业主档案及空置房管理标准作业规程

业主档案管理标准作业规程目的规范业主档案的保管与跟踪工作。适用范围适用于物业部业主档案的保管与跟踪。职责3.1物业部主任助理负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。程序要点4.1业主档案内容4.1.1经业主签署后的《业主公约》。4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。4.1.3《业主家庭情况登记表》。4.1.4《钥匙领用登记表》。4.1.5《业主证领用登记表》。4.1.6《业主入住验房表》；4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。业主的有关证件复印件。其他应保存的资料。档案盒（夹）的制作根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：╳╳╳——╳·╳——S·W—业主档案：表示物业管理有限公司╳╳物业部物业部管理的业主档案。将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。业主档案袋的制作准备适量的26cm╳34cm左右尺寸的档案袋。将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。业主档案的跟踪当发生下列情况变化时，物业部管理员应将情况记录在业主档案中：通讯电话联络方式发生变化时；业主发生更替时。业主档案跟踪管理，由物业部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅需报物业部主任批准，经物业部档案管理员办理登记手续后方可查阅。业主档案应永久保存。具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。本规程执行情况作为物业部档案管理员绩效考评的依据之一。记录《业主档案目录》相关支持文件《档案管理标准作业规程》业主档案目录NO：序号档案编号业主姓名入伙时间档案页数备注空置房管理标准作业规程目的规范空置房的管理工作，确保空置房管理的质量。适用范围适用于物业部已接管的空置房管理。职责3.1物业部主任助理负责空置房管理的组织、监督工作。3.2管理员负责依据本规程实施空置房的日常管理工作。程序要点4.1空置房的登记建档与收费4.1.1经物业部接管的空置房由物业部主任助理安排管理员进行登记造册。管理员将空置房登记在《空置房登记表》内。管理员制作《空置房动态表》，每月5日前报物业部主任助理备案。空置房管理费用征收方法：按物业管理服务费收费标准的100%向房地产开发商征管理费；空置房维护计划的制定物业部主任助理应于每年12月31日前根据空置房的状况制定空置房维护管理计划，内容包括：维护管理的项目；维护管理的频率；维护管理的措施‘维护费用预算。空置房维护计划报物业部主任审核后，汇入物业部年度工作计划中报公司总经理审批。经总经理审批通过后的维护计划由物业部负责具体组织实施。空置房的维护空置房由物业部管理员进行日常管理。管理员根据季节变化定时对空置房进行开窗通分通风、散热。必要时应进行烘干处理，防止墙面、天花发霉、木制品生虫及变形。对于精装修的房屋应在夏季到开之前对西晒房间进行遮阳，防止木器干裂；在梅雨季节应注意防潮，防止木器发霉、变形。参照有关电器使用说明书，定期将电器打开试运行，以保持电器良好的工作状态，还应注意及时关闭电源。管理员每月定期通知保洁部进行一次例行清洁。对于精装修的房屋保洁部应视情况定期对木器、大理石、金属器具进行打拉、防护处理。管理员巡楼时应注意空置房的防火、防盗工作。如发现空置房内有异常情况应及时向物业部主任助理汇报。空置房的利用长期闲置的空置房物业部可考虑进行合理利用。物业部主任助理应留意收集承租信息，对空置房采取出租等方式加以利用。经向房地产开发商申请同意后按《自由物业出租标准作业规程》办理。管理员每次巡楼后应将空置房的维护管理状况记录在工作记录中，每半年汇总一次上交物业部保存，保存期直至空置房售出后一年。本规程执行情况作为物业部主任助理、管理员绩效考评的依据之一。记录5.1《空置房登记表》5.2《空置房动态表》相关支持文件6.1《自有物业出租标准作业规程》《楼宇巡查标准作业规程》空置房登记表NO：房屋地点接管日期室内配置