

6.其他费用：会议期间发生的其他合理费用。

四、会议费管理原则

1.合理预算：会议费用应按照实际需要合理预算，严格控制；

2.严格审批：会议费用报销需经审批，确保费用合规、合理；

3.透明公开：会议费用使用情况应定期公示，接受监督；

4.精简节约：提倡节约办会，严格控制会议规模和费用。

五、责任与监督

1.会议组织单位应负责会议费用的预算、报销和管理工作；

2.财务部门负责对会议费用进行审核、报销和监督；

3.监察部门负责对会议费用管理情况进行监督检查，发现问题及时纠正。

本制度的解释权归住建系统管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门、各单位应严格遵守本制度，共同维护会议费管理的规范与秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议方案：制定会议时间、地点、议程、参会人员、预期成果等。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等。

4.会议材料准备：根据会议主题和议程，准备相关会议材料，并于会前发送给参会人员。

5.会议场地及设备准备：预订会议室，确保会议场地及设备符合会议需求。

二、会议签到

1.会议签到：参会人员应在规定时间内到达会议现场，完成签到手续。

2.签到表：会议组织单位应准备签到表，记录参会人员姓名、单位、签到时间等信息。

三、会议议程

1.主持人宣布会议开始：主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

2.会议报告：根据议程安排，各报告人依次进行报告。

3.讨论环节：参会人员针对报告内容展开讨论，提出意见和建议。

4.形成决议：会议主持人汇总讨论意见，形成会议决议。

四、会议记录

1.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议议程、报告内容、讨论意见、决议等。

2.会议纪要：会议结束后，根据会议记录整理会议纪要，并于规定时间内发送给参会人员。

五、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

六、会议解散

1.会议主持人宣布会议结束。

2.参会人员有序离场。

本章节对会议流程进行了详细规定，旨在确保会议的顺利进行，提高会议效率。各部门、各单位应严格按照会议流程组织会议，确保会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的转化和工作的推进，会议纪要的跟踪落实至关重要。以下是对会议纪要跟踪落实的具体规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议基本信息、参会人员、讨论议题、主要观点、决议及下一步行动计划等内容。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，应及时发送给所有参会人员，并在必要时抄送相关部门和单位。

二、决议任务的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决议，将任务分解为具体的执行事项，明确责任人和完成时限。

2.各责任单位或个人应按照分解的任务要求，制定详细的实施方案，确保决议的落地执行。

三、跟踪督促与进度反馈

1.会议组织单位应设立专人负责会议决议的跟踪督促工作，定期了解任务进展情况。

2.责任单位或个人应在规定时间内向会议组织单位报告任务进展情况，包括已完成事项、未完成事项及原因、下一步计划等。

3.会议组织单位应定期汇总进度反馈，形成会议决议跟踪报告，并在适当范围内公示。

四、问题协调与解决

1.在跟踪落实过程中，如遇到问题或困难，责任单位应及时报告，并提出解决方案。

2.会议组织单位应协助责任单位解决问题，必要时召开协调会议，确保会议决议顺利推进。

五、评估与考核

1.会议组织单位应定期对会议决议的执行情况进行评估，包括完成质量、进度、效果等方面。

2.评估结果作为相关部门和单位工作考核的依据，对未按要求完成任务的，视情况予以通报批评或追究责任。

六、持续改进

1.各部门和单位应结合会议纪要跟踪落实情况，总结经验教训，不断优化工作流程。

2.对会议决议执行过程中发现的问题，及时调整和改进，以提高工作效率和会议成果的转化。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用和会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.各部门、各单位需使用会议室时，应提前向会议室管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、会议主题、参会人数、所需设备等内容。

3.会议室管理部门根据预订申请的先后顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室。

二、会议室使用

1.会议室使用单位应按照预订时间准时使用会议室，不得随意占用或更改。

2.会议期间，使用单位应爱护会议室设施设备，遵守会议室使用规定。

3.会议室使用完毕，应及时清理会议室内外环境，关闭电源、门窗，确保设施设备完好。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.使用单位如需额外设备或技术支持，应提前向会议室管理部门申请。

3.会议室设备使用过程中，如出现故障，应及时报告会议室管理部门，不得擅自拆卸或更改设备设置。

四、会议室卫生与安全

1.会议室管理部门应定期进行卫生清洁，保持会议室整洁。

2.使用单位应遵守会议室卫生规定，不在会议室内吸烟、进食，确保卫生环境。

3.会议室管理部门应确保会议室的安全设施齐全，如消防器材、应急照明等，定期进行安全检查。

五、会议室保密工作

1.使用单位应严格遵守保密制度，不得在会议室内讨论涉及国家机密、商业秘密等敏感信息。

2.会议室内不得使用不具备保密功能的通讯设备，防止信息泄露。

六、会议室资源优化配置

1.会议室管理部门应定期评估会议室使用情况，合理调整会议室资源配置，提高使用效率。

2.鼓励各部门、各单位共享会议室资源，减少会议室闲置时间，降低会议成本。

本章节对会议室管理规定进行了详细阐述，各部门、各单位应严格遵守相关规定，共同维护会议室的正常秩序和使用效率。

第五章附则

为确保本会议费管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归住建系统管理部门所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可由住建