常委会议室管理制度

常委会议室管理制度第一章总则

一、目的与原则

常委会议室管理制度（以下简称“制度”）旨在规范常委会议的召开、流程、决策及落实，确保会议高效、有序进行，提高决策质量。制度遵循公开、公平、民主、集中的原则，保障常委会工作的顺利进行。

二、适用范围

本制度适用于常委会及其下属各部门组织的各类会议，包括常委例会、专题会、临时会等。

三、会议类型

1.常委例会：定期召开，研究、决定常委会日常工作及重大事项。

2.专题会：根据工作需要，针对特定议题召开，研究、解决相关问题。

3.临时会：遇有紧急、重要事项需立即研究决定时，可临时召开。

四、会议组织

1.常委会由主任负责召集并主持，副主任、委员及相关部门负责人参加。

2.专题会由主任或副主任根据工作需要召集并主持，相关人员参加。

3.临时会由主任或副主任召集并主持，相关人员参加。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加，因故不能参加的，需提前向主持人请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，不得随意离场，不得迟到、早退。

3.与会人员应严格遵守保密规定，会议内容未经批准不得泄露。

六、决策程序

1.会议议题由相关部门提出，经主任或副主任批准后列入会议议程。

2.会议决策遵循民主集中制原则，充分讨论，形成共识。

3.会议决策结果由主持人总结，形成会议纪要，印发相关部门执行。

七、制度修订

本制度根据工作需要适时修订，修订稿经主任办公会审议通过后生效。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议议题征集：各部门根据工作需要，向常委会办公室提交议题申请，议题需明确议题名称、背景、目标及建议方案。

2.议程安排：常委会办公室对征集到的议题进行整理、筛选，制定会议议程，报主任或副主任批准。

3.会议通知：常委会办公室在会议召开前至少3个工作日，向与会人员发出会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，签到并领取会议材料。

2.会议开幕：主持人宣布会议开始，介绍与会人员，明确会议主题和议程。

3.议题讨论：主持人按照议程顺序组织议题讨论，各部门负责人或相关人员对议题进行汇报、解释。

4.决策表决：与会人员对议题进行充分讨论，形成决策意见，主持人组织表决，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议纪要：会议期间，指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.纪要整理：会议结束后，记录人应在2个工作日内完成会议纪要的整理，提交主持人审批。

3.纪要发布：审批通过的会议纪要由常委会办公室印发，分送相关部门执行。

四、会议总结

1.主持人应在会议结束前对本次会议的决策结果进行总结，明确责任部门和完成时限。

2.常委会办公室对会议决策的落实情况进行跟踪督促，确保决策落地。

五、会议归档

1.常委会办公室将会议纪要、签到表等相关资料进行归档，保存期限为5年。

2.归档资料应包括纸质版和电子版，确保资料的安全、完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、跟踪督促

1.常委会办公室负责对会议纪要中的决策事项进行跟踪督促，确保各部门按照会议决策执行。

2.跟踪督促采取定期与不定期相结合的方式，对决策事项的进度、质量进行全面了解。

3.对于执行过程中存在的问题，常委会办公室应及时向主持人报告，并提出解决建议。

二、责任落实

1.会议决策事项明确责任部门和责任人，常委会办公室对责任落实情况进行监督。

2.责任部门应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，明确工作计划、完成时限等。

3.责任人应主动作为，确保会议决策事项的落实，对工作中遇到的问题及时报告并寻求支持。

三、信息反馈

1.责任部门在会议决策事项实施过程中，应定期向常委会办公室反馈工作进展情况。

2.常委会办公室汇总各责任部门的反馈信息，形成会议决策落实情况报告，提交主持人。

四、评估与问责

1.常委会办公室对会议决策事项的落实情况进行评估，对未按要求完成的部门和个人进行问责。

2.评估结果作为对相关部门和人员工作考核的依据，对落实不力的予以通报批评或追究责任。

3.对于严重影响常委会工作进度和质量的问题，依法依规追究相关责任人责任。

五、持续改进

1.常委会办公室根据会议决策落实情况，总结经验教训，提出改进措施，不断完善会议管理制度。

2.各部门应认真吸取教训，加强内部管理，提高执行效率，确保会议决策落实到位。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向常委会办公室提交会议室使用申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.常委会办公室根据会议室使用情况，合理安排会议场地，并在会议前做好准备工作。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的设施设备，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.常委会办公室定期检查会议室设施设备，确保其正常运行，对损坏设备及时进行维修或更换。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持环境整洁。

2.使用会议室时，应爱护公物，遵守设备操作规程，不得擅自拆卸、搬离设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，将设备归位，关闭电源、门窗。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，各部门应指定专人负责安全工作，确保消防设施正常，通道畅通。

2.会议室内不得存放易燃、易爆等危险物品，不得使用大功率电器。

3.常委会办公室应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室保密措施

1.会议室内应采取必要的保密措施，如安装监控设备、使用保密资料袋等。

2.与会人员应遵守保密规定，会议内容未经批准不得外传。

3.常委会办公室对会议室使用情况进行记录，确保会议信息安全。

六、会议室维护与更新

1.常委会办公室负责会议室的日常维护与管理，确保会议室设施设备完好。

2.根据工作需要，适时对会议室进行更新改造，提升会议室使用功能。

3.鼓励各部门对会议室管理提出意见和建议，共同改善会议室