会务组的工作流程及方案（实例范本）

会务组的工作流程及方案（实例范本）会务组的工作流程及方案（实例范本）一、会议时间二、会议地址三、会场布置：1、主席台：人数、水牌、麦克风2、会标3、会场标语4、参会座位数5、鲜花摆放四、会议通知：书面通知要注明注意事项。五、会议服务1、主席台倒水人员2、音响准备3、会议奏乐准备六、会议报道1、新闻媒体记者邀请、会场签到及纪念品2、会议领导讲话录音3、会议新闻稿撰写一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组1、会务组组长：总体负责。2、文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。4、任务分解后形成《会务工作分派表》（附表1），相关责任人签字。（二）明确会议概况1、全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）（5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准。（三）选定办宾馆1、责任人：后勤保障小组。2、责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）（4）交通（便利与否）（5）当期有无接待能力3、综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣（2）根据会议预算领取支票（四）下发会议通知、登录代表名单1、责任人：文秘材料小组。2、责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排（4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引3、会议通知以传真（以后可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登录内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《接站安排表》。（五）准备会议材料、用品1、责任人：两组分工协作。2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：（1）会议代表名单（附房间号）（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：（1）与会领导桌签（可由宾馆代为制作）（2）会议代表证（可由宾馆代为制作）（3）会场条幅（可由宾馆代为制作）（4）文件袋、笔记本、笔（5）录音机、照相机、摄像机（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）（8）药箱（备常用药品）一、会议的作用（一）会议的积极作用1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。（二）会议的负面作用。1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。二、会务工作的要求1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。三、会议工作的程序1、会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查。2、会中：报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→会议信息工作→编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作→做好后勤保障工作。3、会后：安排与会人员离会→撰写会议纪要→会议的宣传报道→会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结。①礼仪组：4—6个人穿公司统一服饰佩戴礼仪条幅提前两个小时进入工作状态，酒店大门口两个人、楼下电梯楼上电梯各一个人、另外一人负责引领至签到组，另一人引领至住宿登记处安排住宿。要求站在自己位置上不要乱走动，笑容亲切、随时保持微笑，使用标准话术②签到组：设一张签字台，配上2—3名工作人员，签字台有钢笔、水笔和签到本、签到单。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。询问顾客是否需要住宿，如需者登记房间号。签到结束后统计人数汇报食宿组以便安排餐饮。③引领组：会议开始前，会议引领人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。一、会议报道之前的工作1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员会议报到前准备工作1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。2、详细了解本会议所用场所的位置【如:餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。三、会议期间的工作1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。收费过程中必须严格按程序操作，及：（1）确定学员情况（2）根据情况计算应交费用（3）填写收费【收据】不撕！（4）收款（5）将收据撕下交于学员（6）填写报到表。2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在【原收据】的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。四、会议期间注意问题1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。2、会务组所用的书面文件需保存完好。3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互出据凭证。4、.各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存一、会议报道之前的工作1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社只是提前进行大致预订）▲会议场地要9个多媒体教室；容纳2-300人3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员会议报到前准备工作1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。2、详细了解本会议所用场所的位置【如:餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。三、会议期间的工作1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。收费过程中必须严格按程序操作，及：1）确定学员情况2）根据情况计算应交费用3）填写收费【收据】不撕！4）收款（5）将收据撕下交于学员（6）填写报到表。2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在【原收据】的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。四、会议期间注意问题1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。2、会务组所用的书面文件需保存完好。3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互