会议记录分级管理制度

会议记录分级管理制度第一章总则

为保证会议效率，明确会议记录的重要性，规范会议纪要的管理，特制定本会议记录分级管理制度（以下简称“制度”）。本制度旨在对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行系统化、标准化规定，确保公司会议的高效运作及信息传递的准确性。

一、适用范围

本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

二、会议记录的定义

会议记录是指会议过程中，对会议议题、讨论内容、决策结果、行动计划等内容进行记录的文档。

三、会议记录的分级管理

根据会议的重要程度和内容，将会议记录分为以下三个等级：

1.一级会议记录：涉及公司战略规划、重大决策、关键项目等内容的会议记录。

2.二级会议记录：涉及部门间协调、重要业务讨论、常规项目等内容的会议记录。

3.三级会议记录：涉及日常工作安排、部门内部事务等内容的会议记录。

四、责任主体

1.会议记录人：负责会议记录的起草、整理和提交。

2.会议主持人：负责会议记录的审核、签字确认。

3.各级管理部门：负责会议记录的归档、保管和定期检查。

五、制度执行与监督

1.各级管理部门应加强对会议记录的管理，确保记录的完整性、准确性和及时性。

2.各部门应定期对本部门会议记录的执行情况进行自查，发现问题及时整改。

3.公司审计部门负责对会议记录管理制度的执行情况进行监督、检查，并对违规行为进行处理。

六、制度修订

本制度根据公司业务发展及管理需要，适时进行修订。修订后的制度经公司董事会审批通过后，予以公布实施。

七、附则

本制度的解释权归公司董事会所有。本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议目的，本章对会议流程进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人应根据实际工作需要，明确会议主题，设定预期目标。

2.拟定会议议程：会议议程应包括会议主题、各议题讨论时间、与会人员、会议地点等。

3.发送会议通知：会议发起人应在会议开始前至少3个工作日发送会议通知，通知应包括会议议程、时间、地点、与会人员等信息。

4.准备会议材料：会议发起人应根据会议议程，提前准备相关材料，并在会议前至少1个工作日发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议记录人负责与会人员的签到工作。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目标和议程，明确会议纪律。

3.各议题讨论：按照会议议程，依次对各个议题进行讨论。与会人员应充分发表意见，确保讨论充分、深入。

4.决策与表决：对于需要决策的议题，会议主持人应组织与会人员进行表决，形成决策结果。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策结果进行总结，并对下一步工作提出要求。

三、会议记录

1.记录内容：会议记录人应对会议主题、讨论内容、决策结果、行动计划等进行详细记录。

2.记录形式：会议记录应以书面形式进行，要求字迹清晰、内容完整。

3.审核与签字：会议结束后，会议主持人应对会议记录进行审核，确认无误后签字确认。

四、会议纪要的发放与归档

1.会议纪要的发放：会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成整理，并发送给与会人员。

2.会议纪要的归档：各级管理部门应将会议纪要按照规定进行归档，以备查阅。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：会议发起人应负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

2.反馈与汇报：执行过程中，相关人员应及时向会议发起人反馈进展情况，并在规定时间内完成汇报。

3.效果评估：会议发起人应定期对会议决策的执行效果进行评估，并提出改进措施。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，本章对会议纪要的跟踪落实进行具体规定。

一、跟踪责任分配

1.会议纪要中明确的行动计划，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应主动承担跟踪落实的责任，确保会议决策按期完成。

3.会议发起人应对责任人的执行情况进行监督，并提供必要的支持和协助。

二、跟踪流程

1.责任人应根据会议纪要中的行动计划，制定详细的执行方案。

2.责任人应定期向会议发起人报告执行进度，遇到问题及时沟通解决。

3.会议发起人应定期组织相关人员对会议决策的执行情况进行检查，确保工作顺利进行。

三、反馈机制

1.建立会议纪要执行反馈机制，责任人需在规定时间内反馈执行情况。

2.反馈内容应包括已完成工作、未完成工作及原因、需要支持的事项等。

3.会议发起人收到反馈后，应及时处理，并对责任人提出改进建议。

四、变更处理

1.如因特殊情况导致会议决策无法按期执行，责任人应提前向会议发起人申请变更。

2.会议发起人应根据实际情况，评估变更申请的合理性，并作出相应决策。

3.变更决策后，责任人需按照新的要求继续执行，并重新提交执行计划。

五、落实评估

1.会议发起人应定期对会议纪要的执行情况进行评估，包括完成情况、执行效果等。

2.评估结果作为相关人员绩效考核的依据之一，对未按要求完成任务的，应视情况给予处罚。

3.根据评估结果，会议发起人可对后续工作计划进行调整，以提高会议决策的执行效果。

六、归档与总结

1.会议纪要执行完成后，责任人应将相关资料整理归档，以备查阅。

2.会议发起人应组织总结会议，分析执行过程中的经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

3.总结报告应纳入公司知识管理体系，为公司未来发展提供参考。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括会议时间、会议主题、预计参会人数、所需设备等。

3.行政管理部门根据申请顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室使用。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循预定时间，按时召开会议，不得提前占用或延迟归还。

2.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议室纪律，不得吸烟、乱丢垃圾。

3.会议室设备使用前，应确保设备正常运行。如遇故障，应及时联系行政管理部门处理。

三、会议室设备管理

1.会议室设备包括投影仪、音响、话筒、白板等，行政管理部门负责设备的日常维护和管理。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，确保设备安全。

3.会议结束后，责任人应检查设备是否关闭，并确保设备处于正常状态。

四、会议室卫生与安全

1.行政管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，确保卫生状况良好。

2.会议室应配置消防器材，并定期检查，确保安全。

3.会议期间，如遇紧急情况，与会人员应按照疏散指示迅速撤离。

五、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据实际使用情况，由行政管理部门进行统计。

2.各部门会议室使用费用纳入部门预算，由各部门负责人审核、控制。

3.特殊情况下的会议室使用，如需额外支出，应提前向行政管理部门申请，经审批后方可实施。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，行政管理部门有权进行提醒、警告。

2.严重违反规定，影响会议室正常使用的，将按照公司规定给予处罚。

3.行政管理部门应定期对会议室管理规定进行宣传、培训，提高员工遵守规定的意识。

第五章附则

一、本制度的解