人防办会议制度管理制度

人防办会议制度管理制度人防办会议制度管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范人防办会议的组织、召开、记录及跟踪落实流程，确保会议的高效、有序进行，提高决策效能。

第二条本制度适用于人防办各类会议，包括但不限于：主任办公会议、专题会议、全体会议等。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效：会议议题应具有针对性和实用性，提高会议效率，缩短会议时间。

（二）充分准备：会议召开前，应做好充分的准备工作，包括议题收集、资料准备、通知参会人员等。

（三）民主集中：会议充分发扬民主，保证参会人员充分发表意见，同时实行集中统一决策。

（四）保密原则：会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家保密规定执行。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括主任办公会议、全体会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

第五条会议的组织和管理由人防办综合办公室负责，具体职责如下：

（一）负责会议的筹备、组织、通知和场地安排等工作。

（二）负责会议记录，整理会议纪要，并及时分发。

（三）负责跟踪会议决策的落实情况，及时向主任报告。

（四）负责对会议制度的执行情况进行监督、检查和改进。

第六条参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加，积极参与讨论，保守会议秘密。

第七条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修订。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议议题征集

1.会议议题由各部门根据工作需要提出，应于会议召开前5个工作日提交综合办公室。

2.提交议题时，应明确议题名称、议题背景、讨论重点、预计解决措施及所需会议时间等信息。

3.综合办公室对提交的议题进行筛选、整理，报主任审批。

二、会议通知

1.综合办公室根据主任审批的议题，制定会议议程，并于会议召开前3个工作日通知参会人员。

2.会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议主持人等信息。

3.临时会议可根据实际情况调整通知时间。

三、会议召开

1.会议开始前，综合办公室负责检查会议室设施设备，确保正常运行。

2.参会人员按时入场，签到并领取会议资料。

3.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程、参会人员。

4.各部门针对议题进行汇报、讨论，并提出建议和解决方案。

5.会议主持人对讨论情况进行总结，形成决策。

四、会议记录

1.综合办公室指定专人负责会议记录，记录内容包括：会议时间、地点、参会人员、议题讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应真实、完整、准确，确保不遗漏重要信息。

3.会议记录应在会议结束后3个工作日内整理完成，报主任审批。

五、会议决策落实

1.会议决策由综合办公室负责跟踪落实，各部门应积极配合执行。

2.综合办公室定期向主任报告决策落实情况，对未按期完成的任务进行催办。

3.各部门在执行过程中遇到问题，应及时向综合办公室反馈，以便及时调整和解决。

六、会议总结

1.定期会议结束后，综合办公室应对会议组织、议题讨论、决策落实等情况进行总结，提出改进措施。

2.会议总结应在下一次会议前完成，并在会议中进行通报。

七、会议资料的归档

1.会议资料包括：会议通知、会议议程、会议记录、决策落实情况等。

2.综合办公室负责会议资料的收集、整理和归档，确保资料的安全、完整。

3.会议资料归档应遵循保密原则，严格按照国家保密规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要由综合办公室负责整理，内容包括会议基本情况、主要讨论内容、决策事项、责任部门及完成时限等。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成初稿，提交主任审批。

3.审批通过的会议纪要，由综合办公室在1个工作日内发送给参会人员及相关部门，并抄送相关领导。

二、会议纪要的执行与监督

1.各部门应按照会议纪要明确的任务分工和完成时限，认真执行决策事项。

2.综合办公室负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪，了解进展情况，协调解决执行过程中出现的问题。

3.对于执行不力的部门，综合办公室应及时向主任报告，并提出整改措施。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各责任部门在完成任务后，应将执行情况以书面形式反馈给综合办公室。

2.综合办公室对各部门的反馈情况进行汇总，形成评估报告，报主任审批。

3.评估报告应包括：任务完成情况、存在的问题、改进措施及建议等。

四、会议纪要的持续改进

1.综合办公室根据会议纪要执行情况和评估报告，分析原因，查找不足，提出改进措施。

2.改进措施应在下一次会议中进行通报，以便各部门共同学习和提高。

3.持续改进会议纪要的跟踪落实，提高会议决策的执行力和效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，由综合办公室负责归档，确保资料的安全、完整。

2.会议纪要归档后，应设立查阅制度，方便相关部门和人员查阅。

3.查阅会议纪要时，应遵循保密原则，严格按照国家保密规定执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订由综合办公室统一管理，各部门需提前向综合办公室提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、会议主题、参会人数等信息，并尽量提前5个工作日提交。

3.综合办公室根据会议室使用情况，合理调配，确保会议顺利召开。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保舒适、整洁。

2.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响设备、白板等，并确保设备正常运行。

3.会议室内的资料、文件应整齐摆放，并在会议结束后及时清理，保持会议室卫生。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规定，按时参加会议，不在会议室吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，保持会议秩序。

3.未经允许，不得擅自带走会议室内的设备、资料等。

四、会议室维护与保养

1.综合办公室负责会议室的日常维护与保养，确保设施设备完好。

2.定期检查会议室设施，发现问题及时报修，避免影响会议的正常进行。

3.加强会议室环境卫生管理，定期进行清洁，确保会议室环境舒适。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施设备完好。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品，确保会议安全。

3.参会人员应了解会议室安全疏散路线，遇紧急情况时，有序疏散。

六、会议室资源共享

1.鼓励各部门共享会议室资源，提高会议室利用率。

2.综合办公室定期汇总会议室使用情况，合理调整会议室分配。

3.特殊情况下，综合办公室可根据实际情况调整会