电子表格软件Excel详细教程

电子表格软件Excel详细教程电子表格软件Excel详细教程/电子表格软件Excel详细教程电子表格软件Excel1认识Excel1.1Excel简介Excel是功能强大的电子表格软件。我们在日常学习和工作中经常会用到表格，这些表格通常是用来处理数据并且需要计算的。例如，在教学工作中经常需要制作学生成绩统计表，任课教师要统计学生的考勤、平时成绩、期末成绩，并以此计算学生的综合成绩，并进行成绩的排序、求平均分等；班主任需要汇总学生的各门成绩，得出学生的总分和总成绩排名；教务部门要计算各个班学生成绩的排名等。财务部门需要制作职工的工资表，每个家庭会有家庭收支统计表。在这些数据表中，不仅仅要输入数据，还经常要对数据进行一定的运算。如计算学生成绩的总分，要进行求和运算；要求学生成绩的平均分，要进行求平均数运算；要得出学生成绩的排名，要进行排序运算；要得出成绩的最高分和最低分，要进行最大值和最小值运算；将成绩按一定的条件进行选择，要进行筛选运算。在人工表格中，所有计算由人工完成，十分麻烦，稍有疏漏就可能出现错误。当发现错误需要改动时，例如有一名学生的成绩在录入时出现了错误，就要把与该学生相关的所有数据进行重新计算，如该学生的总分、平均分、排名，还会对全班的排名造成影响，运算量十分庞大。而引入电子表格软件可以我们提高工作效率，电子表格软件的一个重要的特征就是数据处理自动化。它不需要人进行手工计算，通过公式、函数自动完成数据的运算。任何一个参加运算的数据发生了改变，其他与这个数据相关的数据都会自动的、实时的更新。Excel作为应用广泛、功能强大的电子表格软件，它的功能包括：⑴数据采集。可以在Excel中录入数据，也可以将其他形式的数据导入到Excel中，如记事本、Word、Access数据库中的数据等。⑵数据编辑。可以根据需要对数据进行修改，与修改数据相关的数据都可以得到相应的更新。⑶数据运算。可以通过函数和工作来实现数据运算的自动化。⑷数据图表化。Excel提供了十分强大的图表功能，如可以生成学习成绩的分布图，可以直观的表示出各个分数段的人数在总人数中的比例，图形可以以圆饼图、折线图等多种形式呈现。⑸数据分析处理。1.2启动和关闭ExcelExcel是Office套件中的软件，因此在启动Excel之前需要安装Office软件。以Office2003为例，安装好Office软件后，可以选择“开始菜单”→“程序”→“MicrosoftOffice2003”，就可以启动Excel软件。如图5-1所示。图5-1打开Excel可以在桌面上为Excel创建一个快捷方式。在“MicrosoftOffice2003”菜单上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”，如图5-2所示。图5-2创建快捷方式这样在桌面上就会出现一个快捷方式。双击快捷方式可以打开Excel。如果已经有Excel文件，则双击Excel文件也可以打开Excel。关闭Excel的方法是单击程序右上角的关闭按钮，或者在Excel中选择菜单“文件”→“退出”命令。1.3Excel界面Excel主界面如图5-3所示。和其他Office系列软件一样，由标题栏、菜单栏、快捷工具栏和工作区组成。Excel与众不同的有如下部分。图5-3Excel界面⑴公式编辑行。公式编辑行里有两个对话框，如图5-4所示，左边的小对话框称为单元格地址对话框，显示的是当前活动单元格的地址，右边的大对话框用于输入与编辑单元格的内容或运算公式。图5-4公式编辑行⑵工作簿。Excel软件把一个文档称为一个工作簿，英语是Book。一个工作簿最多可以由255个工作表（Sheet）组成。在默认状态下，每个工作簿里有3张工作表，分别用Sheet1、Sheet2、Sheet3来表示，如图5-5所示。如有需要，工作表还可以再增加。当工作表的个数超过4个时，工作表标签滚动按钮才开始起作用。图5-5一个工作簿默认有3个工作表⑶工作表。工作表实际上是一张巨大的二维表格，它由许许多多的单元格组成，如图1-6所示。在工作表里，需要掌握四个基本概念：单元格、单元格的名字、当前活动单元格、滚动条。图5-6一个工作表的局部①单元格。工作表中行和列交叉的地方叫做单元格。工作表上方的大写英文字母表示的是列坐标：A、B、C、D、Z、AA、ABIV，共有256列；工作表左侧的数字表示的是行坐标：1、2、3……65536，共有65536行。因此，一张工作表共有16777216（65536×256）个单元格。②单元格的名字。为了叙述和处理的方便，工作表中每一个单元格都有一个唯一确定的名字，给单元格命名的方法是：列坐标+行坐标（即先写字母后写数字）。例如，第一列第一行单元格的名字为A1。工作表最右下角单元格的名字为IV65536。③当前活动单元格。工作表中有一个可以自由移动的、加粗的方框，用鼠标或键盘上的↑、↓、←、→四个箭头键，可以将其移到工作表中任一单元格，这个活动方框所在的单元格，称为“当前活动单元格”。在“当前活动单元格”中，可以直接输入文字、数字和数学表达式。当前活动单元格的名称和所输入的内容都显示在工作表上方的公式编辑行内。电子表格软件Excel2数据录入工作簿的新建、打开、关闭与Office其他软件的操作类似，不再详述。2.1选定单元格⑴选定单个单元格。将鼠标指针移到任意一个单元格上，单击鼠标左键，当该单元格被活动方框框住的时候，表明该单元格已经被选中。如要选择的单元格距离当前单元格非常遥远，可以在公式编辑行里的单元格地址对话框内输入单元格地址。⑵选定多个连续单元格。拖曳鼠标可以选取多个连续的单元格。或者用鼠标单击选择区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格。选中某一行（列）可单击工作表相应的行（列）号；选择整个工作表可单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择相邻的行（列）可用鼠标拖曳行号或列号。⑶选取多个不连续单元格。选择一个区域，再按住Ctrl键不放，然后选择其他区域。在工作表中任意单击一个单元格即可清除单元区域的选取。2.2输入数据当单元格被选定之后，就可以往该单元格输入数据。数据输入完毕可用鼠标单击公式编辑栏中的输入按钮确认，或者按Tab键确认，还可以用鼠标或光标控制键↑、↓、←、→，将移到其他单元格。当发现输入有误，可用鼠标单击公式编辑栏中的“取消”按钮，或者按Esc键取消输入。2.3Excel中的数据类型Excel表格中的数据一般分为两大类：数值型数据和文本型数据。2.3.1数值型数据数值型数据可以参加数学运算。数值型数据主要包括以下几类：⑴数字符号：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、100；⑵数学公式：在Excel中，公式是以“＝”开始的；⑶数学函数：是系统已经帮助我们编写好的公式；如sum、average；⑷日期：输入日期时，用反斜线（/）或连字符（-）作为间隔符，如2008-12-15；⑸时间：输入时间时，以冒号（:）作为时、分、秒的间隔符，例如，12:35:21;⑹货币：如￥123.45、$56.78；⑺运算符号：如+、-、*、/、（、）、$、%、，、E、e等。数值型数据一般采用右对齐格式显示方式。在单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，会弹出“单元格格式”对话框。在这里可以不同数据类型进行进一步设置。如图5-7所示可以对货币型数据进行设置。图5-7设置数据格式2.3.2数值型数据的长度如输入的数值型数据的长度超过了单元格的显示宽度时，Excel会自动将数据转化成科学计数法的形式显示；当单元格里的数据用科学计数法也不可能正常显示时，Excel会自动在单元格里显示一串###号表示数据超长无法正常显示。如图5-8所示。图5-8同一个数据在不同宽度的单元格显示不一样2.3.3文本型数据文本型数据包括：汉字、英文大小写字母、数字与其他字符，即除了数值型数据之外的所有数据都是文本型数据。日常生活中有一类数据，虽然表面看是数字，实际上是不参与数学计算的文本型数据。例如，电话号码、汽车牌号、身份证号码等。对于显示为数字的文本型数据，输入时，需在这些数据前面加上西文单引号（’），如’123，或采用=”123”的方式将数字转化成文本型数据。在单元格中，所有文本型数据均默认采用左对齐格式显示。一个单元格最多允许输入255个字符，当文本型数据的字符长度超过了单元格的显示宽度时，如果右侧相邻的单元格中还没有数据，则Excel允许多出来的数据临时占用相邻的单元格，如图5-9（a）所示；如右侧相邻的单元格中已有数据，则多出来的数据无法显示出来，如图5-9（b）所示。(a)多出来的数据占用相邻单元格(b)右侧邻格有数据时超长部分被遮盖图5-9文本型数据字符长度超过单元格显示宽度的情况此类问题可以通过调整单元格的宽度或对字符进行换行来解决。在Excel中，对字符进行换行有两种方式，一是在输入过程中使用快捷键Alt＋Enter换行；二是选择菜单“格式”→“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“对齐”，将“文本控制”中的“自动换行”选中，如图5-10所示。图5-10设置自动换行2.4数据的显示格式在Excel表格中，数值型数据和文本型数据默认采用不同的显示方式，数值型数据一般采用右对齐格式，而文本型数据一般采用左对齐格式。在某些情况下，为了美化表格或特殊的需要，可以改变数据的显示格式。常用的数据显示格式按钮有9个，它们的名称如图5-11所示。需要使用哪种显示格式，只要先选中单元格，再单击相应的格式按钮，该单元格里的数据马上按选中的格式显示。图5-11显示格式按钮2.4.1对齐方式按钮当要更改某个单元格里的数据对齐格式时，可以先选中要更改对齐格式的单元格区域，然后单击格式工具栏中的某一个“对齐”按钮，被选中的单元格区域里的数据就按新的对齐格式显示。2.4.2合并与居中格式在制作表格时，除了要往表格里输入各种数据之外，经常需要用一个表头来描述表格的内容，但表头的文字一般比较多，超过了一个单元格的宽度，此时可用“合并与居中格式”将几个单元格合并成一个单元格来显示标题。操作步骤如下：⑴鼠标选中要设置格式的单元格区域；⑵按住鼠标左键，拖动鼠标向水平方向移动，直到足够显示标题为止；⑶单击“格式”工具栏的“合并与居中”按钮；被选中的若干个单元格被合并成一个单元格，同时，标题在合并后的单元格居中显示，如图5-12所示。图5-12合并与居中单元格2.4.3货币格式将数字用货币格式显示的方法如下，选中要采用货币方式显示的所有单元格，单击格式工具栏中的“货币样式”按钮，被选中的单元格区域里的数值型数据即按货币格式显示。如图5-13所示。图5-13货币格式显示数据2.4.4百分比格式当表格中的某些数据需要显示为百分比的形式时就可使用“百分比样式”按钮。选中需用百分比方式显示的单元格区域，鼠标单击“格式”工具栏中的“百分比样式”按钮，被选中的单元格区域内的数值型数据即以呈百分比格式显示，如图5-14所示。图5-14百分比格式显示数据2.4.5千位分隔格式在使用计算机处理各种数值问题时，往往会出现多位数的情况，例如，世界人口统计表、国土资源统计表、国民经济总产值统计表等，这一类数据的特点是位数比较长，如果用千位分隔格式，可以使数据显示更加清晰。操作步骤是选中要采用千位分隔格式显示的单元格区域，单击格式工具栏中的“千位分隔样式”按钮，被选中的单元格区域内的数值型数据即按千位分隔格式显示，如图5-15所示。图5-15千位分隔格式2.4.6增加或减少小数位数在Excel表格里，如数值型数据需要以带有若干位小数的形式显示，可用“增加小数位数”按钮快速实现，无须一个个单元格去调整。若要减少小数位数，可用“减少小数位数”按钮来实现。具体步骤是选中需改变显示格式的单元格区域，单击“格式”工具栏中的“增加小数位数”按钮（或“减少小数位数”按钮），每单击一次，被选中的单元格区域中所有的数值型数据就增加（或减少）一位小数位。2.5数据的自动填充当往表格里输入数据时，往往会遇到输入一系列连续的数据的情况，例如，连续的编号、年度序号、月份序列、星期序列、日期序列、时间序列、连续的文字序列等。如用手工输入这些序列，显然很麻烦，但如果利用Excel软件提供的自动填充功能来完成这些输入工作，就会又快又省事。在当前活动单元格的右下角有一个黑色的小方块，称为填充柄。利用填充柄，可以完成许多数据的自动填充。2.5.1复制填充复制填充即填充的数据都是一样的。复制填充的步骤为：①在某个单元格内填入序列的第一个数据；②单击该单元格，使其成为当前单元格；③将空心十字状的鼠标光标指向填充柄，鼠标指针变成了黑色的十字光标；④按住鼠标左键沿着水平方向或垂直方向拖动鼠标；鼠标经过的地方屏幕上出现一个不断延伸的虚线框；⑤当拖动到合适的单元格后，松开鼠标，相同的数据就会出现在鼠标经过的所有表格区域内。2.5.2序列填充序列填充是指填充的数据具有一定的变化规律，例如等差数列、等比数列等。选择菜单命令“编辑”→“填充”→“序列”调出“序列”对话框，如图5-16所示，可以设置需要填充的序列。序列填充的步骤是：图5-16序列对话框⑴在单元格中输入起始数字；⑵将鼠标移到填充柄处，此时光标变成黑色十字光标；按住鼠标拖动填充柄到结束单元格处；⑶在序列对话框中设置择序列产生的方向、类型（等差序列、等比序列、日期等）、步长值；单击对话框中的按钮。对于步长为“1”的数值型数据的等差序列，可以在选中单元格的同时按Ctrl键，再拖动鼠标，即可方便的生成等差序列。但对于显示为数字的字符型数据，直接拖动即可产生等差序列，若要等值填充，则需要按住Ctrl键。2.6导入外部数据在Excel中，不但可以直接输入数据，还可以将存储在外部的数据直接导入进来，如txt文件中的数据，Access、Word或其他Excel文件中的数据。例如我们有如图5-17所示的txt文件，文件中的数据是用“Tab”分隔开的。将txt文件中数据导入到Excel中的步骤如下：图5-17外部txt数据⑴选择菜单命令“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”，会弹出“选取数据源”对话框，如图5-18所示。选中txt文件所在的目录，单击“打开”按钮。图5-18“读取数据源”对话框⑵出现“文本导入向导”对话框，如图5-19所示，由于原文件用Tab分隔，所以选择类型“分隔符号”，文件原始格式选择简体中文，单击“下一步”按钮。图5-19文本导入向导步骤1⑶出现图5-20所示对话框，选择分隔符号，本例中为Tab键，单击“下一步”按钮。图5-20文本导入向导步骤2⑷出现图5-21所示对话框，在这里可以设置数据的格式，例如可以设置姓名列的格式为文本型。设置完成后单击“完成”按钮。图5-21文本导入向导步骤3⑸出现如图5-22所示的导入数据对话框，可以选择导入数据的存放位置。我们选择将数据放在现有工作表中。完成后单击“确定”按钮完成导入工作。导入后的结果如图5-23所示。图5-22导入数据图5-23数据导入结果电子表格软件Excel3数据表编辑3.1单元格的插入与删除当设计一张数据表时，有时由于考虑不周，待数据表建立好后才发现还需要再增加或删除一些行或列，此时就需要使用插入和删除单元格的功能。3.1.1插入一个单元格操作步骤为：⑴鼠标单击要插入单元格的位置，如A1单元格；⑵选择“插入”→“单元格”命令，或者单击鼠标右键，出现“插入”对话框，内有四个选项，如图5-24所示：活动单元格右移：一个空白的单元格出现在A1单元格，A1单元格原有的数据与其右侧的其他数据都向右移动一个单元格；活动单元格下移：一个空白的单元格出现在A1单元格，A1单元格原有的数据以与其下方的其他数据都向下移动一个单元格；整行：插入一个空白行，A1单元格所在的行整行向下移；整列：插入一个空白列，A1单元格所在的列整列向右移；图5-24“插入”对话框3.1.2插入行、列插入一行或一列的操作步骤为：⑴鼠标单击要插入新行或新列的单元格；⑵选择“插入”→“行”命令或“插入”→“列”命令；选中单元格所在行向下移动一行或者所在列向右移动一列，以腾出位置插入一空行或空列。此外，在如图5-24所示的“插入”单元格对话框中选择“整行”或“整列”也可插入一空行或空列。3.1.3删除单元格、行、列选取单元格或一个区域，选择“编辑”→“删除”命令，出现如图5-25所示“删除”对话框，操作与上面类似。图5-25“删除”对话框3.1.4清除单元格删除和清除是两个容易混淆的概念，“删除单元格”是从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后产生的空缺；而“清除单元格”只是删除了单元格中的具体内容(公式和数据)、格式或批注，清除后的单元格仍然保留在工作表中。3.2单元格的复制与移动如需要把数据从一个单元格复制或移动到另一个单元格，可以首先选择需要复制或移动的数据，单击“复制”（或“剪贴”）按钮，然后单击目标位置的首单元格，再单击“粘贴”按钮即可。3.3工作表的插入与删除Excel默认一个工作簿有三张工作表，用户可以根据需要增加工作表的个数，一个工作簿最多允许有255张工作表。用户也可以从工作簿中删除不需要的工作表或更改工作表的名称。3.3.1插入工作表如需在某个工作表前插入一空白工作表，只需在标签栏单击该工作表的标签（如Sheet1），在菜单栏选择“插入”→“工作表”命令，就可以在“Sheet1”之前插入一个空白的新工作表。3.3.2删除工作表如需删除整个工作表，只要选中要删除的工作表的标签，选择“编辑”→“删除工作表”命令，屏幕上弹出一个对话框，询问是否真的要删除工作表，按下“确定”按钮，整个工作表被删除且相应标签也从标签栏中消失。3.3.3重命名工作表重命名工作表名称的操作步骤为：用鼠标双击要更改名称的工作表标签，工作表名将突出显示，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”；输入新的工作表名替代原来的默认的工作表名字；按回车键，新的工作表名称就生效了。3.4工作表的复制与移动通过工作表数据的复制与移动功能可把某张工作表中的所有数据复制或移到另一张工作表中，由此大大减少数据输入的工作量。3.4.1多张工作表之间的转换每张工作表的名称都显示在工作簿窗口底部的工作表标签里。如想对某张工作表进行编辑，只需鼠标单击工作表标签。活动工作表的名称以单下划线的形式显示。3.4.2工作表数据的移动或复制如需在同一个工作簿内移动或复制工作表，则只需单击需要移动或复制的工作表标签，将它拖动到合适的标签位置即可；如在拖动的同时按住Ctrl键即可产生原工作表的副本，在实现工作表复制的同时，Excel将自动为副本命名。如需将一个工作表移动或复制到不同的工作簿时，则两个工作簿必须都是打开的。选中需移动或复制的工作表，选择“编辑”→“移动或复制工作表”选项，在打开的对话框中选择需要目标工作簿以与放置位置，如图5-26所示。图5-26“移动或复制工作表”对话框电子表格软件Excel4工作表的美化Excel软件提供了多种美化工作表的功能，例如，更改文本的字体、大小和颜色、调整单元格的行高和列宽、给工作表添加边框线和背景色等。4.1字体、字号和字体颜色在格式工具栏里有几个与字体、字号、边框、颜色有关的按钮，如图5-27所示，这几个按钮能够快速实现工作表的美化。图5-27工具栏格式按钮除了通过“格式”工具栏中的按钮设置格式外，还可以通过菜单栏选择“格式”→“单元格”，在“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，根据需要进行适当的设置，如图5-28所示。图5-28字体设置对话框4.2为单元格增加边框和背景色4.2.1给单元格增加边框线当创建一个新的工作表时，Excel单元格的边框线显示为浅灰色的网格线，该网格线在打印时一般是不显示的。为了使表格更醒目、更美观，可以给工作表设定边框线。操作步骤如下：⑴选择要添加边框线的单元格区域；⑵单击“格式”工具栏中“边框”按钮的下拉箭头，选择合适的边框样式；或者在如图5-28所示的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，进行适当的设置。4.2.2给单元格填充背景色、图案底纹如只是简单地给单元格填充背景色，可以通过单击“格式”工具栏的“填充颜色”按钮；如要给单元格中填充图案底纹，则需在如图5-28所示的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，进行相应的设置。4.3改变单元格的行高和列宽当打开一个新的工作簿时，Excel的每一个单元格都具有同样的高度和宽度。但在实际应用的过程中，由于数据长短不一，字体大小不一，需要经常调整表格的行高和列宽。改变单元格的行高有三种方法。列宽的调整与之类似。方法一是将鼠标指针指向某个行坐标的下沿，鼠标指针变成了黑色的十字，按住鼠标左键上下拖动，可以快速调整该行的行高。方法二是将鼠标指向某一行的行坐标，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”，如图5-29所示，在弹出的对话框中输入行高的数值，如图5-30所示。图5-29设置行高快捷菜单图5-30“行高”对话框方法三是选择菜单命令“格式”→“行”→“行高”，在“行高”对话框中输入行高的数值。如选择“最适合的行高”，则系统会根据单元格内容自动调整行高。如图5-31所示。图5-31设置行高的菜单项电子表格软件Excel5公式与函数1输入公式Excel具有强大的计算和统计功能，用Excel制作工作表时，只需要输入原始数据，其余的复杂计算就由Excel完成。Excel的计算功能是通过公式和函数来实现的。从前面几节的介绍中，可以看出，单元格十分重要，它集计算、显示、存储三大功能于一身，在Excel中占有举足轻重的地位。Excel最大的特点是在公式计算中引入了单元格地址的概念，即在计算公式中用包含数值的单元格地址代替具体的数值。5.1.1输入公式的基本步骤在Excel中输入数学公式时，要遵循Excel规定的语法格式，即公式最前面是等号（=），然后是参与运算的数值和运算符。操作步骤为：选中要输入计算公式的单元格；输入公式的标志“=”，或者单击公式编辑行中的公式标志；在公式编辑行或单元格内依次输入组成公式的数值与运算符；按回车键确认输入完成；被选中的单元格中立刻显示出计算结果，公式编辑行内显示计算公式。例如在图5-32在F3单元格里求B3、C3、D3、E3单元格数值之和。图5-32求单元格数值之和操作步骤如下：单击要输入求和公式的单元格F3；从键盘输入公式：=B3+C3+D3＋E3，该公式同时显示在公式编辑行中，按回车键确认输入完成，E3单元格内显示计算结果，如图5-32所示。在输入要引用的单元格时，也可以用鼠标单击要引用的单元格，这是单元格被一个虚线框套住，同时单元格的地址显示在公式所在单元格中。2公式的复制前面我们曾经学习过单元格数据的复制，Excel不仅可以复制一个单元格里的数据，还可以复制整行或整列单元格里的数据，并且复制的速度相当快。对于公式的复制，Excel更有独到之处，可以在复制公式的同时，自动改变公式中所涉与的单元格地址。例如上节例子中计算学生期末考试成绩表中其余同学的总分，当用求和公式求出第一个同学的总分之后，就可以利用公式复制功能，快速求出其余同学的总分。步骤如下：打开学生成绩统计表；选择被复制公式所在的单元格F3；将鼠标指向单元格右下角的填充柄；按住鼠标左键，拖动鼠标向下移动到F9单元格，如图5-33所示；松开鼠标左键，完成公式的复制。图5-33用公式复制功能计算总分复制公式时，Excel并不是简单地复制计算结果本身，而是将运算关系复制到其他的单元格。公式中引用的单元格地址发生了相对位置的改变。Excel之所以有如此功能是由单元格的相对引用地址和绝对引用地址所致。这是公式应用中很重要的概念。单元格地址有三种表现形式：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。5.2.1相对引用地址Excel中默认的单元格引用为相对地址引用，如A1,A2等。相对引用是当公式在移动或者复制时，该地址相对目的单元格发生变化，相对引用地址由列名行号表示，如A1。如图5-33的例子，单元格F3中的公式“＝B3+C3+D3＋E3”,当被复制到F4单元格时，公式会随目的位置自动变化为“＝B4+C4+D4＋E4”。这是由于目的位置相对源位置发生了下移一行的变化，导致参加运算的对象分别均做了下移一行的调整，最后得到“＝B4+C4+D4＋E4”的公式复制结果。5.2.2绝对引用地址在行号和列号前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格不随着公式位置变化改变。如上例如果F3中的公式“=$B$3+$C$3+$D$3＋$E$3”,再将公式复制到F4，你就会发现F4的值仍为F3中值，公式没有变。5.2.3混合引用地址混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”,如$A1,A$1。当公式单元因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分仍保持不变。复制功能是Excel最具特色的地方，也是电子表格与人工表格的最大区别之一。掌握好公式复制的操作，可以减少许多重复性的操作，从而大大提高制表工作的效率。3函数5.3.1函数为了便于各行各业的应用，Excel提供了大量的函数。比如，求和函数（SUM）、平均数函数（AVERAGE）、最大值函数（MAX）、最小值函数（MIN）等。函数的一般表达式为：函数名（参数列表）如果参数表中的参数是连续的单元格，可以写成(参数1:参数2)的形式，其中，参数1为起始单元格地址，参数2为结束单元格地址，两个单元格地址之间用冒号（:）分隔。例如，SUM(A1:A10)表示求A1单元格到A10单元格数值之和。如果参数表中的参数是离散的单元格，可以写成(参数1，参数2，参数3……)的形式。各个参数之间用逗号（，）分隔。比如，MAX（A1，C2，D3，E4）是求A1，C2，D3，E4这四个单元格中数值的最大值。用求和函数（SUM）统计图5-33中成绩的总分，操作步骤如下：⑴单击要计算总分的单元格F3；⑵单击常用工具栏里的“自动求和”按钮；⑶Excel自动搜索出当前单元格左侧的区域作为求和对象，并用一个虚线框将求和区域套住，如图5-34所示；F3单元格和公式编辑栏内同时显示函数表达式=SUM(B3:E3)；按回车键确认公式有效，F3单元格内显示计算结果。图5-34利用求和公式计算总分或者在第⑵步选择菜单命令“插入”→“函数”，在弹出的“插入函数”对话框中选择“数学与三角函数”中的SUM函数，如图5-35所示。单击确定按钮，会弹出如图5-36所示“函数参数”对话框，设定参数的范围，如本例中为B3:E3。或者直接在F3中输入求和公式＝sum(B3:E3)。图5-35在函数库中选择sum函数图5-36“函数参数”对话框5.3.2函数库由于手工编写函数比较繁琐，Excel为用户提供了一个自带的函数库。选择菜单命令“插入”→“函数”，即可弹出如图5-37所示的函数对话框。函数对话框分为上下两个窗口，上面显示的是函数分类，下面显示的是每一类函数中的子函数。Excel软件一共提供了10类200多个函数。图5-37Excel函数库在选中了某一函数后，在“选择函数”框下方会出现关于该函数的简要介绍。例如函数SUM，对它的注释是：SUM(number1,number2,…)计算单元格区域中所有数值的和。5.3.3数学与三角函数⑴PI函数。圆周率是数学中用的比较多的常数，在Excel中，是通过函数的形式来返回PI的值的。函数格式为：PI();返回数字3.149，即数学常量pi，精确到小数点后14位。在图5-38中为函数PI的结果。图5-38PI⑵RAND函数。返回大于等于0且小于1的平均分布的随机数，函数的格式为：RAND()如果想产生1－100之间的随机数，可以对函数进行100倍的放大。如图5-39所示。图5-39随机数举例⑶INT函数。如果要产生1－100之间的随机整数，则要用到取整函数INT，函数格式为：INT(number)函数将数值number向下取整为最接近的整数。在上例中，对随机数进行取整操作，即可得到1－100之间的随机整数。如图5-40所示。图5-40随机整数例子⑷SIN函数。返回给定角度的正弦值。语法为：SIN(number)number为需要求正弦的角度，以弧度表示。如果参数的单位是度，则可以乘以PI()/180或使用RADIANS函数将其转换为弧度。⑸COS函数。返回给定角度的余弦值。语法为：COS(number)number为需要求正弦的角度，以弧度表示。⑹TAN函数。返回给定角度的正切值。语法为：TAN(number)Number为需要求正切的角度，以弧度表示。如图5-41所示为三角函数的例子。图5-41三角函数例子5.3.4日期时间函数⑴DATE函数。函数格式为：DATE(year,month,day)函数功能是返回在MicrosoftOfficeExcel日期时间代码中代表日期的数字。从简短的函数说明中读者可能不太容易理解函数的确切功能，Excel还提供了更详细的帮助。如图5-42所示，单击“有关该函数的帮助”，即可获得DATE函数更详细的说明，如图5-43所示。通过查看帮助我们可以知道，日期时间代码是指MicrosoftExcel可将日期存储为可用于计算的序列号，默认情况下，1900年1月1日的序列号是1，2008年1月1日的序列号是39448，这是因为它距1900年1月1日有39448天。图5-42查看函数的帮助图5-43函数DATE的帮助⑵NOW函数。函数语法为：NOW()函数功能是返回日期时间格式的当前日期和时间。如果在输入函数前，单元格的格式为“常规”，则结果将设为日期格式。如图5-44所示。⑶YEAR、MONTH、DAY、HOUR、MINUTE、SECOND。函数功能是返回参数所表示时间的年份、月份、日期、小时、分、秒的值。函数格式为：YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND(serial_number)如图5-44所示即返回当前时间的年、月、日、小时、分、秒的值图5-44日期时间函数例子5.3.5统计函数⑴SUM函数。返回计算机单元格区域中所有数值的和。函数格式为：SUM(number1,number2,...)⑵AVERAGE函数。返回参数的平均值（算术平均值）。函数格式为：AVERAGE(number1,number2,...)⑶MAX函数。返回一组数值中的最大值。函数格式为：MAX(number1,number2,...)⑷MIN函数。返回一组数值中的最小值。函数格式为：MIN(number1,number2,...)⑸COUNTA函数。返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数COUNTA可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。函数格式为：COUNTA(value1,value2,...)⑹COUNTBLANK函数。计算指定单元格区域中空白单元格的个数。Range为需要计算其中空白单元格个数的区域。函数格式为COUNTBLANK(range)如图5-45所示，要求所有同学的总分，在H3输入公式“=SUM(C3:G3)”，然后复制公式到H3-H16即可。计算每门课程的平均分，如语文成绩平均分，在C18中输入公式“=AVERAGE(C3:C16)”；计算语文成绩的最高分，在C19中输入公式“=MAX(C3:C16)”；计算语文成绩的最低分，在C20中输入公式“=MIN(C3:C16)”；计算语文科目的参考人数，在C21中输入公式“=COUNTA(C3:C16)”；计算语文科目的缺考人数，在C22中输入公式“=COUNTBLANK(C3:C16)”。其他的科目将公式复制即可。图5-45统计函数举例⑺COUNTIF函数。计算区域中满足给定条件的单元格的个数。函数格式为：COUNTIF(range,criteria)其中，Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域；Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、"32"、">32"或"apples"。例如要分别统计各门课程不与格的人数、60－70分（大于等于60且小于70）、、70－80、80－90、90－100之间的人数，在如图5-46所示例子中，在C24中输入公式“=COUNTIF(C3:C16,"<60")”即可。要计算在某个区域内分布的值，如60－70之间，使用差值计算即可，用所有小于70分的人数减去所有小于60分的人数，即得60－70之间的人数，在C25中输入公式“=COUNTIF(C3:C16,"<70")-COUNTIF(C3:C16,"<60")”即可。⑻FREQUENCY函数。以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。例如，使用函数FREQUENCY可以计算在给定的“分数范围”内测验分数的个数。由于函数FREQUENCY返回一个数组，所以必须以数组公式的形式输入。函数语法为：FREQUENCY(data_array,bins_array)其中Data_array为一数组或对一组数值的引用，用来计算频率。如果data_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY返回零数组。Bins_array为间隔的数组或对间隔的引用，该间隔用于对data_array中的数值进行分组。如果bins_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY返回data_array中元素的个数。例如仍统计各门课程不与格的人数、60－70、70－80、80－90、90－100之间的人数，由于成绩均为整数，可以把分割数组定为｛59.9，69.9，79.9，89.9｝，填在单元格B29－B32中，在C29中输入公式“=FREQUENCY(C3:C16,$B29:$B32)”，在C29中会显示出分组中的第一个结果。由于结果数组一共包含5个结果，现在只显示了一个，若想将其余4个数字全部显示，选中单元格C29－C33，按F2，会将公式中的区域再次选中，再按“Ctrl＋Shift＋Enter”，数组中的5个数字就可全部显示出来。注意，在公式中分割数组的地址要用绝对地址，否则复制公式时会出错。⑼RANK函数。返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已排过序，则数字的排位就是它当前的位置）。语法格式为：RANK(number,ref,order)其中，Number为需要找到排位的数字；Ref为数字列表数组或对数字列表的引用，Ref中的非数值型参数将被忽略；Order为一数字，指明排位的方式。如果order为0（零）或省略，MicrosoftExcel对数字的排位是基于ref为按照降序排列的列表；如果order不为零，MicrosoftExcel对数字的排位是基于ref为按照升序排列的列表。函数RANK对重复数的排位相同。但重复数的存在将影响后续数值的排位。例如，在一列按升序排列的整数中，如果整数10出现两次，其排位为5，则11的排位为7（没有排位为6的数值）。例如在图5-46中，根据学生的总分计算名次，在I5中输入公式“=RANK(H3,H$3:H$16)”，计算H3在H3:H16中的排名。注意在这里同样要使用行绝对地址，请读者自己分析原因。图5-46统计函数举例25.3.6查找与引用函数⑴VLOOKUP函数。在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。在VLOOKUP中的V代表垂直。函数语法为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中，Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值，Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串；Table_array为需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；col_index_num为2，返回table_array第二列中的数值，以此类推。如果col_index_num小于1，函数VLOOKUP返回错误值值#VALUE!；如果col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF!。Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。如果range_lookup为TRUE，则table_array的第一列中的数值必须按升序排列；否则，函数VLOOKUP不能返回正确的数值。如果range_lookup为FALSE，table_array不必进行排序。通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。如图5-47所示，通过学号或姓名查找某名同学的总分和名次。在B19中输入公式“=VLOOKUP(A19,A3:H16,8)”，其中A19是要查找的内容；H3:H16是查找区域，保证学号列是区域中的第一列；“8”表示返回第8行的内容，即总分。同理，在C19中输入公式“=VLOOKUP(A19,A3:I16,9)”返回查找的名次。因为在例子中学号是按照升序排列的，所以range_lookup可以不必设置。若要按照姓名查找，则需在B22中输入公式“=VLOOKUP(A22,B3:H16,7,FALSE)”。图5-47VLOOKUP实例⑵HLOOKUP函数。HLOOKUP与VLOOKUP类似，不同的是在行中查找。读者可参照帮助文件学习HLOOKUP的使用。⑶TRANSPOSE函数。有时候需要将Excel表格转置，即将行变成列，将列变成行。例如将图5-47中的成绩表变成如图5-48所示的形式，即为转置。图5-48转置的结果转置可以使用菜单，也可以使用函数。将图5-47中成绩部分选中，复制到剪贴板，然后将鼠标移到要粘贴的位置，选择菜单命令“编辑”→“选择性粘贴”，在弹出的如图5-49所示的选择性粘贴对话框中将“转置”勾选，单击“确定”按钮，即可将所选择内容转置粘贴到指定位置。图5-49选择性粘贴但此种粘贴方法只是粘贴了原表的值。如果数据有变化，在转置后的数据中不能实时更新。Excel提供了转置函数TRANSPOSE来完成此任务。函数格式为：TRANSPOSE(array)Array为需要进行转置的数组或工作表中的单元格区域。例如将图5-47中A2:I16区域中的数据转置粘贴到一个新的工作表中，假定所在的工作表为Sheet2，要粘贴到工作表Sheet3中，则在Sheet3A1单元格中输入公式“=teanspose(Sheet2!A3:I16)”，回车后在单元格中显示，即表示结果没有显示。这是因为TRANSPOSE函数同FREQUENCY函数类似，结果为一个数组。原数据为15行9列，转置后数据应为9行15列，因此在Sheet3中，选中A1:O9区域，按F2键，然后按“Ctrl＋Shift＋Enter”，即可显示出转置结果。5.3.7文本函数⑴LEN函数。LEN返回文本字符串中的字符数。函数语法为：LEN(text)Text是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。⑵LEFT函数。LEFT基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。函数语法为：LEFT(text,num_chars)Text是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。Num_chars必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，则LEFT返回所有文本。如果省略num_chars，则假定其为1。⑶RIGHT函数。根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。用法与LEFT类似。⑷MID函数。返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。函数语法为：MID(text,start_num,num_chars)Text是包含要提取字符的文本字符串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的start_num为1，以此类推。Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。⑸TRIM函数。作用是除了单词之间的单个空格外，清除文本中所有的空格。在从其他应用程序中获取带有不规则空格的文本时，可以使用函数TRIM。函数语法为：TRIM(text)Text为需要清除其中空格的文本。5.3.8逻辑函数⑴TRUE函数。返回逻辑值TRUE。语法为：TRUE()⑵FALSE函数。返回逻辑值FALSE。语法为：FALSE()⑶AND函数。所有参数的逻辑值为真时，返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假，即返回FALSE。语法为：AND(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...表示待检测条件值，各条件值可为TRUE或FALSE。参数必须是逻辑值TRUE或FALSE,或者包含逻辑值的数组或引用。如果数组或引用参数中包含文本或空白单元格，则这些值将被忽略。如果指定的单元格区域内包括非逻辑值，则AND将返回错误值#VALUE!。⑷OR函数。在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE；只有当所有参数值均为FALSE时才返回FALSE。函数语法为：OR(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...为需要进行检验的条件，分别为TRUE或FALSE。⑸NOT函数。对参数的逻辑值求反：参数为TRUE时返回FALSE；参数为FALSE是返回TRUE。函数格式为：NOT(logical)Logical为一个可以计算出TRUE或FALSE的逻辑值或逻辑表达式。⑹IF函数。执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。语法为：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如，A10=100就是一个逻辑表达式，如果单元格A10中的值等于100，表达式即为TRUE，否则为FALSE。本参数可适用任何比较运算符。Value_if_true是logical_test为TRUE时返回的值。Value_if_false是logical_test为FALSE时返回的值。IF函数可以嵌套使用。例如在图5-50中，若总分大于等于300分，则显示“通过”，否则显示“不通过”。则可在J3单元格中输入公式“=IF(H10<300,"不与格","与格")”。如果将成绩分为四个等级“优秀（大于等于450分）”、“良好（大于等于400小于450）”、“与格（大于等于300小于400）”、“不与格（小于300）”，则可输入嵌套公式“=IF(H4<300,"不与格",IF(H4<400,"与格",IF(H4<450,"良好","优秀")))”。读者可自己分析。图5-50IF函数举例5.3.9财务函数财务函数很多，这里以PMT函数为例。PMT函数基于固定利率与等额分期付款方式，返回贷款的每期付款额。函数语法为：PMT(rate,nper,pv,fv,type)其中，Rate为贷款利率；Nper为该项贷款的付款总数；Pv为现值，或一系列未来付款的当前值的累积和，也称为本金；Fv为未来值，或在最后一次付款后希望得到的现金余额，如果省略fv，则假设其值为零，也就是一笔贷款的未来值为零。Type为数字0或1，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如图5-51所示，贷款总额为60万，贷款年利率为5.22％，还款期数为30年，即360个月，则月还款额的计算公式为“=PMT(B2/12,B3,B1)”。图5-51PMT函数举例电子表格软件Excel6排序和筛选6.1排序排序是计算机数据处理中的一个重要方面，排序一般分为升序和降序两个方向。升序是把数据按从小到大的顺序（如：从1到9或从A到Z）排列，而降序则是把数据按从大到小的顺序（如：从9到1或从Z到A）排列。Excel具有对工作表中的数据进行排序的功能，既可以对数值型数据进行排序，也可以对文本型数据进行排序。借助于Excel提供的排序功能，可以十分方便地把杂乱无章的数据很快地排好序。排序一般有两种方法：使用“常用”工具栏里的一对排序按钮或使用命令菜单“数据”→“排序”。将如图5-52模拟考试成绩表，按总分从高到低的顺序排列，操作步骤为：将“总分”单元格设置为活动单元格，单击“常用”工具栏中的降序按钮，则模拟考试成绩表中的总分按从高分到低分的顺序排列。图5-52排序举例或在“模拟考试成绩表”中，单击任意一个单元格，选择“数据”→“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图5-53所示，在“主要关键字”下拉列表框中，选择“总分”，并选择“降序”。单击“确定”按钮，即可按总分的降序对成绩表进行排序。图5-53排序对话框利用排序对话框还可以实现多重排序。在“排序”对话框中，在“主要关键字”、“次要关键字”以与“第三关键字”下拉列表框中，选择需要排序的项，并选择排序的方向（递增或递减），可实现多重排序。如在图5-54所示模拟考试成绩表中，拟实现当有总分相同的学生时，按照数学成绩的高低来决定其排名。操作步骤为：选中任意一个单元格，选择“数据”→“排序”命令，在弹出的“排序”对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中，选择“总分”，并选择“降序”；在“次要关键字”下拉列表框中，选择“数学”，并选择“降序”，单击“排序”对话框中的“确定”按钮，多重排序就完成了。图5-54多重排序举例6.2筛选所谓筛选是从工作表中找出满足某些条件的记录。例如，从工资表中找出工资总额超过1000元的员工名单，在学生成绩统计表中找出总分超过300分的学生名单等。当工作表中的数据量非常大时，人工筛选会耗费大量时间，如运用Excel提供的筛选功能，能有效提高工作效率。6.2.1自动筛选在“模拟考试成绩表”中筛选出总分超过400分的学生名单，操作步骤如下：在“模拟考试成绩表”中需要进行筛选的单元格区域中的任意一个单元格中单击鼠标，选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，工作表进入筛选状态，每个列标题的右下角都出现一个下拉筛选箭头，如图5-55所示。图5-55筛选状态鼠标单击需要进行筛选的列标题右侧的筛选箭头，在该列位置上出现一个下拉列表框，里面显示若干个选项，如图5-56所示，其中定义了可以对数据进行的一些操作，如想显示含有特定值的数据行，用鼠标单击需要显示的数值，如想显示满足某一条件的数据行，用鼠标选择其中的“自定义”，屏幕上出现“自定义自动筛选方式”对话框，如图5-57所示，对话框的左边是比较运算符列表框，右边是取值范围。本例中，在比较运算符列表框里选择符合要求的运算符“大于”，在右边的取值范围输入400，如图5-58所示。单击对话框内的“确定”按钮，数据表中只显示符合条件的数据项，如图5-59所示。图5-56选择列表框图5-57“自定义自动筛选方式”对话框图5-58自定义筛选方式举例图5-59筛选结果－总分大于400分如有多个条件，可根据需要在第一个条件的下方选择或者，然后再用同样的方法构造第二个条件式。6.2.2取消筛选当工作表处于筛选状态时，用鼠标单击数据区域中的任意一个单元格，选择“数据”→“筛选”命令，单击“自动筛选”，取消“自动筛选”命令前面的对勾，即可退出筛选状态，工作表恢复正常显示。6.3高级筛选利用高级筛选可以使筛选更为灵活。例如要查找语文成绩大于85分的学生，如图5-60所示，在A18、A19（也可以是其他位置）中输入列名“语文”和条件“>85”。图5-60高级筛选举例选择菜单命令“数据”→“筛选”→“高级筛选”，弹出高级筛选对话框，如图5-61所示，结果的显示可以是“在原有区域显示筛选结果”，也可以“将筛选结果复制到其他位置”。列表区域选中数据区$A$2:$I$16，条件区域选中$A$18:$A$19。单击“确定”按钮，在原数据区显示语文成绩大于85的学生，如图5-62所示。图5-61高级筛选对话框图5-62高级筛选结果如果条件不止一个，则需要将条件都表示出来。如果多个条件之间是“与”的关系，则要将条件放在一行，如果是“或”的关系，则条件不能放在一行。例如要查找语文和数学成绩都大于85分的学生，则设置条件如图5-63所示。在高级筛选对话框中设定“列表区域”为“$A$2:$I$16”，设定“条件区域”为“$A$18:$B$19”。结果如图5-64所示。图5-63多条件高级筛选图5-64多条件高级筛选结果如果设定“或”的条件关系，则可输入条件如图5-65所示。读者可自行完成操作。图5-65高级筛选“或”条件的设定电子表格软件Excel7统计图表的生成用户不仅可以对数据表中的数据进行快速的统计和计算，还可以用这些数据自动生成各种形式的统计图表，使工作表中的数据更具有直观性。用Excel自动生成统计图表的方法非常简单，只要按照“图表向导”一步一步操作即可。同时，这些统计图表会随着原始数据的变化自动发生相应的变化。7.1统计图表生成实例以各门成绩的平均分为例，制作一张统计图表，原始数据如图5-66所示，操作步骤如下：图5-66利用成绩平均分制作柱形图⑴选择用于生成统计图表所需要的数据区域，如图5-67所示。图5-67选择要生成统计图表所需要的区域⑵单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，或选择菜单命令“插入”→“图表”。屏幕上出现图表向导之一—“图表类型”对话框，如图5-68所示。图5-68“图表类型”对话框图表类型对话框左侧窗口里显示的是Excel提供的14种图表类型：柱形图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图，右侧窗口里显示的是被选中的某一类图表的子图表类型，如图5-69所示。图5-69各种常见的子图表类型⑶在图表类型对话框的左侧窗口选择一种图表类型，例如，柱形图。此时右侧窗口内同步显示柱形图表类型的7个子图表类型，选择某一个子图表类型，如第一个，单击“下一步”按钮。屏幕上显示图表向导之二—“图表源数据”对话框，如图5-70所示，其中的数据区域显示先前所选择的数据区域，如需修改数据源，可以通过“数据区域”重新选择。选择图中的“系列”选项卡，图5-71所示，在这里我们可以设置“分类（X）轴标志”，如图5-72所示，设定好后，单击“下一步”按钮。图5-70“图表数据源”对话框图5-71“图表数据源”对话框“系列”选项卡图5-72设置分类X轴标志⑷屏幕上显示图表向导之三—“图表选项”对话框，如图5-73所示。该对话框中共有六个选项卡，可以对图表的标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等进行设置。图5-73“图表选项”对话框在图表标题框里输入“课程平均分统计图”，在分类X轴内输入“学科”，在数值Y轴内输入“分数”，单击“下一步”按钮。⑸屏幕上出现图表向导之四-“图表位置”对话框，如图5-74所示。用户可选择将图标“作为新工作表”插入或“作为其中的对象插入。如选择“作为其中的对象插入，单击“完成”按钮，图表就被嵌入到工作表内，如图5-75所示；如选择“作为新工作表”，单击“完成”按钮，图表就建立在一张新的工作表内。图5-74“图表位置”对话框图5-75图表嵌入到表格中7.2统计图表中的基本元素统计图表中有8个基本元素，如图5-76所示：标题：每张图表里可以有三种标题：图表标题、X轴标题、Y轴标题。图例：对绘图区中各个元素的含义加以解释，图例可以放在5个不同的位置：底部、右上角、靠上、靠右、靠左。绘图区：用来显示图表。坐标轴：分为类型轴和数值轴两种，其中，类型轴也叫做X轴，一般用来表示时间单位；数值轴也叫做Y轴，一般用来表示销售额、产量或分数等。网格线：统计图表中有两种网格线：主要网格线和次要网格线。主要用于衬托图形元素，有助于数据的分析和比较。数据表：数值与图表同时显示，如图5-77所示。数据标志：在图表中显示数值大小或数据的标志，用户可根据实际情况决定是否添加。图表区域：上述各元素所在的区域。图5-76图表中的各个元素图5-77数据表和图表同时显示7.3修改统计图表当统计图表生成后，如对图表中的某些元素不满意，如：图例的显示位置、大小、格式，标题的字体、字号、颜色、绘图区的大小等，可以对统计图表做进一步的修改。修改统计图表的基本方法如下：7.3.1将某个元素移动位置单击图表中需移动位置的元素所在的区域，该元素周围出现一个粗虚线框，将鼠标光标对准虚线框，按住鼠标左键不放，并拖动鼠标，可将被选中的元素移动位置。7.3.2改变某个元素的大小单击要改变大小的元素，该元素周围出现一个方框，方框周围有8个尺寸柄，用鼠标拖动尺寸柄，即可改变该元素的大小。文字元素的大小可以通过改变文字的字号来实现。7.3.3删除某个元素如需从图表中删除某个元素，先单击要删除的元素，再按删除键Delete。7.3.4改变某个元素的格式鼠标双击需改变格式的元素，屏幕上出现一个有关该元素格式的对话框，对于不同的元素，格式对话框所包含的选项卡也不相同。利用这些选项卡，可以对该元素的格式进行修改。7.3.5改变标题鼠标双击图表中某一个标题，屏幕上出现一个图表标题格式对话框，在该对话框有3个选项卡，可以对被选中标题的图案、字体以与对齐方式等进行修改，如图5-78所示。图5-78图表标题格式7.3.6改变图例鼠标双击图例，屏幕上出现一个对话框，里面有三个选项卡，可以对图例的图案、字体、以与位置进行修改。其中，图案选项卡：可以对图例边框的颜色、粗细、线条的样式、图例的填充效果等进行修改。字体选项卡：可以对图例中所使用的字体、字形、字号、颜色、背景等进行修改。位置选项卡：图例有5个位置可供选择：底部、右上角、靠上、靠右、靠左。可以根据图表的性质来选择合适的位置，如图5-79所示。图5-79位置选项卡7.3.8改变图表的其他格式鼠标双击图表，屏幕上出现一个对话框，内有6个选项卡，可以对图表的图案、坐标轴、误差线、数据标志、序列次序、重叠比例、分类间距等进行修改，如图5-80所示。图5-80数据系列格式7.3.9改变坐标轴鼠标双击坐标轴，屏幕上出现一个对话框，内有5个选项卡，可以对坐标轴的粗细、色彩、刻度单位等进行修改，如图5-81所示。图5-81坐标轴格式7.3.10改变网格线鼠标双击网格线，屏幕上出现一个对话框，里面有两个选项卡，可以对网格线的刻度单位以与网格线的图案等进行修改，如图5-82所示。图5-82网格线格式7.4应用Excel生成函数曲线利用Excel还可以生成函数图像，下面以正弦函数和余弦函数为例进行讲述。0～360角度的弧度值、正弦值和余弦值如图5-83所示。操作步骤如下：图5-83正弦和余弦值表⑴将所有区域选中作为用于生成统计图表所需要的数据区域。⑵单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，或选择菜单命令“插入”→“图表”，出现图表向导之一“图表类型”对话框，选择折线图，如图5-84所示。图5-84“图表类型”对话框－折线图⑶单击“下一步”按钮，出现图表向导之二-“图表源数据”对话框，选中的“系列”选项卡，如图5-85所示，由于要产生函数的是“正弦”和“余弦”两列，因此在“系列”中将角度和弧度删除。同时设置“分类（X）轴标志”为角度列，设置后的结果如图5-86所示，然后单击“下一步”按钮。图5-85“图表数据源”对话框图5-86修改后的结果⑷屏幕上显示图表向导之三-“图表选项”对话框，在图表标题框里输入“正弦函数和余弦函数”，在分类X轴内输入“角度”，在数值Y轴内输入“值”，如图5-87所示，单击“下一步”按钮。图5-87“图表选项”对话框⑸屏幕上出现图表向导之四-“图表位置”对话框，可选择将图标“作为新工作表”插入或“作为其中的对象插入。然后单击“完成”按钮，正弦和余弦曲线就做好了。如图5-88所示。图5-88正弦和余弦曲线电子表格软件Excel8工作表的打印当用户设计好工作表之后，通常还需要通过打印机把工作表打印出来。这一节主要介绍与打印工作表有关的操作。8.1打印工作表的基本步骤打印Excel工作表和Word类似，一般先进行“页面设置”，然后是“打印预览”，最后再“打印输出”。8.1.1打印预览Excel提供了打印预览功能，打印预览的效果和打印的实际效果是完全一样的，这就是所谓的“所见即所得”。利用这一功能，用户就可以在屏幕上直接看到工作表的打印效果。如对打印效果不满意，可以立即返回编辑状态进行修改，直到对效果满意后再正式打印。打印预览功能可以节省大量的打印纸。在“常用”工具栏里单击“打印预览”按钮，或者选择“文件”→“打印预览”命令；屏幕切换到打印预览状态，可以看到打印效果，但在此状态下不能对工作表中的数据进行修改，如图5-89所示；打印预览结束后，单击“关闭”按钮，退出打印预览状态。返回工作表编辑状态。图5-89打印预览状态8.2工作表的打印技巧8.2.1指定打印区域如只想打印工作表中某一部分区域或某几部分区域的内容时，可以指定打印区域。操作步骤如下：用鼠标选择要打印的表格区域，选择“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”命令，将被选中的区域设置为打印区域。单击“打印”按钮，打印机开始工作，但只打印被选中的区域，对于不连续的区域，电脑将自动分页打印。如想取消区域打印，选择“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”即可。8.2.2打印时显示网格线从打印预览中可以看出，Excel默认是没有将网格线打印出来的。如果想要打印网格线，首先选中要打印的区域，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，将“外边框”和“内部”全部选中，如图5-90所示。图5-90设置边框可见8.2.3将大表格缩小打印如希望将大的表格打印在同一张打印纸上，就需要使用缩放打印功能。选择“文件”→“页面设置”命令；出现“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡，如图5-91所示；单击“缩放”选项组中的“调整为”选项，在页宽和页高框中输入1，表示把表格缩放在一张纸上输出。图5-91页面设置对话框8.2.4设置工作表在打印纸上的位置为了美化工作表的打印效果，可以调整工作表在打印纸上的位置。选择“文件”→“页面设置”命令，选择“页边距”选项卡，如图5-92所示。可以设置上下左右的页边距。在“居中方式”选项中有两个选项：“水平”和“垂直”，如需把表格打印在纸张的正中间，必须同时选择“水平”居中和“垂直”居中。图5-92页边距对话框8.2.5重复打印标题如果工作表中包含的数据比较多，一张打印纸无法容纳时，如能在每一页的开头重复打印工作表的标题，将使每张打印纸上反映的内容更清晰。Excel提供了重复打印标题的功能，操作步骤如下：选择“文件”→“页面设置”命令，在“页面设置”对话框中，选择“工作表”选项卡，如图5-93所示，在“打印标题”选项组里设置要重复打印的标题所在的区域。如果工作表比较长，可以在“顶端标题行”正文框中单击鼠标，然后从工作表窗口中用鼠标拖出希望重复打印的标题行行号。相应的表格行被流动的虚线框标出；如果工作表比较宽，可以在“左端标题列”正文框中单击鼠标，然后从工作表窗口