公司档案管理办法

公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司（以下简称“公司”）档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁路总公司、铁路局有关档案管理的规章制度，结合公司实际，制定本办法。第二条公司在铁路建设中形成的对公司工作、铁路建设具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料均属国家和公司所有，应按档案工作的有关规定进行收集和管理。第三条档案工作应纳入公司领导工作议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入各部门和有关人员的岗位责任制。第四条公司档案部门统一管理公司形成的各类档案，以维护档案的完整与安全。第二章档案工作机构及其职责第五条公司综合部设立档案室负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门档案工作进行监督、检查。公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划并组织工作计划的实施。公司综合部牵头组织并指导、监督、检查施工单位竣工档案的编制，工程验交后负责办理竣工档案的移交。第六条档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。第三章文件材料归档工作第七条公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，并定期向档案室移交集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由档案室负责整理、编目；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。第八条公司各部门主要归档内容综合部：收文、发文、会议文件、公司领导讲话、简报、会议记录、声像资料、照片（底片）、专题报告、总结、大事记等文件材料。财务部：会计档案及验工计价、各种合同文件、招投标文件和环境评价方面的文件材料。工程管理部：施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验、竣工等文件材料。安全质量部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、科研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。计划物资部：甲供物资及设备招标的文件材料。第九条公司各部门办理完毕的、具有保存价值的各种载体（照片、实物、声像材料等）的文件材料由专人负责收集齐全，分类整理，组成管理单位、编目（含电子版）后，向公司档案室移交归档。第十条各类档案文件材料的归档范围、分类、保管期限的划分、整理与编目，应符合国家、铁路总公司（原铁道部）、铁路局和公司制定的相关规定的要求。归档文件的书写及书写材料和载体材料应规范，法律手续完备。归档的文件材料应为原件，并齐全、完整、准确、系统。电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档保存。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料应与中译文一并归档。第十一条归档文件材料的整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。文书档案按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》（TB/T1588-2005）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）执行；会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》（原桥办[1997]12号）及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》（六处办[2001]61号）执行；声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》（办档〔1993〕14号执行；照片档案按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。第十二条归档时间文书档案：当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。基本建设档案：业务部门形成的按年度归档，施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。会计档案：在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后（出纳人员不得兼管会计档案）向档案室移交。招投标档案：应在每个项目招标结束后归档。科学研究档案：应在每项科研课题完成或停止后归档。设备仪器档案：应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。第四章档案管理第十三条归档后的纸质档案和电子档案按不同类别、年度、保管期限等进行系统的排列。文书档案按年度—保管期限—类别排列；基本建设档案按线路名称—阶段—专业—里程排列；会计档案按类别—年度—保管期限排列；招投标档案按类别—项目排列；设备仪器档案按类别—设备顺序号排列；科学研究档案按项目—专业排列。第十四条对有破损或字迹模糊的档案，应及时进行修补或复制，以延长档案的寿命。第十五条档案库房要安全坚固，保持适当的温度和相对的湿度，按照“八防”（防火、防盗、防潮、防蛀、防尘、防光、防湿、防有害气体）要求，配备和添置必要的设备设施，设专人负责管理，建立定期检查和清点制度，确保档案的安全和长期保存。第十六条建立档案登记和统计制度。对档案的入库、移出、保管、利用等情况及时进行登记和统计。第五章档案利用第十七条编制多种检索工具采用不同的查询方式满足利用者需要，建立科学、快捷的计算机检索系统。第十八条制定档案借阅、摘抄、复制制度，严格履行借阅手续。严格遵守保密制度，查阅密级档案或外借工程建设档案资料须经公司领导批准。第十九条党务类档案和会计档案、人事档案只限于档案形成部门的人员查阅。第二十条携带档案外出应派专人专车，不得将档案带至公共场所。第六章档案移交与销毁第二十一条建设工程结束后各类档案应按有关规定进行移交。文书档案、会计档案待机构撤销或合并后向接管单位移交；设计文件及招投标档案待工程验交后向接管单位移交；竣工文件的编制移交按《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）和《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）执行。第二十二条没有归档和存查价值的公文，经公司有关部门鉴定和分管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。在收发文簿上加盖“销毁”戳，编制销毁清单，由分管领导签字，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。对已过保管期限确无保存价值的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报公司分管领导批准后按销毁办法实施。第七章考核、奖励与处罚第二十三条公司对有下列行为之一的部门和档案工作人员予以奖励：（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩突出的；（二）举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的。第二十四条有下列行为之