人力资源部会议管理制度

人力资源部会议管理制度第一章总则

第一条本制度旨在规范人力资源部会议的召开、流程、纪要跟踪落实以及会议室管理，以提高会议效率，确保会议结果的落实，促进部门内部沟通与协作。

第二条本制度适用于人力资源部所有层级会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、专题讨论会等。

第三条会议应遵循以下原则：

1.议题明确：会议召开前应明确会议主题及议题，与会人员提前准备相关材料。

2.高效有序：会议应严格按照流程进行，控制会议时间，避免议题跑题。

3.广泛参与：鼓励与会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.结果导向：会议结果应有明确的行动计划和责任人，确保会议成果的落实。

5.保密原则：会议内容涉及公司内部信息及敏感数据，与会人员需遵守保密规定。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括部门例会、项目协调会等，临时会议根据实际工作需要召开。

第五条会议的组织、召开、纪要及落实等工作由人力资源部专人负责。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。

第七条本制度的解释权归人力资源部所有。如有争议，可向人力资源部提出，由人力资源部负责解释和协调。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题及目的：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议主题和目的，并在会议通知中予以明确。

2.拟定会议议程：会议议程应包括会议主题、时间、地点、参会人员、各议题及预计时长等。

3.发送会议通知：会议组织者需提前发送会议通知，包括会议议程、参会人员、会议时间地点等，并要求与会人员提前准备相关材料。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议相关材料，包括会议议程、背景资料、相关报告等，并在会议开始前分发给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保与会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各议题讨论：按照会议议程逐项进行议题讨论，每个议题由相关责任人进行汇报和阐述。

4.与会人员发言：鼓励与会人员积极发言，提出意见和建议。

5.会议主持人对讨论进行总结，形成共识，并对争议性问题进行裁决。

三、会议决策

1.对于需要决策的议题，会议主持人应组织与会人员进行表决。

2.表决方式分为：口头表决、举手表决和投票表决。具体表决方式由会议主持人根据实际情况决定。

3.表决结果需由会议记录人进行记录，并在会议纪要中体现。

四、会议结束

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议成果和下一步行动计划。

2.与会人员确认会议结果，并对会议效果进行评价。

3.会议组织者负责收集会议反馈，为今后改进会议组织和管理提供参考。

五、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议过程、与会人员发言、表决结果等。

2.会议记录应在会议结束后尽快整理成会议纪要，并发送给与会人员确认。

3.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、行动计划等。

六、会后跟进

1.会议组织者应跟踪会议纪要的落实情况，确保会议决策得到执行。

2.对于需要跨部门协作的事项，会议组织者应主动与其他部门沟通，确保工作顺利进行。

3.定期对会议决策的执行情况进行评估，对未完成的事项进行分析和调整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议讨论的要点、决策结果和行动计划。

3.会议纪要经会议主持人审核后，由会议组织者通过邮件或其他官方通讯渠道发送给所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的确认与反馈

1.收到会议纪要的与会人员应在48小时内对纪要内容进行确认，并提出意见和建议。

2.会议组织者应对反馈进行汇总，并根据实际情况对会议纪要进行必要的修改和完善。

3.修改后的会议纪要应再次发送给相关人员进行确认。

三、行动计划的执行与监督

1.会议纪要中明确的行动计划应指定具体的责任人和完成时限。

2.责任人需按照行动计划的要求，按时推进相关工作，并定期向会议组织者报告进展情况。

3.会议组织者应建立跟踪机制，对行动计划的执行情况进行监督，确保各项工作按计划推进。

四、跨部门协作的协调与管理

1.对于涉及跨部门协作的事项，会议组织者应主动与相关部门沟通，确保协作顺畅。

2.会议组织者应定期组织跨部门协调会议，解决协作过程中出现的问题，推动项目进展。

3.跨部门协作的成果应在会议纪要中予以体现，并纳入跟踪监督范围。

五、会议纪要落实情况的评估与反馈

1.定期对会议纪要中提出的行动计划完成情况进行评估，包括进度、质量及存在的问题等。

2.会议组织者应将评估结果反馈给与会人员，对未完成或执行不力的事项进行分析，并提出改进措施。

3.对于长期未完成的行动计划，应重新评估其必要性和可行性，必要时调整计划或责任人。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应由会议组织者进行归档，以便于今后的查阅和追溯。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理规定执行，确保信息安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议组织者提出申请，经批准后方可查阅。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便行政部门进行合理安排。

3.行政部门负责对会议室预订进行统筹管理，确保会议室资源合理分配。

二、会议室布置与设备

1.行政部门应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、布局合理。

2.会议室应配备必要的信息技术设备，如投影仪、音响、视频会议系统等，并确保设备正常运行。

3.会议组织者如需额外设备或服务，应在预订会议室时提前告知行政部门。

三、会议室使用规范

1.与会人员应遵守会议室使用规定，按时参加会议，并在会议结束后及时离开。

2.会议室使用过程中，应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食等不文明行为。

3.会议组织者应确保会议内容符合公司规定，不得泄露公司机密。

四、会议室维护与保洁

1.行政部门负责会议室的日常维护与保洁工作，确保会议室环境整洁、设备完好。

2.会议室使用完毕后，会议组织者应检查设备使用情况，如有损坏或故障，应及时报告行政部门。

3.定期对会议室进行深度清洁，确保会议室空气质量良好。

五、会议室安全管理

1.会议室应设置适当的安全措施，如消防器材、安全通道等，并定期检查。

2.会议组织者应确保与会人员了解会议室安全设施和应急疏散路线。

3.行政部门应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

六、会议室使用费用

1.会议室使用过程中产生的费用，如设备租赁、保洁等，由会议组织者承担。

2.行政部门应制定会议室使用费用标准，并向会议组织者进行公示。

3.会议组织者需在会议结束后，按照实际使用情况向行政部门结算费用