《政务服务全程网办电子文件单套归档规范（报批稿）》编制说明

《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》标准编制说明一、目的意义2019年4月，《关于在线政务服务的若干规定》（国令第716号）明确：符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力，从政策层面有效解决了电子文件法律效力问题。2023年7月，《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号），从国家层面对政务服务电子文件归档和电子档案管理要求予以明确，补上了保障归档电子档案真实性、完整性、合法性的关键一环，打通了政务服务电子文件形成、流转、归档、保管全流程电子化的“最后一公里”，为各地区进一步深化政务服务全程网办、一网通办提供了制度保障。政务服务全程网办、电子文件单套归档已成为时代发展的必然产物，是提升政府管理和服务效能、群众获得感的重要方式，同时也是实现政府信息资源共享、电子文件长期保存的基础条件。实现政务服务全程网办、电子文件单套归档，一是有助于提升政务服务水平，实现高频业务“网上办、掌上办、一次办”，为政务服务跨区通办、跨省通办等奠定坚实基础；二是有助于实现政务服务电子文件全生命周期管理，通过对元数据、流转信息有效记录，对电子文件的“四性检测”以及电子签章、CA等技术的应用，实现电子文件从形成、接收、归档到电子档案保存、利用、移交等环节的全流程管理，提升安全性的同时实现电子文件高效利用、长久保存；三是有助于降低行政成本，实现无纸化办公，减少政务行政性开支；四是有助于减少重复开发建设，基于制定的各项标准规范，形成的各类公共能力可被多个系统、业务直接复用，避免重复建设，节约信息化资金。本标准基于国家级政务服务单套制试点成果经验制定，填补了相关领域的标准空白，首次将政务服务全程网办与单套制归档深度融合，实现政务服务全程网办、闭环管理和电子档案单轨单套安全高效运行，可复用性高，为后续各地各级政府部门复制推广奠定坚实基础。二、任务来源2022年6月，江苏省市场监督管理局发布《关于下达2022年度江苏省地方标准项目计划的通知》（苏市监标〔2022〕192号），批准了《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》（项目序号131号）的立项。三、编制过程第一阶段：成立标准起草工作组根据任务要求，2022年6月，苏州工业园区行政审批局、苏州市数据局（苏州市政务服务管理办公室）、苏州工业园区一站式服务中心、苏州工业园区档案管理中心、苏州市质量和标准化院成立了标准起草工作组，确定任务分工和各阶段时间安排，并确定各自职责。第二阶段：起草标准初稿工作组经过调研学习、材料梳理、讨论总结等，结合现有的实践经验，多方考虑，于2023年4月完成标准的初稿。第三阶段：完成标准征求意见稿完成初稿后，工作组对初稿的框架和标准要素的科学性、合理性和可操作性进行了讨论，对提出的意见、建议进行了认真分析、理解和总结，迅速开展标准征求意见稿的编制工作。最终根据修改意见，对有关内容进行了完善，于2023年7月完成征求意见稿。第四阶段：公开征求意见及专家研讨2023年12月，江苏省政务服务管理办公室发布《关于征求<政务服务全程网办电子文件单套归档规范（征求意见稿）>意见的通知》，定向发往全省各有关部门、各设区市政务办、大数据管理局（中心）等35家单位征集修改意见，最终收到的反馈意见23条。2024年3月1日，苏州工业园区行政审批局组织召开了标准研讨会，来自江苏省政务服务管理办公室、江苏省档案馆、江苏省人力资源和社会保障信息中心、江苏省质量和标准化研究院、泰州市人力资源和社会保障局档案管理中心的5位专家对标准的框架、内容等提出了修改意见和建议共计16条。针对提出的意见和建议，标准起草工作组进行了认真的分析研究和讨论，最终采纳30条，部分采纳4条，未采纳5条。经过修改后，完成标准送审稿及编制说明。第五阶段：第一次技术审查会2024年5月23日，江苏省市场监督管理局组织召开了《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》标准技术审查会，来自江苏省档案馆、江苏省人力资源和社会保障信息中心、常州市大数据管理中心、南通市数据局、南京市标准化研究院的5位领导和专家参加了会议。会上，各位专家对标准的合法性、科学性、适用性等方面进行了审查，提出修改意见建议17条，主要侧重于两个方面：1）参照DA/T92—2022补充完善标准内容；2）建议标准内容侧重于归档。会后，标准起草工作组就专家组的意见和建议进行了讨论，17条意见建议全部采纳，对标准框架及内容的主要调整如下：1）参照DA/T92—2022，补充了电子档案单套管理的相关内容，包括信息化系统要求、可行性评估要求和安全管理要求；2）将归档要求按照事项配置阶段、预归档阶段和正式归档阶段重新梳理；3）删除了系统功能要求章节，将该章节重新梳理，提炼其中涉及归档要求的相关内容，与其他章节合并。第六阶段：第二次技术审查会2024年7月10日，江苏省市场监督管理局组织召开了《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》标准技术审查会，来自江苏省档案馆、江苏省人力资源和社会保障信息中心、常州市大数据管理中心、南通市数据局、南京市标准化研究院的5位领导和专家参加了会议。会上，各位专家对标准的合法性、科学性、适用性等方面进行了审查，提出了以下主要修改意见：1）将《电子文件单套归档范围和档案保管期限表》修改为《政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表》；2）梳理全文条款中“应”和“宜”的相关表述。与会专家一致同意标准通过审查。会后，工作组按照专家组意见，对标准进一步修改完善，形成标准（报批稿）及相关材料提交江苏省市场监督管理局。四、主要内容相关指标确立本标准的主要内容的确立依据如下：1）法律法规与政策文件：《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》以及国务院办公厅印发的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等法律法规和政策文件，有效解决了电子文件法律效力问题，为政务服务全程网办电子文件单套归档提供了法律保障；2）国家标准和行业标准：标准的框架以GB/T42727《政务服务电子文件归档规范》为指导进行搭建，主要内容参考GB/T42727《政务服务电子文件归档规范》、GB/T18894《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T92《电子档案单套管理一般要求》等政务服务和档案管理领域相关国家标准和行业标准进行确立，确保标准的科学性和合理性；3）工作实际和经验总结：归档流程和归档要求内容的确立基于首个通过国家级验收的政务服务电子文件单套归档试点经验，将试点经验总结梳理，提出了政务服务电子文件单轨单套归档模式，构建从事项库到电子档案管理系统的全流程管理模式，确保标准的先进性和可操作性。五、主要条款的说明及相关意义（一）标准构成本文件规定了政务服务全程网办电子文件单套归档的总体要求、归档流程、归档要求和电子档案单套管理要求。（二）具体内容1、总体要求：本章给出了基本原则、安全性要求、信息化系统要求、职责分工、归档方式、电子档案单套管理可行性评估等内容。2、归档流程：本章在GB/T42727《政务服务电子文件归档规范》的基础之上，将政务服务全程网办电子文件单套归档流程分为3个阶段和12个步骤，包括事项配置、事项办理、文件收集、整理、清点、形成归档信息包、生成验证信息、归档检测、数据交换、接收检测、登记编目和入库。较GB/T42727增加事项配置和事项办理两个环节，体现政务服务全程网办、电子文件单轨单套归档。3、归档要求：本章阐述了单套归档流程各个环节的细化要求。4、电子档案单套管理要求：引用GB/T18894《电子文件归档和电子档案管理规范》、DA/T92《电子档案单套管理一般要求》、DA/T93《电子档案移交接收操作规程》的相关内容，对单套归档后的档案管理工作提出要求，形成闭环。关于单套归档中涉及到的元数据描述、归档信息包要求和存储格式要求等内容，本文件直接引用GB/T42727，不再作过多表述。除以上内容以外，标准的附录A给出了提供了政务服务全程网办电子文件单套归档范围和保管期限表。六、重大分歧意见的处理过程和依据无。七、与相关法律法规和标准的关系本文件不违反相关法律法规及强制性标准，标准内容与国家标准、行业标准、省级地方标准不存在差异。与GB/T42727相比：本文件应用领域更聚焦，仅适用于实现全程网办的政务服务事项的电子文件单套归档工作；实现了单轨单套制归档，归档流程更加完整。较国标的归档流程基础上，基于首个通过国家级验收的政务服务电子文件单套归档试点经验，增加了事项配置、事项办理。档案部门在事项办理前介入，在源头配置需要归档的电子文件，设置保管期限、利用权限等，明确流转路径，实现电子文件单轨单套制归档，更具有推广性和可操作性。在GB/T42727的基础上，整合了DA/T92中关于电子档案单套管理的相关要求。八、推广实施建议（一）关于标准发行范围的要求和建议标准发布后，建议在全省有全程网办、电子文件单套归档需求的各级政务服务机构中推广实施，其他部门开展单套制归档时也可参照执行。（二）关于推广应用标准的手段和方式建议标准发布后，建议从以下方面推广应用标准，使标准真正落地见效：一是加强组织领导。成立专项工作推进小组，高位推动，压实责任分工，制定相关标准规范，统筹协调解决全程网办、电子文件单套归档工作推进中的问题。二是加强要素保障。加强人员保障，抽调专业人员，成立工作专班；加强资金保障，用于相关业务系统改造对接，保障工作顺利开展；加强技术保障，围绕工作要求，增强身份认证、电子签章等基础能力保障，确保工作顺利实施；加强绩效考核，将该项工作纳入考核，加强检查评估和考核结果的运用。三是加强宣传推广。对内制定针对不同人员的培训方案，对于单位分管领导以理念灌输为准；对业务骨干以主题业务培训为主，在理念灌输的同时加强业务改革的自觉性、主动性和业务能力；对于一线操作人员，以业务更新培训为主，注重业务实操。对外将宣传责任分解到各单位，针对不同对象制定针对性的宣传方案，综合运用专场推介、海报、短视频、折页、标语、电视台、纸媒、公众号等多种形式开展宣传。（三）关于标准贯彻效果检查和评估的建议标准宣贯实施后，建立健全标准实施的监督检查机制，将政务服务全程网办、电子文件单套归档纳入绩效考核，加强检查评估和考核结果的运用。九、起草单位和起草人信息及分工本文件的主要起草单位、主要起草人信息及分工如下：姓名单位承担的主要工作杜丰苏州工业园区行政