高管会议管理制度

高管会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为规范本公司高管会议的管理，提高会议效率，确保决策的科学性、民主性和及时性，特制定本制度。本制度遵循高效、务实、公开、保密的原则。

第二条适用范围

本制度适用于公司高管层举行的各类决策性会议，包括但不限于定期董事会、经营管理会议、专项工作协调会议等。

第三条会议类别

高管会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第四条参会人员

参会人员包括公司董事、监事、高级管理人员及相关工作人员。根据会议内容，可邀请相关部门负责人或专业人员列席。

第五条会议通知

会议组织者应在会议召开前至少三个工作日向参会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会要求等内容。

第六条会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，因特殊原因不能参会的，应提前向会议组织者请假。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离场，应向主持人报告。

3.会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露给无关人员。

第七条会议决策

1.会议决策应充分发扬民主，尊重多数人意见，确保决策的科学性和合理性。

2.会议决策事项应明确责任人、完成时限和验收标准。

3.会议决策结果应以书面形式记录，并由参会人员签字确认。

第八条制度修订

本制度根据公司业务发展需要和实际运行情况，适时进行修订。修订后的制度经董事会审议通过后生效。

第九条解释权

本制度的解释权归公司董事会所有。

第十条施行日期

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.会议组织者根据工作计划或临时需要，确定会议主题和议程，明确会议目标。

2.会议组织者负责安排会议场地、设备、资料等相关事宜，并确保会议环境安静、舒适。

3.会议组织者应在会议召开前至少三个工作日向参会人员发出会议通知，通知内容应包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议背景资料等。

第二条会议签到

1.参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议组织者应做好签到记录，确保参会人员到齐。

第三条会议开场

1.会议主持人宣布会议开始，并介绍参会人员。

2.会议主持人简述会议主题和议程，明确会议目标。

第四条会议讨论

1.与会人员针对会议主题和议程展开讨论，充分发表意见和建议。

2.会议主持人应确保讨论有序进行，避免偏离主题。

3.讨论过程中，会议记录人应详细记录与会人员的观点、意见和建议。

第五条会议决策

1.会议主持人根据与会人员的意见和建议，总结形成决策方案。

2.决策方案提交给参会人员进行表决，参会人员应对决策方案明确表示同意或反对。

3.决策结果由会议记录人记录，并由参会人员签字确认。

第六条会议总结

1.会议主持人对会议讨论和决策情况进行简要总结。

2.会议主持人对下一步工作部署和责任分工进行明确。

第七条会议闭幕

1.会议主持人宣布会议结束。

2.会议组织者负责收集会议纪要、签到表等资料，并存档。

第八条会议后续工作

1.会议组织者应及时将会议纪要分发给参会人员，要求相关人员按照会议决策推进工作。

2.会议组织者应对会议决策的落实情况进行跟踪，并及时向公司领导汇报。

3.如有需要，会议组织者可组织召开后续会议，对会议决策进行补充和调整。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据主持人的修改意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要应在会议结束后5个工作日内，由会议组织者通过公司内部邮件系统或其他官方通讯渠道发布给所有参会人员。

第二条会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、参会人员、讨论主题、主要意见和建议、决策结果等内容。

2.会议纪要应准确反映会议实际情况，确保内容真实、完整、清晰。

第三条会议决策的落实责任

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并报会议组织者备案。

3.责任人应按时完成决策事项，并对完成情况进行自我评估。

第四条会议纪要的跟踪与监督

1.会议组织者应建立会议决策跟踪机制，对决策事项的落实情况进行定期检查。

2.会议组织者可通过会议、报告、实地考察等方式，了解决策事项的进展情况，并及时解决实施过程中出现的问题。

3.对于未能按时完成的决策事项，会议组织者应分析原因，制定整改措施，并督促责任人尽快完成。

第五条会议纪要的反馈与评估

1.责任人应在决策事项完成后，向会议组织者提供完成情况报告。

2.会议组织者应组织相关人员对决策事项的完成情况进行评估，确保决策效果达到预期目标。

3.会议组织者应根据评估结果，对责任人进行相应的激励或问责。

第六条会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要档案进行保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。

2.公司员工可根据工作需要，向会议组织者申请查阅会议纪要。

3.会议组织者应保护会议纪要的机密性，防止泄露公司内部信息。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门提出申请。

2.行政部门负责统筹安排会议室使用，确保会议时间、地点无冲突。

3.会议组织者应在会议召开前至少三个工作日提交会议室预订申请，并提供会议相关信息。

第二条会议室配置

1.行政部门应确保会议室内部设施齐全，包括但不限于投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.会议室应保持干净、整洁，定期进行卫生清洁和设备维护。

3.会议室应根据需要配置无线网络、电源插座等基础设施，以满足会议需求。

第三条会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定。

2.严禁在会议室吸烟、进食，不得乱丢废弃物。

3.会议结束后，会议组织者应负责整理会议室，确保设施完好、环境整洁。

第四条会议室保密措施

1.会议室应采取必要的保密措施，如设置门禁、密码锁等。

2.会议期间，未经许可，严禁无关人员进入会议室。

3.会议结束后，会议组织者应确保会议资料、设备等物品妥善保管，防止泄露公司内部信息。

第五条会议室应急处理

1.行政部门应制定会议室应急预案，包括但不限于突发事件处理、设备故障维修等。

2.如遇会议室设备故障或突发事件，会议组织者应及时联系行政部门处理，确保会议正常进行。

第六条会议室使用反馈

1.会议结束后，会议组织者应对会议室使用情况进行反馈，包括设施状况、服务满意度等。

2.行政部门根据反馈意见，不断优化会议室管理，提升会议服务品质。

本章规定的会议室管理规定旨在为公司各类会议提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。各部门应严格遵守相关规定，共同维护会议室的正常使用。

第五章附则

第一条制度修订

本制度的修订由公司董事会负责，根据公司业务发展及实际运行情况适时进行调整。

第二条解释权

本制度的解释权归公司董事会所有。

第三条施行日期

本制度自发布之日起施行，如有与本制