办事处人员费用管理的规定(参考文件)

办事处人员费用管理的规定（征求意见稿）适用范围：公司各办事处、深圳总部外的各独立运行单元。目前包括：北京办事处，负责人:许方重庆办事处，负责人：谢云费用范围：行政费用：包括但不限于房租、电话、办公用品销售费用：包括但不限于差旅、招待、交流实施费用：包括但不限于工程、零星采购费用申请和报销流程发起申请各发起单位应根据其工作职责，以完成工作目标为目的，经过认真有效的思考和论证，经办事处负责人签字确认后方可发起费用申请，在发起申请时应注意以下几点：目的性：费用的发起应有一个明确的目的，该目的应是符合公司目标、利益的实现，履行部门职责的要求和部门工作目标的实现；计划性：费用应有一个执行计划，或是服务于一个执行计划。制定一个周密且可执行的计划是一个部门、一个团队乃至个人管理能力成熟的标志。计划的终点应该是一个结果或目标的实现；必要性：费用的发起应充分考虑其必要性，这里的必要性主要是指该目标的实现没有其他更好的、更节约的方法可替代；合规性：申请应符合公司各项规章制度和费用标准。如有不符，且确有必要，申请人应特别说明，并事先请示。行政费用类的申请递交总部行政部审核后交总裁办审批，销售费用和实施费用类的申请暂行直接递交总裁办。审批部门将对该申请的各个方面进行了解和讨论，申请人应给予充分的理解和配合，费用申请在总裁办的审批结果为“同意”、“修改”或“否决”。执行和投放申请人对费用使用过程负有全程责任。在使用过程中如涉及其他部门，申请人有监督、参与、审查的责任。如有不同意见可沟通、讨论、质疑，如仍不能达成一致则上报总裁办决策，如未提出异议则视为无异议。投放过程如有超支需及时补充临时申请，投放结余必须于报销时交回。审核报销费用的审核报销是一个检查、决算、总结、评估的过程，是对申请人计划、目标是否达成的总结，是检查评估过程的一部分。申请部门负责人签署时应尽到检查评估总结的责任。报销时所有单据均需交到财务部及总裁办，由财务部、主管副总裁审核，最后由总裁批准后完成报销。其结果是“报销”、“补充说明”、“部分报销”、“不予报销”。评估一个部门的费用使用绩效将会得到完整记录和评估，评估的标准包括但不限于：费用使用与目标实现的关系；费用使用与公司同类目标实现效率的对比；费用使用与同类其它公司效率的对比；费用使用与过往效率的对比。评估的结果是部门负责人工作绩效的重要考评指标。公司将会逐步在一定范围内部分或全部公开考评结果，并作为部门或个人奖惩、升迁等的重要依据。费用预算的申请时间每月25日前各办事处经理将费用预算和费用借款单报对口部门审批，审批后转总部财务部，财务部根据费用内容按照费用具体需求时间安排分期付款。对于用于临时事件的费用，需提前三日提交申请。工程费用应符合公司工程实施相关规范，行政费用应通过总部行政部门的审核（这些审核将由公司安排，如有必要公司工程管理部门、行政部或主管副总裁可直接联系审核）。费用报销时间每月15日前各办事处负责人需将上月的费用报销单寄回深圳总部财务部，由财务部办理各办事处借款核销帐务处理，如截至15日财务部仍未能收到费用报销单据，将对相关办事处负责人处以罚款500元，从工资从扣除。办事处人员交通及通讯费用补贴标准交通费用办事处人员因公外出及出差期间的短途交通费用经办事处经理、部门负责人批准方可报销，如使用办事处车辆出差可报销油费和路桥费用。通讯费用办事处经理通讯费用按当月话费单的80%实报实销；其他办事处销售、技术人员补贴标准：300元/月行政经理补贴标准：150元/月司机补贴标准：120元/月其他办事处人员补贴标准：100元/月办事处人员出差住宿及交通工具选择指导标准住宿费用办事处经理住宿标准一类地区220元/天，二类地区200元/天办事处其他销售、技术人员住宿标准一类地区200元/天，二类地区170元/天一类地区为：北京、天津、上海、广州、深圳、杭州二类地区：一类地区以外的其他地区。出差交通工具选择出差地点乘坐火车或汽车可以到达的，一般只可乘坐火车硬卧或汽车；如乘坐火车硬卧或汽车车程在12小时以上，办事处经理、部门负责人可乘坐飞机。其他人员出差如无特殊情况，均应选择乘坐火车硬卧或汽车，如果