会议用品定位管理制度

会议用品定位管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议用品的定位、使用及管理，特制定本制度。本制度适用于会议用品定位管理制度，旨在规范会议用品的采购、保管、分发、使用及回收等环节，确保会议用品的合理利用和有效管理。

一、会议用品定义

会议用品包括但不限于以下类别：

1.纸质用品：如便签纸、打印纸、笔记本等；

2.办公用品：如笔、墨水、胶带、剪刀等；

3.展示用品：如投影仪、白板、白板笔等；

4.其他用品：如瓶装水、茶叶、一次性杯子等。

二、会议用品管理原则

1.合理规划：根据会议类型、参会人数等因素，合理规划会议用品的种类和数量；

2.节约使用：提倡节约使用会议用品，避免浪费；

3.定位管理：明确会议用品的存放位置，便于查找和使用；

4.定期检查：定期对会议用品进行检查，确保用品的完好性和充足性；

5.责任到人：明确各部门、各岗位在会议用品管理中的职责，确保责任到人。

三、会议用品管理职责

1.会议组织部门：负责会议用品的采购、保管、分发、回收等工作；

2.使用部门：负责本部门所需会议用品的申请、使用和保管；

3.财务部门：负责会议用品的预算编制、报销审核等工作；

4.后勤部门：负责会议用品的采购、配送、维修等工作。

四、会议用品管理流程

1.采购：根据会议需求，会议组织部门提出采购申请，经审批后由财务部门负责采购；

2.保管：会议用品采购完成后，由会议组织部门负责保管；

3.分发：会议前，会议组织部门根据会议需求分发会议用品；

4.使用：会议期间，使用部门负责会议用品的使用；

5.回收：会议结束后，会议组织部门负责回收会议用品；

6.报废与补充：对损坏或过期的会议用品进行报废处理，并根据实际需求补充新品。

五、违规处理

1.对违反本制度的部门或个人，给予口头警告或书面警告；

2.严重违反本制度，导致会议无法正常进行的，追究相关责任人责任；

3.对浪费会议用品的行为，视情节给予相应处罚。

六、制度修订

本制度根据公司发展需要和会议管理实际，适时进行修订。修订后的制度经审批后予以发布，原制度同时废止。

七、附则

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。各部门应认真贯彻执行，确保会议用品管理的规范化和有效性。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.会议主题确定：明确会议的目的、议题和预期成果，为会议筹备提供方向。

2.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息，并提供会议所需的背景资料。

3.与会人员确认：收集参会人员名单，确保关键人员参会。

4.会议资料准备：根据会议主题和议程，准备相关资料，包括会议议程、报告、演示文稿等。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，由会议组织部门负责与会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程执行：按照既定议程逐项进行，各部门或个人就相关议题进行发言、讨论。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议关键内容、结论和待办事项。

三、会议决策

1.讨论表决：针对会议议题，与会人员进行充分讨论，形成共识，并进行表决。

2.决策记录：将会议决策结果记录在案，明确责任人、完成时限等。

3.决策公示：将会议决策结果向相关部门和人员进行公示，确保决策的透明度。

四、会议总结

1.主持人总结：会议接近尾声时，主持人对会议进行总结，回顾会议成果，强调重点事项。

2.与会人员反馈：收集与会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程。

3.会议纪要：根据会议记录，整理会议纪要，明确会议决策、待办事项和责任人。

五、会议后续工作

1.会议纪要分发：将会议纪要发送至相关部门和人员，以便落实会议决策。

2.跟踪落实：会议组织部门负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项工作按时完成。

3.反馈与评估：定期对会议决策的执行情况进行评估，对存在的问题及时进行调整和优化。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，充分发挥会议的作用，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实工作。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，由指定的会议记录人负责整理会议纪要，内容包括会议主题、议程、讨论重点、决策结果、待办事项及责任人等。

2.会议纪要整理完成后，需提交给会议主持人或相关负责人审核。

3.审核通过后，将会议纪要发送至相关部门和人员，确保相关人员了解会议内容。

二、会议纪要的执行跟踪

1.会议组织部门应设立专人负责跟踪会议纪要的执行情况，确保会议决策得到落实。

2.跟踪过程中，应对待办事项的进度、问题和困难进行记录，并及时与责任人沟通，协助解决。

3.对于重要事项，会议组织部门应定期向会议主持人或公司领导汇报执行情况。

三、会议纪要的评估与反馈

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，总结经验教训，为后续会议提供改进方向。

2.针对会议纪要执行过程中发现的问题，及时调整和优化工作计划，确保会议决策的顺利实施。

3.收集相关部门和人员对会议纪要执行情况的反馈，了解他们的意见和建议，进一步完善会议纪要的跟踪落实机制。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要经过执行和评估后，应由会议组织部门进行归档，便于日后查询和追溯。

2.建立会议纪要管理档案，对会议纪要进行分类、整理和存储，确保信息安全。

3.对于涉及公司机密或重要决策的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理。

五、激励机制

1.对会议纪要执行过程中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励，激发工作积极性。

2.对未按期完成会议纪要待办事项的部门和个人，进行督促和问责，确保会议决策的落实。

3.通过激励机制，提高全体员工对会议纪要的重视程度，形成良好的会议纪要执行氛围。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的合理使用，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，本章将阐述会议室管理的规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向会议组织部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、会议主题、参会人数、所需设备等详细信息。

3.会议组织部门根据预订申请的先后顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用部门需对会议室的整洁、设备完好负责。

2.会议期间，应保持会议室安静、整洁，禁止吸烟、进食等不文明行为。

3.使用部门应按照预订时间合理安排会议，避免提前或延迟占用会议室，影响其他会议的正常进行。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由后勤部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用部门在会议开始前，需检查会议室设备是否齐全、完好，如有问题应及时与后勤部门联系。

3.会议结束后，使用部门应将设备归位，关闭电源，避免设备长时间运行导致的损耗。

四、会议室卫生与安全

1.会议室应保持干净整洁，会议组织部门定期安排清洁工作。

2.使用部门在会议结束后，应清理会议室内垃圾，保持卫生。

3.会议室内的消防设施、安全通道等安全设施应定期检查，确保安全。

五、会议室资源调配

1.会议组织部门根据公司会议需求，合理调配会议室资源，提高会议室使用效率。

2.对于重要会议或大型活动，会议组织部门有权调整会议室预订安排，确保关键会议的顺利进行。

3.在会议室资源紧张的情况下，会议组织部门应优先保障公司级重要会议的需求。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，给予口头警告或书面警告。

2.严重违反规定，导致会议室设备损坏或影响会议正常进行的，追究相关责任人责任。

3.通过加强会议室管理规定，提高全体员工对会议室资源的重视程度，形成良好的会议室使用氛围。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以解释和补充。