会议设备设施管理制度

会议设备设施管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议设备设施的管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有会议及相关活动。

一、目的

1.保证会议设备设施的完好、适用，提高会议质量。

2.规范会议设备设施的使用、维护和管理，降低设备故障率。

3.提升会议组织效率，确保会议顺利进行。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议室、会议设备及相关设施的管理。

2.本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开、设备使用及维护等工作。

三、会议设备设施分类

1.会议设备：包括但不限于投影仪、电脑、音响设备、麦克风、摄像头、电子白板等。

2.会议设施：包括但不限于会议桌椅、空调、照明、网络等。

四、会议设备设施管理原则

1.统一管理、分级负责。

2.定期检查、及时维修。

3.节约能源、环保低碳。

4.确保安全、避免损失。

五、责任划分

1.会议室管理部门：负责会议设备设施的整体管理、维护、调配等工作。

2.会议组织部门：负责会议设备设施的使用、保管及会后归还等工作。

3.使用人员：负责正确使用会议设备设施，发现问题及时报告。

六、违规处理

1.对违反本制度规定，造成会议设备设施损坏、丢失的，将追究相关责任人的责任。

2.对故意损坏、盗窃会议设备设施的行为，将依法追究法律责任。

本制度的解释权归公司会议室管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真执行本制度，共同维护会议设备设施的正常运行。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程，本章将详细阐述会议的筹备、召开及结束等环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者需明确会议的主题、目的和预期成果，以便提前做好相关准备工作。

2.制定会议议程：根据会议主题和目标，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、发言人等。

3.通知参会人员：提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及参会要求。

4.准备会议材料：会议组织者需根据会议议程，提前准备好相关材料，包括会议背景资料、报告、提案等。

5.会议设备检查：会议组织者应提前检查会议室设备设施，确保设备正常运行。

6.会议室布置：根据会议需求，合理布置会议室，包括座位安排、投影设备调试等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员需签到，确保会议人数准确。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人介绍会议主题、目标和议程，明确会议纪律。

3.会议议题讨论：根据会议议程，依次进行议题讨论。发言人需提前准备，确保发言内容充实、有条理。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论和待办事项。

5.会议决策：针对议题进行表决或讨论，形成会议决策。

6.会议总结：会议结束时，主持人对会议成果进行总结，明确下一步工作计划。

三、会议结束

1.会议记录归档：将会议记录整理成会议纪要，及时发送给参会人员，并归档保存。

2.会议设备归还：会议结束后，参会人员需将使用的会议设备归还至原位，确保设备完好。

3.会议室清理：会议结束后，应及时清理会议室，保持环境卫生。

4.会议效果评估：会议组织者可对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，以利于改进后续会议。

5.跟进会议决策：会议组织者应跟进会议决策的执行情况，确保会议成果得以落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，本章将阐述会议纪要的编写、发布、跟踪落实及反馈等环节。

一、会议纪要的编写与发布

1.会议纪要应由专人负责编写，内容包括但不限于会议主题、时间、地点、参会人员、议题讨论、决策结果等。

2.会议纪要编写应遵循客观、真实、准确、完整的原则，确保会议内容得到准确记录。

3.会议纪要编写完成后，应由会议组织者审核，确保纪要内容无误。

4.会议纪要应在会议结束后尽快发布，发送给所有参会人员，以便相关人员了解会议内容。

5.会议纪要应采取适当方式进行公开，以便公司内部人员了解会议决策和执行情况。

二、会议纪要的跟踪落实

1.会议组织者应明确会议纪要中涉及的待办事项、责任人和完成时限，确保相关人员了解并执行会议决策。

2.各部门责任人应根据会议纪要中的待办事项，制定具体实施方案，并按时完成。

3.会议组织者应定期跟进会议纪要的执行情况，了解待办事项的完成进度，并及时协调解决执行过程中遇到的问题。

4.对于未按期完成的待办事项，会议组织者应与责任人沟通，了解原因，制定解决方案，确保会议决策得到落实。

三、会议纪要的反馈与改进

1.会议组织者应收集参会人员对会议纪要的意见和建议，了解纪要执行过程中的问题，为改进会议组织和管理提供依据。

2.定期召开会议纪要反馈会议，对会议决策的执行情况进行总结，分享成功经验，分析存在的问题，并提出改进措施。

3.根据会议纪要执行情况和反馈，不断完善会议管理制度，提高会议效率。

4.对于会议纪要执行过程中发现的共性问题，应及时组织培训或讲解，提高相关人员的工作能力和执行力。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，本章将详细阐述会议室的预订、使用、维护及清洁等管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、地点、参会人数、会议主题等信息，以便会议室管理部门进行合理安排。

3.会议室管理部门收到预订申请后，应及时回复确认，如遇冲突，需与申请部门协商解决。

4.预订成功的部门应按时使用会议室，如需取消或变更预订，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议纪律，不得在会议室内吸烟、进食。

2.使用会议室时，应确保会议设备设施完好，如有损坏，应及时报告会议室管理部门。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，包括座椅归位、关闭设备、清理垃圾等。

4.未经允许，不得私自将会议室转借他人或用于非会议活动。

三、会议室维护

1.会议室管理部门应定期检查会议设备设施，确保设备正常运行，及时维修损坏设备。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并定期检查，确保安全。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行保养，包括空调、照明、网络等设施。

四、会议室清洁

1.会议室清洁工作由会议室管理部门负责，定期进行打扫，保持会议室环境卫生。

2.清洁工作应包括地面、桌面、椅面、窗户等部位的清洁，确保会议室整洁。

3.会议室内垃圾桶应及时清理，避免垃圾堆积。

4.会议室管理部门应建立清洁工作记录，以便检查和监督清洁工作的落实。

遵守以上会议室管理规定，有助于提高会议室使用效率，为公司内部会议创造良好的环境。各部门应共同维护会议室的秩序与设施，确保会议的顺利进行。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，本章对相关附则进行规定。

一、本制度的解释权归公司会议室管理部门