会议管理制度宣传

会议管理制度宣传第一章总则

为确保会议的效率与效果，提高公司决策品质，加强会议的组织与管理，特制定本会议管理制度。本制度适用于会议管理制度宣传活动中所有会议的组织、召开及管理。

一、会议目的

1.保障公司内部沟通顺畅，提高决策效率；

2.促进各部门之间的协作，共同推进公司战略目标实现；

3.激发员工积极性和创造力，提升团队凝聚力；

4.加强公司内部管理，规范会议行为。

二、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度会议等；

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如项目协调会、专题讨论会等；

3.外部会议：与外部单位或合作伙伴共同举办的会议。

三、会议原则

1.务实高效：会议内容应具有针对性和实用性，避免形式主义；

2.充分准备：会议召开前，应做好相关准备工作，确保会议质量和效果；

3.民主集中：鼓励与会人员积极发言，充分表达观点，同时尊重集中决策；

4.保密原则：会议内容涉及公司机密，与会人员应严格遵守保密规定。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者负责会议的筹备、召开和总结工作；

2.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员及议程；

3.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，并于会议结束后及时发送给相关人员；

4.会议组织者应确保会议场地、设备、资料等准备工作到位。

五、会议参与人员

1.公司全体员工应积极参加公司召开的各类会议；

2.各部门负责人应确保本部门相关人员按时参加相关会议；

3.会议参与人员应遵守会议纪律，按时到会，不无故缺席、迟到或早退；

4.会议参与人员应认真履行职责，积极参与讨论，为公司发展提出建设性意见。

本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

会议筹备

1.确定会议目的：明确会议要解决的核心问题或要达成的目标，确保会议具有针对性和实用性。

2.确定会议类型：根据实际需求，选择适当的会议类型，如定期会议、临时会议或外部会议。

3.确定会议时间与地点：选择合适的会议时间，避免与重要工作冲突；并根据参会人数、会议性质等选择合适的会议室。

4.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时长，提前将议程通知给参会人员。

会议通知

1.发布会议通知：明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及会议准备工作要求。

2.通知方式：可采用电子邮件、企业内部通讯工具、电话等方式进行通知，确保相关人员收到通知。

会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到会。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程，引导会议进程。

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，邀请相关人员进行发言。

4.会议讨论：鼓励与会人员积极发言，充分表达观点，针对议题展开讨论。

会议决策

1.集中意见：主持人对讨论情况进行总结，梳理各方观点，形成共识。

2.决策制定：根据讨论结果，由主持人或相关负责人提出决策方案。

3.表决通过：对决策方案进行表决，参会人员投票或表态，超过半数同意即可通过。

会议总结

1.会议纪要：会议结束后，由指定人员整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论情况、决策结果等。

2.纪要发送：将会议纪要发送给参会人员及相关领导，以便了解会议内容并落实决策。

3.总结反馈：收集参会人员对会议的意见和建议，为今后会议改进提供参考。

会议后续工作

1.任务分配：根据会议决策，明确责任人和完成时限，确保决策落实。

2.跟踪落实：会议组织者或指定人员对会议决策的执行情况进行跟踪，确保工作顺利进行。

3.进度汇报：责任人定期汇报任务完成情况，对存在的问题及时进行调整和解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的编制与发布

1.会议纪要的编制应在会议结束后尽快完成，确保内容的准确性和完整性。

2.纪要应包含会议的日期、时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、决策结果、任务分配及责任人等信息。

3.会议纪要由指定的记录员负责整理，并由会议主持人或主要决策者审核确认。

4.纪要发布前，应确保涉及机密信息的内容得到适当处理，避免泄露。

5.会议纪要应通过公司内部通信系统或邮件群发的方式，及时发送给所有参会人员及相关利益方。

任务分配与执行

1.根据会议纪要中的决策内容，明确每项任务的责任人，并指定完成任务的时限。

2.责任人应立即着手开展相关工作，确保任务按计划推进。

3.对于涉及多部门协作的任务，应指定一个牵头人，负责协调各部门的工作，确保协同高效。

跟踪监督与进度汇报

1.会议组织者或指定的人员应定期对会议决策的执行情况进行跟踪监督。

2.跟踪监督应包括对任务进度、遇到的问题和解决方案的评估。

3.责任人应定期向会议组织者或指定人员汇报任务进展情况，及时沟通存在的问题和困难。

4.对于进度滞后或遇到重大问题的任务，应及时上报，以便采取相应措施，确保决策落实。

反馈与评估

1.会议组织者应建立反馈机制，收集与会人员对会议纪要执行情况的意见和建议。

2.定期对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为未来会议的改进提供参考。

3.对于执行过程中发现的问题，应及时调整策略和计划，确保问题得到有效解决。

记录与归档

1.会议纪要及其执行情况的相关记录应进行归档，以备后续查询和审计。

2.归档资料应包括会议纪要、任务分配表、进度报告、反馈意见等。

3.归档工作应由专人负责，确保资料的完整性和可追溯性。

第四章会议室管理规定

会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定管理人员提交会议室申请。

2.申请书中应包括会议主题、预计参会人数、会议时间、所需设备等详细信息。

3.行政部门或管理人员根据申请内容，合理安排会议室，并在预订成功后通知申请人。

会议室准备

1.会议组织者应提前检查会议室设施，确保投影仪、音响、白板等设备正常运行。

2.根据会议需求，提前布置会议室，包括座位安排、资料准备、饮用水等。

3.会议开始前，确保会议室整洁，环境舒适，为参会人员提供良好的会议氛围。

会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持室内卫生。

2.会议期间，请保持手机静音，避免影响会议进程。

3.会议室内禁止大声喧哗，尊重他人发言，遵守会议纪律。

4.会议结束后，请及时将会议室恢复原状，关闭设备电源，节约能源。

会议室设备管理

1.定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备处于良好状态。

2.会议室内设备使用过程中如出现故障，应立即报修，避免影响会议进行。

3.对于贵重设备，应制定专门的管理制度，明确使用和保管责任人。

会议室安全与保密

1.会议室应安装适当的安全设施，如监控、消防设备等，确保会议安全。

2.会议室内涉及公司机密内容的讨论，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

3.会议结束后，应将涉及机密的资料及时收回，防止丢失或泄露。

会议室维护与改进

1.定期收集参会人员对会议室的意见和建议，不断改进会议室管理和服务。

2.根据实际需要，适时更新会议室设备，提升会议体验。

3.加强会议室管理人员培训，提高服务水平，为会议的