涉密会议和活动管理制度

涉密会议和活动管理制度第一章总则

涉密会议和活动管理制度

第一条目的

为确保公司涉密会议和活动的顺利进行，加强会议安全管理，提高会议效率，制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于公司涉密会议和活动的组织、筹备、召开、总结及后续跟进工作。

第三条定义

1.涉密会议：指涉及公司商业秘密、技术秘密、经营秘密等敏感信息的会议。

2.涉密活动：指涉及公司商业秘密、技术秘密、经营秘密等敏感信息的各类活动。

第四条基本原则

1.保密性：涉密会议和活动应遵循国家相关保密法律法规，确保信息安全。

2.规范性：涉密会议和活动应严格按照本管理制度规定的流程进行。

3.效率性：提高会议效率，减少无效会议，确保会议目标的实现。

4.责任性：明确各岗位的职责，确保会议和活动的顺利进行。

第五条职责分工

1.会议组织者：负责会议的筹备、召开、总结及后续跟进工作。

2.会议室管理员：负责会议室的预订、布置、设备检查及现场保障工作。

3.参会人员：遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论，保守会议秘密。

4.保密工作人员：负责会议和活动的保密工作，监督参会人员遵守保密规定。

第六条会议分类

根据涉密程度和参会范围，涉密会议分为以下几类：

1.公司级涉密会议：涉及公司重大决策、战略规划、核心技术的会议。

2.部门级涉密会议：涉及部门业务、项目、技术等敏感信息的会议。

3.小组级涉密会议：涉及小组工作、项目进度、技术讨论等敏感信息的会议。

第七条会议周期

1.定期会议：根据公司业务需要，定期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

第八条会议通知

会议组织者应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等信息。

第九条会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.参会人员应保持会议秩序，关闭手机或调至静音状态。

3.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容。

4.会议期间，不得进行与会议无关的活动。

第十条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。涉及国家法律法规的部分，以国家法律法规为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需求，明确会议主题，确保会议目标明确。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题讨论的时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，并确保参会人员具备相应权限。

4.选择合适的会议室：根据参会人数、会议性质和设备需求，选择合适的会议室。

5.发送会议通知：在会议召开前，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息。

二、会议召开

1.会议签到：会议组织者应安排专人负责参会人员的签到工作，确保会议的出勤情况。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.讨论议题：按照会议议程，逐项讨论议题，鼓励参会人员积极发言，充分表达意见。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论的主要观点、决策结果等。

5.会议决策：针对讨论的议题，形成决策结果，明确责任人和完成时间。

三、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论情况进行总结，强调会议决策结果和下一步工作要求。

2.会议组织者收集会议纪要，整理会议决策和待办事项，确保会议成果的落实。

四、会议后续跟进

1.会议组织者应在会议结束后，将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和执行要求。

2.跟进会议决策的执行情况，确保各项任务按时完成。

3.对会议中提出的意见和建议进行梳理，对合理建议予以采纳并落实。

4.定期对会议效果进行评估，不断优化会议流程，提高会议质量。

五、会议资料的归档

1.会议纪要、签到表、会议通知等资料应整理归档，便于日后查询。

2.涉密会议资料应按照公司保密规定进行归档和保管，确保信息安全。

六、会议反馈

1.鼓励参会人员对会议流程、组织、效果等方面提出意见和建议。

2.会议组织者应及时收集反馈意见，对存在的问题进行改进，提高会议管理水平。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的会议记录人负责编制，确保记录准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时间等内容。

3.会议纪要编制完成后，由会议组织者审核，确保内容无误。

4.审核通过的会议纪要应及时发布给所有参会人员，以便了解会议成果和执行要求。

二、会议决策的分解与落实

1.根据会议纪要，将会议决策分解为具体的任务，明确责任人和完成时间。

2.责任人应按照任务要求，制定详细的工作计划，确保任务按时完成。

3.会议组织者应定期跟踪任务执行情况，对进度滞后或遇到困难的项目提供支持。

三、会议纪要的跟进与检查

1.设立专门的跟进机制，确保会议决策的执行情况得到有效监督。

2.定期召开跟进会议，了解各任务进展情况，协调资源，解决存在的问题。

3.对已完成任务进行验收，确保会议决策的落实质量。

四、会议纪要的更新与反馈

1.根据任务执行情况，对会议纪要进行更新，记录实际完成情况、遇到的问题和解决方案。

2.将会议纪要的更新结果反馈给相关领导和参会人员，便于了解工作动态和调整工作计划。

3.对于未按计划完成的任务，分析原因，制定整改措施，并在下一次会议中进行汇报。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其跟进记录应按照公司规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.涉密会议纪要应按照保密要求进行存储和保管，防止信息泄露。

3.定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保资料安全、便于查询。

六、会议纪要的利用与总结

1.通过对会议纪要的分析，总结会议决策的执行效果，为今后类似会议提供参考。

2.对会议纪要中反映出的问题和不足，及时进行改进，提高会议管理水平。

3.定期对会议纪要的编制、发布、跟进、归档等环节进行评估，不断优化流程，提升工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理员提供会议时间、参会人数、会议性质等信息。

2.会议室管理员根据预订信息，合理分配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.预订者需在会议前确认会议室预订情况，如有变更，应及时通知会议室管理员。

二、会议室布置

1.会议室管理员应根据会议性质和参会人数，提前布置会议室，包括座位安排、设备调试等。

2.涉密会议应在会议室门口设置保密提示，提醒参会人员遵守保密规定。

3.会议室布置应充分考虑消防安全、紧急疏散等要求，确保会议安全。

三、会议室设备管理

1.会议室管理员应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议期间，如遇设备故障，会议室管理员应立即协调技术人员进行维修，确保会议顺利进行。

3.会议室设备使用完毕后，预订者应确保设备归位，关闭电源，爱护公共财产。

四、会议室环境卫生

1.会议室管理员应保持会议室的整洁卫生，定期进行打扫和消毒。

2.会议期间，参会人员应保持会议室环境整洁，不得乱丢垃圾。

3.禁止在会议室吸烟、进食，确保会议室空气质量。

五、会议室安全保卫

1.会议室管理员应加强会议室的安全保卫工作，防止无关人员进入。

2.涉密会议期间，应加强会议室的保密措施，确保信息安全。

3.会议结束后，会议室管理员应检查会议室，确认无遗留物品，关闭门窗，确保会议室安全。

六、会议室使用规范

1.参会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，保持安静。

2.会议期间，不得在会议室进行与会议无关的活动。

3.会议室管理员有权对违反会议室管理规定的行为进行制止，并报告相关部门处理。

七、会议室资源优化

1.会议室管理员应定期分析会议室使用情况，提高会议室资源利用率。

2.根据实际需求，调整会议室布局和设备配置，提升会议室使用效果。

3.鼓励预订者合理使用会议室资源，减少无效会议，提高会议质量。

第五章附则

一、本管理制度解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以修订。

二、本管理制度的制定、修改和