银行会议费管理制度

银行会议费管理制度第一章总则

为了规范我行会议管理，提高会议效率，明确会议费用支出标准，确保会议资源的合理利用，特制定本管理制度。

一、适用范围

本管理制度适用于我行各级单位召开的各种形式的会议，包括但不限于业务研讨会、工作总结会、项目协调会等。

二、管理原则

1.合理安排：会议应严格按照实际工作需要召开，做到议题明确、议程紧凑、时间合理。

2.高效有序：会议组织者应确保会议流程顺畅，参会人员积极参与，提高会议效率。

3.节约成本：合理控制会议规模、时间、地点和费用，降低会议成本。

4.环保低碳：会议组织者应倡导绿色环保理念，减少会议过程中的资源浪费。

5.保密安全：会议内容涉及我行内部信息、客户隐私等敏感信息，应做好保密和安全工作。

三、会议分类

根据会议性质、规模和参会人员，我行会议分为以下三类：

1.高层会议：行长办公会、行领导主持的专题会等。

2.部门会议：部门内部或跨部门协调会、业务研讨会等。

3.全行性会议：全行员工大会、年度工作总结会等。

四、会议组织与管理

1.会议组织者负责会议的筹备、召开和总结工作。

2.会议组织者应制定会议议程，明确会议主题、目标、参会人员等。

3.会议组织者负责安排会议场地、设施、资料准备等工作。

4.会议组织者应确保会议纪要的及时整理、发布和落实。

五、会议费用管理

1.会议费用包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、参会人员差旅等。

2.会议组织者应按照我行费用管理相关规定，合理控制会议费用。

3.会议费用报销需提供相关证明材料，严格按照我行财务制度执行。

六、本管理制度的解释权归我行所有。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各级单位应认真贯彻执行，确保会议管理工作的规范、高效、有序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节要求和责任人，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议主题和预期目标，确保会议的必要性和实效性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目标，制定详细的会议议程，包括议题、时间安排、参会人员等。

3.确定参会人员：会议组织者应根据会议性质和议程，邀请相关人员参会，并提前通知参会人员会议主题、议程和所需准备材料。

4.安排会议场地和设施：会议组织者应提前预订会议场地，确保场地容纳参会人员，并根据会议需求准备相应的设备（如投影仪、音响设备等）。

5.准备会议资料：会议组织者应提前准备会议所需的各类资料，包括会议议程、发言稿、参考资料等，并在会议前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议组织者应在会议开始前进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人应介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和注意事项。

3.会议议题讨论：按照会议议程，依次进行各议题的讨论。发言人应围绕议题展开讨论，观点明确，论述充分。

4.会议互动环节：鼓励参会人员积极参与讨论，提问和建议，形成良好的会议氛围。

5.会议总结：会议主持人应对各议题讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

三、会议纪要整理与发布

1.会议纪要整理：会议组织者应在会议结束后，及时整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要审核：会议纪要需经会议主持人或相关领导审核，确保内容准确无误。

3.会议纪要发布：会议纪要应在审核通过后，及时发布至参会人员，以便了解会议内容和跟进相关工作。

四、会议跟踪与落实

1.会议决策事项跟踪：会议组织者应定期跟踪会议决策事项的落实情况，确保工作计划的有效执行。

2.会议效果评估：会议组织者应收集参会人员对会议效果的反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

3.会议改进措施：针对会议过程中发现的问题，会议组织者应制定相应的改进措施，并在后续会议中予以落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，强化会议成果的转化，本章对会议纪要的跟踪落实进行明确要求：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应详细记录会议的讨论内容、决策结果、责任分配及后续工作要求。

2.会议纪要的整理应做到准确、清晰、条理分明，避免出现遗漏或误解。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并在48小时内完成审核和发布。

4.会议纪要的发布渠道应确保所有参会人员及相关部门能够及时获取。

二、会议决策事项的跟踪

1.会议组织者或指定专人负责对会议决策事项的跟踪工作。

2.跟踪内容包括但不限于决策事项的执行进度、存在问题、需协调事项等。

3.对于重大决策事项，应设立明确的里程碑和时间表，定期检查并报告进展情况。

4.对于执行中出现的困难和问题，应及时反馈给决策层，寻求解决方案。

三、责任分配与执行

1.会议纪要中明确的责任分配应具体到人，确保每位责任人清晰了解自己的任务和目标。

2.责任人应按照会议纪要的要求，按时完成相关工作任务，并定期报告工作进展。

3.会议组织者应定期对责任人的执行情况进行检查，对未按期完成或执行不力的责任人进行督促和指导。

四、会议成果的评估与应用

1.定期对会议决策的执行效果进行评估，包括决策的落实情况、产生的效益等。

2.通过会议成果的评估，总结经验教训，为今后类似会议的召开提供借鉴。

3.对于会议成果的转化应用，应形成闭环管理，确保会议决策能够真正落到实处。

五、持续改进与优化

1.根据会议纪要的跟踪落实情况，及时发现会议组织、决策执行等环节存在的问题。

2.针对存在的问题，制定改进措施，并在后续会议管理中进行优化调整。

3.形成持续改进的机制，不断提升会议管理的效率和效果。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各级单位需提前向行政部门或指定管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、参会人数、所需设施等，以便管理部门合理安排会议室资源。

3.管理部门应在收到申请后，及时回复确认，如遇冲突需协调解决。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁、安静，严禁吸烟、进食或乱丢杂物。

2.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，确保设施完好无损。

3.会议室内严禁私自搬动设备，如需调整，请及时联系管理人员。

4.会议室内应节约使用空调、照明等能源设备，提倡绿色环保。

三、会议室设备管理

1.管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修故障设备。

2.会议室内设备使用前，责任人应进行简要操作培训，确保参会人员能够熟练使用。

3.管理部门应建立设备使用台账，记录设备使用情况，为设备维护和更新提供依据。

四、会议室安全保障

1.会议室内应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保消防安全。

2.会议室内应设置明显的安全标识，提醒参会人员注意安全。

3.管理部门应制定应急预案，应对突发情况，确保会议安全。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据实际需求和工作时间合理设定，原则上不应影响正常办公。

2.特殊情况下，管理部门可根据实际需要调整会议室开放时间，并及时通知相关部门。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或单位，管理部门有权进行提醒、警告或限制使用会议室。

2.因违规行为导致设备损坏或安全事故的，相关责任人应承担相应责任。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果