会议室设备使用管理制度

会议室设备使用管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室设备的使用与管理，制定本会议室设备使用管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有会议室及其设备的使用、管理与维护。

一、目的

1.规范会议室设备的使用，保障会议的顺利进行。

2.提高会议室设备的使用效率，降低企业运营成本。

3.强化会议室设备的管理与维护，延长设备使用寿命。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室及其设备。

2.本制度适用于公司全体员工及受邀参加会议的外来人员。

三、会议室设备

1.会议室设备包括但不限于：投影仪、音响设备、话筒、会议电话、计算机、白板、会议桌椅等。

2.会议室设备由公司统一采购、配置、维护和管理。

四、会议室设备使用原则

1.公平使用原则：会议室设备应按照预约顺序和实际需求进行分配使用。

2.节约使用原则：使用会议室设备时应注意节能降耗，减少不必要的浪费。

3.爱护使用原则：使用会议室设备时应爱护设备，遵守操作规程，确保设备完好。

五、责任划分

1.会议室设备管理部门负责会议室设备的采购、配置、维护和管理。

2.会议室使用部门负责会议室设备的预约、使用和归还。

3.使用人员负责会议室设备的正确操作、维护和保管。

六、违规处理

1.对于违反本制度的规定，造成会议室设备损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。

2.对于严重违反本制度的行为，公司将依法追究相关责任。

本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充和调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室设备的使用与管理秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，制定以下详细会议流程：

一、会议预约

1.会议发起人需提前三个工作日向会议室管理部门提交会议预约申请，填写《会议预约申请表》，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等内容。

2.会议室管理部门根据会议预约申请的先后顺序、会议室使用情况及会议需求，安排合适的会议室，并在两个工作日内反馈给会议发起人。

3.如有特殊情况需临时调整会议时间、地点等，会议发起人应提前通知会议室管理部门，以便及时进行相应调整。

二、会议通知

1.会议发起人应在会议开始前至少一个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议目的等内容。

2.会议通知应通过公司内部通讯工具或邮件发送，确保参会人员能够及时收到。

三、会议签到

1.会议开始前，由会议记录人或指定人员负责会议签到工作，确保参会人员到场情况。

2.签到表需记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便于会议结束后统计参会情况。

四、会议议程

1.会议应严格按照预定议程进行，会议主持人负责把控会议进度。

2.会议议程应包括：会议主题、讨论事项、各事项的责任人、讨论时间等。

3.如有临时增加的讨论事项，需经会议主持人同意后方可加入议程。

五、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议讨论过程、决策结果、待办事项等内容。

2.会议记录应在会议结束后一个工作日内整理完成，并发送给会议发起人审核。

3.会议发起人审核无误后，将会议记录分发给参会人员，以便于会后执行和落实。

六、会议结束

1.会议结束时，会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划及责任分工。

2.会议主持人宣布散会，会议记录人负责收集会议签到表、会议纪要等相关资料。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议成果的有效执行和落实，确保会议决策事项得到妥善处理，特制定以下会议纪要跟踪落实制度：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后一个工作日内完成会议纪要的整理，确保纪要内容完整、准确。

2.会议纪要需经会议发起人审核，确认无误后，由会议记录人通过公司内部通讯工具或邮件发布给所有参会人员。

3.会议纪要应包含会议主题、讨论事项、决策结果、责任人和完成时限等内容。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各事项责任人应按照会议纪要中明确的完成时限，执行和落实相关工作。

2.会议记录人应定期跟踪会议纪要中记录的待办事项，了解完成情况，并及时向会议发起人汇报。

3.对于未按期完成的待办事项，责任部门需向会议发起人说明原因，并根据实际情况制定整改措施。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议发起人应根据会议纪要的执行情况，定期组织会议对完成情况进行评估。

2.评估内容包括：待办事项的完成情况、责任人工作质量、会议决策的执行效果等。

3.评估结果作为部门及个人绩效考核的依据之一，对未达标的部门和个人给予相应的考核扣分。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要整理完成后，由会议记录人负责归档，以便于日后查询和追溯。

2.归档资料包括：会议纪要、签到表、会议通知等，应按照一定顺序整理并存放在指定位置。

3.会议室管理部门应定期检查会议纪要的归档情况，确保资料完整、有序。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的正常使用，维护良好的会议环境，提高会议效率，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约采用先申请、先安排的原则，各部门需提前提交会议室预约申请。

2.会议室管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室资源合理利用。

3.会议结束后，使用部门应及时清理会议室，将设备归位，保持会议室整洁。

二、会议室设备管理

1.会议室设备由会议室管理部门负责维护和管理，使用部门应妥善使用并爱护设备。

2.使用会议室设备前，应确保设备处于正常工作状态，如遇到问题，应及时联系会议室管理部门进行维修。

3.严禁未经授权的人员私自拆卸、修改会议室设备，违者将追究相应责任。

三、会议室环境与设施

1.会议室应保持安静、整洁，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内应配备必要的会议设施，如白板、投影仪、音响设备等，并确保设施正常运行。

3.会议室管理部门定期检查会议室环境与设施，发现问题及时整改。

四、会议室安全管理

1.会议室内应安装消防器材，确保消防通道畅通，定期进行消防安全检查。

2.会议室使用部门应遵守公司保密制度，会议内容涉及商业秘密的，严禁泄露。

3.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险品，确保会议室安全。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务支持，包括设备操作指导、会议筹备协助等。

2.使用部门如有特殊会议需求，可提前与会议室管理部门沟通，以便提供相应的服务与支持。

3.会议室管理部门应不断优化会议室管理流程，提高会议服务质量，满足各部门需求。

遵循以上管理规定，共同维护会议室的正常使用和良好环境，为公司的会议活动提供有力保障。

第五章附则

为确保本会议室设备使用管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充