会议管理制度 发文字号

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第一章总则

第一条目的与依据

为加强本公司会议管理，规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的有效实施，根据公司章程及相关规定，特制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

（二）严格控制会议规模，减少参会人员，缩短会议时间。

（三）鼓励采用现代化手段召开会议，提高会议效率。

第四条会议类型

（一）定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议。

（二）临时会议：因特殊情况需要临时召集的会议。

第五条会议组织与管理

（一）会议的组织与管理由会议主持人负责。

（二）会议主持人应确保会议的顺利进行，维护会议纪律，确保会议决策的有效实施。

第六条会议参与人员

（一）会议参与人员应按时参加，不得迟到、早退、无故缺席。

（二）会议参与人员应积极参与讨论，充分发表意见，并对会议决策负责。

第七条会议保密

会议涉及公司机密事项，参会人员应严格遵守保密制度，不得泄露会议内容。

第八条本管理制度的解释权归公司董事会。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题及目的：明确会议的议题和目标，确保会议具有针对性和实用性。

2.确定会议时间、地点：根据参会人员的时间安排和会议室使用情况，选择合适的会议时间和地点。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等。

4.准备会议材料：整理会议所需的各类文件、资料、报告等，并在会前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议纪律。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、目的、议程，并对会议纪律进行强调。

3.会议议程安排：按照会议通知中的议程逐项进行讨论，确保会议内容全面、有序。

4.会议讨论：参会人员围绕会议议题展开讨论，充分发表意见，达成共识。

5.会议决策：针对会议议题进行投票或表决，形成会议决策。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

2.记录会议讨论过程、主要观点、决策结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并以书面形式提交给会议主持人审核。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人对会议进行总结，概括会议成果，对未解决的问题进行说明。

2.将会议决策和总结及时反馈给相关部门和人员，确保决策的实施。

3.会议结束后，将会议记录、决策等资料归档，以备查阅。

五、会议督办

1.对会议决策的实施情况进行督办，确保决策落到实处。

2.定期检查会议决策的执行情况，对未按期完成的任务进行催办。

3.对会议决策实施过程中出现的问题，及时汇报给公司领导，并寻求解决方案。

六、会议评估

1.定期对会议的组织、召开、效果等方面进行评估，以提高会议管理水平。

2.根据评估结果，对会议管理制度进行修订和完善，确保制度的有效性和适应性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，由会议记录人负责整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要初稿完成后，需提交给会议主持人审核，确保内容的准确性和完整性。

4.审核通过的会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、企业内部网络等渠道通知相关人员。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并报上级领导审批。

3.相关部门应定期检查会议纪要中任务的执行情况，并及时向上级汇报进展。

4.对执行过程中遇到的问题和困难，责任人应主动协调资源，及时解决。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任人应在任务完成后，向会议主持人提供书面反馈，包括任务完成情况、存在的问题及改进建议。

2.会议主持人应定期组织会议纪要执行情况的评估，对执行效果进行评价。

3.评估结果作为对相关部门和人员工作绩效考核的依据，对未按期完成的任务进行责任追究。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理制度进行归档，确保资料的保存和可追溯性。

2.会议纪要归档后，应设置合理的查阅权限，确保公司内部相关人员能够及时查阅。

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

五、会议纪要的持续改进

1.定期对会议纪要的编制、执行、反馈等环节进行总结，查找存在的问题和不足。

2.根据总结结果，对会议纪要的管理流程进行优化和改进，以提高会议决策的执行力和效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门根据会议需求提前向行政部门申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.行政部门负责对会议室预订情况进行统筹安排，确保会议室使用的高效与公平。

二、会议室设施与管理

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，并保持设施完好。

2.行政部门定期对会议室设施进行检查和维护，确保会议顺利进行。

3.会议室内禁止吸烟、乱丢垃圾，参会人员应爱护公共财产，遵守会议室管理规定。

三、会议室使用规范

1.会议开始前，参会人员应提前进入会议室，确保会议按时开始。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，避免影响会议进程。

3.会议室内严禁谈论与会议无关的话题，确保会议高效进行。

四、会议室卫生与安全

1.行政部门负责会议室的卫生清洁工作，确保会议室环境整洁。

2.会议室内应配备消防器材，并定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议期间，如遇紧急情况，参会人员应按照疏散指示迅速撤离会议室。

五、会议室资源优化

1.行政部门定期对会议室使用情况进行统计分析，以提高会议室利用率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，节约会议室资源。

3.根据公司发展需求，适时调整会议室布局和设施，以满足不断变化的会议需求。

六、会议室违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行提醒和制止。

2.严重违反规定的，将按照公司规定给予相应处罚，并纳入个人或部门绩效考核。

3.鼓励员工积极举报违规行为，共同维护良好的会议室环境。

第五章附则

一、本管理制度的解释