会议室礼仪服务管理制度

会议室礼仪服务管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室的管理，制定本《会议室礼仪服务管理制度》（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部各类会议的组织与召开，以及会议室的管理工作。

一、会议目的

1.会议旨在加强公司内部沟通与协作，提高决策效率，促进各项工作任务的顺利完成。

2.会议应注重实际效果，避免形式主义，确保议题明确、讨论充分、决策科学。

二、会议类型

1.公司级会议：包括年度工作会议、季度总结会议、月度例会等。

2.部门级会议：包括部门例会、专题讨论会、项目协调会等。

3.其他临时性会议：根据工作需要，由相关部门组织召开。

三、会议原则

1.精简高效：会议应尽量精简，严格控制会议时间、规模和频率。

2.议事公开：会议内容应公开透明，确保与会人员充分了解会议议题和决策过程。

3.原则决策：会议决策应遵循公司规章制度，确保决策的科学性和合规性。

四、参会人员

1.与会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.与会人员应保持会议秩序，尊重发言人，积极参与讨论，并提出建设性意见。

3.与会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和敏感信息。

五、本制度的解释权归公司行政管理部门所有，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或调整。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议室的管理秩序，提高会议质量。

六、本制度的修改和废止，由公司行政管理部门负责提请公司领导审批，并予以公告。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的筹备、进行和结束等流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议主题和预期目标，确保会议的针对性和实效性。

2.拟定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定会议议程，包括会议议题、时间安排、与会人员等。

3.通知与会人员：会议组织者应在会议召开前，提前通知与会人员，确保相关人员按时参加。

4.准备会议材料：会议组织者应根据会议议程，准备相关会议材料，包括会议背景资料、议题资料、决策草案等。

5.安排会议室：会议组织者应提前预订会议室，确保会议室设施齐全、环境舒适，满足会议需求。

6.技术设备检查：会议组织者应提前检查会议室内的音响、投影、网络等设备，确保设备正常运行。

二、会议进行

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，以便统计参会人数和人员。

2.会议主持人介绍会议主题和议程：会议主持人应在会议开始时，简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.讨论议题：根据会议议程，逐项讨论议题。与会人员应充分发表意见，展开讨论。

4.决策表决：对于需要决策的议题，会议主持人应组织与会人员进行表决，形成会议决议。

5.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决策结果等。

三、会议结束

1.总结发言：会议主持人应对会议进行总结，强调会议决议和下一步工作安排。

2.闭会：会议主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

3.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应尽快整理会议纪要，将会议内容、决策结果等形成书面材料。

4.会议纪要分发：将整理好的会议纪要分发给与会人员，以便相关人员了解会议内容和执行会议决策。

5.跟踪落实：会议组织者应跟踪会议决策的执行情况，确保会议决议的落实。

本章对会议流程的详细阐述，旨在规范会议的组织与召开，提高会议效率，为公司各项工作的顺利推进提供有力保障。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策的依据和执行的基础。本章将重点阐述会议纪要的整理、发布和跟踪落实等环节，确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要的整理应在会议结束后尽快进行，确保内容的准确性和时效性。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等。

3.会议纪要应由会议记录人或指定专人负责整理，并经会议主持人审核确认。

4.审核无误后，会议纪要应以书面形式发布，通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式分发给与会人员及相关执行部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.对于会议形成的决策，应进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.会议组织者应与相关部门沟通，确保决策执行的可行性和资源支持。

3.各责任部门应根据会议纪要和分解任务，制定详细的执行计划，并纳入日常工作安排。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

2.各责任部门应按时向会议组织者报告决策执行进度和结果。

3.对于执行中遇到的问题和困难，会议组织者应及时协调资源，协助解决。

四、会议决策执行的反馈与评估

1.会议决策执行完毕后，责任部门应提交执行情况的书面报告。

2.会议组织者应对照会议纪要和执行计划，对决策执行效果进行评估。

3.根据评估结果，对执行情况进行总结，对存在的问题提出改进措施，并在后续会议中进行反馈。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以便日后查阅。

2.公司员工应有权查阅相关会议纪要，了解公司决策和执行情况。

3.会议纪要的归档和查阅应遵循公司保密规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

会议室是公司内部进行会议、培训、接待等重要活动的场所。为保障会议室的正常使用，提高使用效率，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门或指定人员进行预订。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政管理部门合理安排会议室。

3.预订成功后，会议组织者应按照预定时间、地点召开会议，不得随意更改或占用其他会议室。

二、会议室设施与设备管理

1.行政管理部门应定期检查会议室设施和设备，确保其正常运行。

2.会议组织者在使用会议室前，应检查设施和设备是否齐全、完好，如有问题及时向行政管理部门报修。

3.与会人员应爱护会议室设施和设备，不得随意损坏或搬离。

三、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净、整洁，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，将废弃物品放入指定垃圾桶。

3.行政管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，确保会议室环境卫生。

四、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态。

2.会议组织者应确保会议内容符合公司规定，不得在会议室内进行违法、违规活动。

3.会议室内严禁私拉乱接电源线、网线等，确保消防安全。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、设置消防设施等。

2.会议组织者应确保会议室在使用期间的安全，如遇紧急情况，及时启动应急预案。

3.与会人员应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容和涉及的商业秘密。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为公司内部提供一个良好的会议环境，保障会议的顺利进行。

第五章附则

为确保本《会议室礼仪服务管理制度》的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

二、本制度自颁布之日起执行，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或调整。

三、各部门应认真贯彻执行本制度，如有违反，将按照公司相关规定予以处理。

四、本制