集团总部会议室管理办法

集团总部会议室管理办法第一章总则第一条为满足各类会议需求，明确会议室使用管理程序，做好会议服务工作，根据公司实际情况，特制定本办法。第二条本规定适用于东进国际中心集团总部各部门，其他公司可参照本办法，结合自身实际情况制订相应管理制度。第三条行政管理中心负责会议室的日常使用管理和重大会议、活动的协调和会务服务保障。第二章会议室配置第四条会议室配置六层:（9间会议室）（一）大会议室：可容纳20人，配有投影仪，可连接电脑，可配合视频会议。（二）A会议室：可容纳6人，配有电视，可配合视频会议。配有白板，可书写。（三）B-G会议室：可容纳6人，配有电视，可配合视频会议。（四）多功能厅：可容纳100人，配有饮水机、会议桌、音响设备、1台公共会议电脑、1块多媒体大屏、2个无线手持话筒、翻页笔，可配合视频会议。八层：（10间会议室、1间洽谈室）（五）大会议室：可容纳20人，配有投影仪，可连接电脑，可配合视频会议。（六）3、5、11号会议室：可容纳4-6人，配有电视，可配合视频会议。（七）4、6-10号会议室：可容纳6-8人，配有电视，可配合视频会议。（八）洽谈间：可容纳3-5人，配有电视机，可配合视频会议。（注：主要用于集团总裁招待合作方客户及召开内部会议使用）第三章使用管理第五条会议室只限公司领导及部门使用，各部门将会议室借给合作单位使用需向上级领导报备并向行政管理中心预约。第六条公司领导使用会议室，由行政管理中心进行安排；如所需会议室已占用，则视情况安排调整，优先满足公司领导使用。第七条公司各部门使用会议室时，需至少提前一个工作日预约，六层会议室通过企业微信预约，八层会议室通过钉钉预约，需严格按照时间段提交，认真填写会议参与人及需求，如需借用其他楼层会议室可由会议室所在楼层行政前台统一协调预约，按照相应接待标准协助做好会务服务工作。第八条若临时使用会议室，由行政管理中心根据当天会议室使用情况进行调度，各部门需服从行政管理中心的安排。第九条会议期间，如需茶水，需告知行政管理中心所需数量。临时需要递送文件或资料，由会服人员代为转递。第十条任何部门和个人未经行政管理中心同意不得将会议室的各种设施带出会议室或挪作它用。第十一条使用会议室的部门和个人，必须注意保持会议室清洁，布置会场时，不得随意张贴、装饰；禁止在会议室内用餐、吸烟、随地吐痰、乱扔废纸杂物等，与会议无关人员不得进入会场；会议结束后需将会议室恢复原样，如后续被发现未归位，将处以20-200元不等罚款，用于会议室维护。第十二条会议室内禁止带入易燃、易爆等危险品，避免发生火灾等事故；管理人员应做好防火、防电、防盗等工作，确保会议室的安全。第十三条爱护会议室内的一切公共设施，若因使用不当造成会议室设施、物品损坏的,相关人员应予以赔偿。第十四条使用多功能厅多媒体大屏幕时，设备使用注意事项如下：（一）开屏：先开启控制计算机使其能正常运行后再开启LED显示屏大屏幕。（二）关屏：首先关掉LED屏体电源，关掉控制软件，再正确的关闭计算机（先关计算机不关显示屏，会造成屏体出现高亮点，烧毁灯管，后果严重）。（三）开关屏时间隔时间要大于5分钟。（四）避免在全白屏幕状态下开屏，此时为大功率状态，其对整个配电系统的冲击电流较大，容易影响使用寿命或造成损坏。第十五条行政管理中心负责会议室使用情况记录。第四章日常维护第十六条会议室应每天早、晚各清洁1次；对已安排会议，会议前应进行清洁检查，会议结束后立即进行清洁。多功能厅清洁时注意事项如下：（一）定期清洁维护：屏幕灰尘需要定期、及时地清洁以防影响观看效果。（二）如清洁模组表面，请使用软毛刷，轻轻刷拭。禁止使用任何液体物质清洗LED模组表面，造成LED灯珠损坏。（三）正确擦拭：LED显示屏大屏幕表面可以采用酒精进行擦拭，或者使用毛刷、吸尘器进行除尘，不能直接用湿布擦拭。第十七条行政管理中心负责安排人员每日对会议室、会客室内各项设备设施、绿植等进行检查维护，确保会议室、会客室环境整洁、使