运动公司会议室管理制度

运动公司会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范运动公司会议室的管理和使用，提高会议效率，确保会议的顺利进行。会议室管理制度秉持公开、公平、高效、节约的原则。

第二条适用范围

本制度适用于运动公司内部所有会议室的预定、使用、管理及维护活动。所有公司员工、部门及外部访客在使用会议室时，均应遵守本制度。

第三条管理机构

会议管理由行政部门负责，具体职责包括但不限于会议室预定、会议设施管理、会议服务协调及会议纪律监督。

第四条会议分类

根据会议性质和规模，会议分为日常会议、部门会议、公司级会议及外部接待会议。各类会议的管理要求应结合实际情况，参照本制度相关条款执行。

第五条预定与使用

会议室的预定与使用应遵循先申请、先使用的原则。各部门需合理预估会议时间，避免会议室资源浪费。

第六条变更与取消

如遇特殊情况需变更或取消已预定的会议室，预定人应至少提前一天通知行政部门，以便及时调整会议室安排。

第七条违规处理

对违反本制度的个人或部门，将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、限制会议室使用权等。

第八条制度修订

本制度将根据公司发展和实际需要适时进行调整和修订。修订后的制度经公司领导审批后生效，并及时通知全体员工。

第九条生效与解释

本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释。如有疑问，请咨询行政部门。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人应根据会议目的、议题、参会人员等因素，确定会议类型、时间、地点及预计时长。

2.会议发起人需在会议开始前至少两个工作日提交会议申请，填写《会议申请表》，并明确会议主题、议程、参会人员名单及所需会议设施。

3.行政部门收到会议申请后，根据会议室资源及预定情况，安排合适的会议室，并通过邮件或系统通知会议发起人和参会人员。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议主持人等信息。

2.会议通知应在会议开始前至少一个工作日发送至参会人员，确保参会人员有充足的时间准备。

3.如有特殊原因需临时变更会议时间、地点等信息，应第一时间通知所有参会人员。

三、会议签到

1.会议开始前，行政部门负责设置会议签到台，并提供签到表。

2.参会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到。

3.会议主持人应在会议开始前5分钟，确认参会人员到齐，并对未签到人员进行提醒。

四、会议进行

1.会议主持人应严格按照议程进行会议，确保会议内容充实、高效。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急事项需离开会议室，应向会议主持人请假。

3.会议记录员应记录会议主要议题、讨论内容、决策结果等，确保会议纪要的准确性。

五、会议结束

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行简要总结，明确下一步行动计划及责任人。

2.会议记录员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，并发送至会议发起人和参会人员。

3.参会人员收到会议纪要后，如有异议或补充意见，应在24小时内提出。

六、会议后续跟进

1.行政部门应定期检查会议决策的执行情况，对未按期完成的任务进行催办。

2.会议发起人应对会议决策的执行结果负责，并及时向公司领导汇报。

3.对会议中提出的问题和建议，行政部门应进行汇总、分析，为公司改进管理提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录员应根据会议内容，整理出详尽的会议纪要，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果及后续行动计划。

2.会议纪要应客观、准确、清晰地反映会议内容，避免个人观点的干扰。

3.会议纪要经会议主持人审核确认后，应在会议结束后24小时内通过邮件或公司内部通讯系统发送给所有参会人员。

二、会议纪要的反馈与修改

1.收到会议纪要的参会人员应对纪要内容进行认真审查，如有遗漏、错误或异议，应在收到纪要后的24小时内提出。

2.会议记录员应根据反馈及时修改会议纪要，并再次发送给相关人员确认。

3.确认无误的会议纪要应视为最终版本，并由会议主持人签字确认。

三、会议决策的执行与跟踪

1.行政部门应建立会议决策跟踪机制，对会议纪要中明确的行动计划进行跟踪管理。

2.各责任部门应按照会议纪要中的要求，按时完成相关工作任务，并及时向行政部门报告进展情况。

3.行政部门应定期向公司领导汇报会议决策的执行情况，并对执行不力的部门或个人进行催促和提醒。

四、会议纪要的归档与查阅

1.最终版本的会议纪要应由行政部门进行归档管理，确保纪要的长期保存和便于查阅。

2.员工因工作需要查阅会议纪要时，可向行政部门提出申请，行政部门应在合理范围内提供便利。

3.会议纪要的归档和查阅应严格遵守公司保密规定，防止泄露公司内部信息。

五、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的执行情况应作为部门及个人工作考核的依据之一。

2.对于会议决策执行不力的部门或个人，公司应视情况给予相应的处罚或警告。

3.通过会议纪要的跟踪落实，公司可以不断优化管理流程，提高决策执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定

1.会议室的预定采用先申请、先安排的原则，各部门应提前规划会议时间，避免冲突。

2.预定会议室需填写《会议室预定申请表》，明确会议时间、参会人数、所需设施等。

3.行政部门负责审核会议室预定申请，并在预定确认后通知申请部门。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得提前占用或延迟退场。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，保持环境整洁，严禁吸烟、饮食等不文明行为。

3.如需调整会议室布局或使用额外设备，需提前通知行政部门协助安排。

三、会议室设施管理

1.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，如有故障应及时报修。

2.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响设备等，并定期进行维护。

3.会议室内应提供充足的文具、饮用水等，以满足会议需求。

四、会议室清洁与维护

1.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状，确保下次会议的正常使用。

2.行政部门应定期对会议室进行深度清洁，保持室内环境整洁。

3.对于违反会议室管理规定，造成设施损坏或环境污染的，将追究相关部门或个人的责任。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品，确保安全。

3.行政部门应定期进行会议室安全检查，发现问题及时整改。

六、特殊会议室管理

1.对于特殊会议室（如VIP会议室、视频会议室等），预定和使用需遵循专门的管理规定。

2.特殊会议室的设施和布局不得随意更改，使用前需经过行政部门批准。

3.使用特殊会议室，应严格按照相关规定操作设备，确保会议顺利进行。

第五章附则

1.本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

2.本制度的