郑州交易所会议管理制度

郑州交易所会议管理制度第一章总则

一、为加强郑州交易所（以下简称“交易所”）会议管理的规范化、制度化，提高会议效率，确保会议质量，根据国家有关法律法规及交易所的实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于交易所召开的各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、业务协调会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，注重实效；

2.议题明确，准备充分；

3.遵守时间，提高效率；

4.保密原则，确保信息安全；

5.记录完整，及时归档。

四、交易所各部门应按照本制度规定，认真组织、参与会议，确保会议的顺利进行。

五、会议组织者应提前做好会议筹备工作，包括但不限于：

1.确定会议时间、地点；

2.确定会议议程、议题；

3.邀请参会人员；

4.准备会议材料；

5.安排会议通知及签到；

6.确保会议设施设备正常运行。

六、会议参加者应积极参与会议讨论，遵守会议纪律，按时提交会议材料，保守会议秘密。

七、本制度自发布之日起实施，交易所原有会议管理制度同时废止。如本制度与国家法律法规相抵触，按照国家法律法规执行。

八、本制度的解释权归郑州交易所所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议类型、目的和议题，明确参会人员范围及职责。

2.提交会议申请，经审批通过后，由会议组织者负责筹备。

3.会议组织者应制定会议方案，包括会议议程、时间安排、参会人员、会议材料等。

4.会议组织者需提前通知参会人员，确保参会人员了解会议相关信息。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议时间、地点、议题、议程、参会人员等内容。

2.会议通知应提前发送给参会人员，以便参会人员做好时间安排和工作准备。

3.会议通知可通过电子邮件、短信、电话等方式进行。

三、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前设置签到台，负责参会人员的签到工作。

2.签到时，参会人员需签字确认，以示出席。

3.会议组织者应统计签到情况，及时向未签到人员了解原因。

四、会议议程

1.会议议程应明确议题、讨论时间、报告人等内容。

2.会议组织者应按照议程安排，确保会议有序进行。

3.参会人员应按照议程要求，围绕议题展开讨论。

五、会议讨论

1.会议主持人应引导参会人员围绕议题展开充分讨论，确保各方意见得到充分表达。

2.参会人员应积极参与讨论，发表自己的观点和建议。

3.会议主持人应保持会议秩序，确保讨论有序进行。

六、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决策。

2.会议决策应明确、具体，具有可操作性。

3.会议决策需经过参会人员的充分讨论，并达成一致意见。

七、会议记录

1.会议记录员应详细记录会议讨论过程、决策结果等内容。

2.会议记录应真实、完整，反映会议实际情况。

3.会议记录需经过参会人员签字确认，并存档备查。

八、会议总结

1.会议组织者应在会议结束后，对会议情况进行总结。

2.总结内容包括会议效果、决策执行、问题与不足等方面。

3.会议总结应形成书面材料，向相关部门和人员通报。

九、会议资料归档

1.会议组织者应将会议通知、签到表、会议议程、会议记录等资料整理归档。

2.归档资料应确保完整、准确，便于查询和追溯。

3.会议资料归档应符合保密要求，确保信息安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录员应根据会议记录和讨论内容，及时编制会议纪要。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要编制完成后，由会议组织者进行审核，确保纪要内容准确无误。

4.审核通过的会议纪要，需提交给相关部门和人员进行审批。

二、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要，由会议组织者负责发布。

2.会议纪要可通过内部邮件、公告、微信群等方式进行传达。

3.会议组织者应确保会议纪要传达给所有参会人员及相关人员，以便了解会议决策和执行要求。

三、会议纪要的执行与跟踪

1.各相关部门和人员应根据会议纪要内容，按时完成相关工作任务。

2.会议组织者应设立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，会议组织者应及时协调解决，确保会议决策得到有效落实。

四、会议纪要的反馈与评估

1.各相关部门和人员在执行会议决策过程中，应及时向会议组织者反馈执行情况。

2.会议组织者应对反馈信息进行整理和分析，评估会议决策的执行效果。

3.根据评估结果，会议组织者可对会议决策进行修订和完善，以提高决策质量和执行效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经过审批、发布、执行和评估后，应由会议组织者归档保存。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行管理，便于查阅和追溯。

3.会议纪要的查阅需遵循保密规定，确保信息安全。

六、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的编制、审批、发布、执行、反馈等环节进行总结和改进。

2.针对存在的问题，会议组织者应制定相应的改进措施，提高会议纪要的管理水平。

3.持续改进的目的是为了提高会议效率、确保会议决策的有效执行，促进交易所各项工作顺利进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.交易所各部门需使用会议室时，应提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、参会人数、所需设备等信息。

3.会议室管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的设施设备，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.会议室管理部门负责定期检查和维护设施设备，确保其正常运行。

3.会议室布置应简洁大方，符合交易所形象。

三、会议室使用

1.使用会议室时，各部门应遵守会议室管理规定，确保会议的顺利进行。

2.会议开始前，使用部门应检查会议室环境，确认设备正常运行。

3.会议结束后，使用部门应负责整理会议室，恢复原状，并关闭设施设备。

四、会议室清洁与维护

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁，保持环境整洁卫生。

2.对于会议室内设施设备，应定期进行维护保养，确保使用安全。

3.如会议室内出现损坏或故障，应及时报修，以免影响会议的正常进行。

五、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定相应的安全措施，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议室内应配备消防器材，并定期检查，确保其有效性。

3.使用会议室时，各部门应遵守安全规定，防止发生安全事故。

六、会议室保密工作

1.会议室管理部门应加强保密工作，确保会议内容不被泄露。

2.会议室内应设置保密柜，用于存放会议资料和重要文件。

3.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议相关内容。

七、会议室使用费用

1.交易所各部门使用会议室，应根据实际情况缴纳相应的使用费用。

2.会议室管理部门应制定收费标准，并定期公布。

3.使用部门应按时足额缴纳会议室使用费用，支持会议室的维护和管理。

八、会议室管理优化

1.会议室管理部门应定期收集会议室使用意见和建议，不断优化管理规定。

2.针对存在的问题，会议室管理部门应制定改进措施，提高会议室使用效率。

3.通过持续优化，为交易所提供更好的会议服务，促进各项工作顺利开展。

第五章附则

一、本制度的