第5章 报表电子课件

第5章报表5.1报表简介5.2创建报表5.3报表计算5.4报表技巧5.5报表布局5.6报表美化5.7导出与打印报表第5章报表15.1报表简介5.1.1报表的功能5.1.2报表与窗体的区别5.1.3报表的样式5.1.4报表的视图5.1.5报表的结构第5章报表25.1.1报表的功能报表是Access数据库中的一种对象，是以打印格式显示数据的一种方式，其主要作用是以多种形式组织数据库中的信息并打印输出。报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于表、查询或SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。第5章报表35.1.2报表与窗体的区别报表使用的控件和形式与窗体非常相似，但它们的功能却有本质上的不同：窗体主要用于数据输入以及与用户进行交互。报表主要用于在屏幕上或者以打印形式查看数据。第5章报表45.1.3报表的样式1．基本样式（1）纵栏式报表

以竖直方式排列数据，数据源的一个字段显示为一行，每一条记录会占据若干行的空间。（2）表格式报表以整齐的行列形式显示数据，数据源的每一条记录显示为一行，每一个字段显示为一列。第5章报表55.1.3报表的样式2．特殊样式（1）标签报表在一页中设计多个大小、格式一致的卡片式标签。（2）图表报表以图表的形式显示数据之间的关系以及统计信息。第5章报表65.1.3报表的样式2．特殊样式（3）主/子报表报表中可以再插入报表，即子报表。（4）交叉报表用交叉表查询作为数据源，显示如交叉表查询一样的布局效果。第5章报表75.1.4报表的视图第5章报表81．报表视图不分页显示报表最终生成的结果。无法修改，无法显示多列报表。2．打印预览分页显示报表打印时的效果。显示页面外观并对页面进行设置，可显示多列报表。5.1.4报表的视图第5章报表93．布局视图同时显示报表的结果和布局形式。查看数据的同时还可以调整控件的大小位置。4．设计视图

显示详细的报表结构和布局。可以添加控件以及设置格式，但无法看到真实的数据。5.1.5报表的结构第5章报表10

报表是由各种“节”和“控件”组成的。

节是报表从上到下被分成的多个区域，节内可放置若干个控件。

控件是用于显示数据和执行操作的对象，包括绑定型控件、未绑定型控件、计算型控件和ActiveX控件4种。5.2创建报表5.2.1创建基本报表5.2.2创建统计报表5.2.3创建标签报表5.2.4创建自定义报表5.2.5创建参数报表5.2.6创建图表报表5.2.7创建主/子报表5.2.8创建交叉报表5.2.9创建弹出式模式报表第5章报表115.2.1创建基本报表基于一个选定的数据库对象，快速地自动创建一个表格式报表，显示记录源中的所有字段和记录。【例5.1】使用“报表”工具创建“教师信息”报表。第5章报表125.2.2创建统计报表统计报表包含了对数据的分组、排序、汇总等功能，可以使用多个表或查询作为记录源来选择显示的字段。【例5.2】使用“报表向导”工具创建“学生成绩__课程分组”报表，要求按课程名分组并按成绩升序排列，汇总显示每门课程的平均分。第5章报表135.2.3创建标签报表

标签报表以记录为单位，显示大小、格式完全相同的独立区域，常用于制作信封、成绩通知单、商品标签等。【例5.3】使用“标签”工具创建“学生成绩__标签卡”报表。第5章报表145.2.4创建自定义报表使用“报表设计”工具和“空报表”工具，在设计视图中可以完全按照用户的需求自定义功能、设置格式，具有最高的灵活性和实用性。【例5.4】使用“报表设计”工具创建“课表预览”报表。第5章报表155.2.5创建参数报表参数报表具有交互功能，可以根据指定的条件对数据库中的记录进行查询并输出，设计的核心环节是创建作为记录源的参数查询。【例5.5】使用“报表设计”工具创建“班级查询”报表，能够查询不同班级的学生基本情况。第5章报表165.2.6创建图表报表利用图表的形式反映数据之间的关系，可以直观、形象地浏览与分析数据。在设计视图中添加图表控件能打开图表向导。【例5.6】使用图表向导创建“选课统计__图表”报表。第5章报表175.2.7创建主/子报表将一个报表作为子报表嵌入到另一个报表中组合显示，两个报表的记录源必须符合“一对多”或“一对一”的关系且具有相同的链接字段。【例5.7】使用“报表设计”工具创建“学生信息明细__主报表”报表。第5章报表185.2.8创建交叉报表在报表中显示如交叉表查询一样的布局效果。可以利用主/子报表的形式创建一个主表空白而只有子表内容的报表，也可以常规方式创建。【例5.9】使用“报表设计”工具创建“学生成绩_交叉报表”。第5章报表195.2.9创建弹出式模式报表以弹出式窗口打开报表，并始终保持在其他窗口上方，在完成报表操作之前不能对其他数据库对象进行操作。【例5.10】将例5.4创建的“课表预览”报表设置为弹出式模式报表。第5章报表205.3报表计算5.3.1分组、排序和汇总 1．创建分组、排序和汇总 2．创建汇总报表（无记录详细信息） 3．更改分组和排序的优先级 4．删除分组、排序和汇总 5．隐藏节5.3.2控件与函数 1．计算控件的创建 2．为记录添加编号第5章报表215.3.1分组、排序和汇总

分组是将具有共同特征的记录集中在一起显示。

排序是将记录按照一定的顺序排列显示。

汇总是以整体或分组的形式对数据进行统计显示。第5章报表225.3.1分组、排序和汇总1．创建分组、排序和汇总创建分组和排序的方法：在“分组、排序和汇总”对话框中单击“添加组”或“添加排序”，选择字段后就可以添加分组级别或排序级别。第5章报表235.3.1分组、排序和汇总1．创建分组、排序和汇总创建汇总的方法一：

添加分组后通过设置分组选项自动增加汇总功能。创建汇总的方法二：选择与字段绑定的控件，在“合计”命令下选择一种汇总方式后即自动增加。第5章报表245.3.1分组、排序和汇总1．创建分组、排序和汇总【例5.11】使用“报表设计”工具创建“学生成绩__姓名分组”报表，要求按学生姓名分组并按成绩降序排列，汇总显示每个学生的选课科目数和平均分。第5章报表255.3.1分组、排序和汇总2．创建汇总报表只显示组页眉和组页脚中的信息，不显示记录的详细信息。方法一：

在“报表向导”中设置汇总选项时选择“仅汇总”。方法二：在设计视图或布局视图中点击“分组和汇总”里的“隐藏详细信息”按钮。第5章报表265.3.1分组、排序和汇总3．更改分组和排序的优先级

单击该右侧的向上或向下箭头，或者上下拖动该行左侧的选择器。4．删除分组、排序和汇总删除分组时，组页眉/组页脚中的控件都将被删除。5．隐藏节如果隐藏主体节，则仅显示汇总报表。第5章报表275.3.2控件与函数

将文本框的“控件来源”属性设置为计算表达式即可在报表输出时得到计算结果。

直接在“控件来源”中输入以“=”开头的计算表达式，或利用旁边的“表达式生成器”完成。第5章报表285.3.2控件与函数1．计算控件的创建

控件在报表中处于不同的“节”，表达式计算时包括的记录范围是不同的。【例5.12】在例5.11创建的“学生成绩__姓名分组”报表中添加对每个学生的总成绩和所有学生总成绩的汇总。第5章报表295.3.2控件与函数2．为记录添加编号

文本框的“运行总和”属性用于对整个报表或分组中的记录进行累加计算，可以利用此功能对全部记录或组内记录设置编号。【例5.13】在例5.2创建的“学生成绩__课程分组”报表中对课程和学生分别添加编号。第5章报表305.4报表技巧5.4.1为控件设置唯一的名称5.4.2在打印预览时隐藏其他窗体5.4.3向报表中添加更多信息5.4.4隐藏页面页眉5.4.5增加运行时的强调效果5.4.6避免空报表第5章报表315.4.1为控件设置唯一的名称如果使用报表向导创建报表，或者在设计视图中通过“字段列表”窗格添加字段，新文本框会自动用数据源中的字段名来命名。Access不会分辨表达式中的名称到底是控件名还是字段名，所以必须将控件的名称改成一个唯一的名称，才能使Access区分控件名和字段名。第5章报表325.4.2在打印预览时隐藏其他窗体如果在Access中设置的文档显示方式是“重叠窗口”，那么以打印预览视图显示的报表可能会被屏幕上同时打开的其他窗体遮盖。利用RunReport()Function过程，能实现在打开一个报表的同时隐藏其他窗体。利用MakeFormsVisible()Function过程，使其他窗体在报表关闭后能还原显示。第5章报表335.4.3向报表中添加更多信息在打印报表时增加一些实时信息往往能提高报表的实用性。如果文本框的“控件来源”中包含报表中不存在的内容，则运行时Access会弹出一个对话框要求输入必要的信息作为文本框的内容来显示，而输入的内容就会被输出在报表上。第5章报表345.4.4隐藏页面页眉有时只需要在报表的第一页显示页面页眉和页脚，比如一份多页的发票或发货单上包含的条款与条件只需要在第一页页眉显示一次就够了。在报表中添加一个文本框控件，“控件来源”设置为“=HideHeader()”。FunctionHideHeader()Reports![ReportName]．页面页眉．Visible=FalseHideHeader=TrueEndFunction第5章报表355.4.5增加运行时的强调效果可以通过将某个控件的“可见”属性设置为“否”来隐藏这个控件，当这个控件需要显示时再通过运行时的代码将“可见”属性设置为“是”来显示这个控件。在运行时通过某个控件的属性值决定另一个控件是否显示或者如何显示，这样设计的报表在运行时会随着数据的变化用不同的格式显示需要突出强调的信息，重点更加清晰。第5章报表365.4.6避免空报表如果报表中没有可以显示的有效数据，打开报表时控件对应的数据区域会显示为空白。将Report_NoData()过程设置为报表的“打开”事件属性用以检查有效数据，当无数据可显示时就设置一个标志以取消报表的显示和打印。PrivateSubReport_NoData(CancelAsInteger)MsgBox"报表中没有数据"Cancel=TrueEndSub第5章报表375.5报表布局5.5.1布局的概念5.5.2布局的创建5.5.3使用布局快速更改设计第5章报表385.5.1布局的概念

布局就是通过网格线帮助用户在报表中轻松地对齐控件或者调整控件大小的版式。

布局是一系列控件组，可以将它们作为一个整体来调整。第5章报表395.5.2布局的创建方法一：

使用“报表”工具创建的表格式报表自动应用布局。方法二：在空报表中从“字段列表”窗格添加字段时自动应用布局。方法三：

在布局视图或设计视图中选择控件后添加布局。第5章报表405.5.3使用布局快速更改设计使用布局后，各种控件将分别放置于布局单元格中，因此可以快速地对报表中的单个或多个控件同时进行调整和设置。第5章报表415.6报表美化5.6.1报表的外观设置5.6.2在报表中使用条件格式5.6.3添加图像和线条5.6.4插入日期和时间5.6.5插入徽标5.6.6插入页码5.6.7强制分页5.6.8使用主题第5章报表425.6.1报表的外观设置属性表的“格式”选项卡功能区的“格式”选项卡第5章报表435.6.2在报表中使用条件格式

根据值本身或包含值的计算使报表中的数据显示不同的格式。1．对报表控件应用条件格式2．更改条件格式规则的优先级第5章报表445.6.3添加图像和线条1．图像

可以在报表的任何位置添加图片用作徽标、横幅或背景。2．线条

可以使用直线来分隔控件，可以