企业会议规范管理制度

企业会议规范管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为确保企业会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策质量，制定本制度。企业会议应遵循高效、务实、民主、保密的原则。

第二条适用范围

本制度适用于企业内部各类会议的管理，包括但不限于董事会议、总经理办公会议、部门例会、专题协调会等。

第三条会议分类

根据会议的性质和内容，将会议分为以下几类：

1.决策性会议：针对企业重大事项进行讨论、决策的会议。

2.报告性会议：汇报工作、交流经验、传达信息的会议。

3.协调性会议：解决跨部门、跨单位之间问题的会议。

4.培训性会议：提升员工业务技能、综合素质的会议。

第四条组织架构

企业设立会议管理机构，负责企业会议的统筹、协调和监督工作。各部门设立会议管理员，负责本部门会议的组织和实施。

第五条会议时间

会议应合理安排时间，避免影响正常工作。常规性会议宜安排在非高峰工作时间。

第六条参会人员

会议主持人根据会议主题和内容，确定参会人员。参会人员应按时参加，确因特殊情况不能参加的，需提前向会议主持人请假。

第七条会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场。

2.会议内容涉及商业秘密和敏感信息的，参会人员应严格保密。

3.会议结束后，参会人员应按要求落实会议决策和任务。

第八条制度修订

本制度根据企业实际情况适时修订，修订后的制度经企业法定代表人批准后生效。

第二章会议流程

第九条会议筹备

1.会议主持人或会议管理员根据工作需要，确定会议主题、时间、地点和参会人员。

2.会议主持人提前制定会议议程，明确会议讨论的重点和目标。

3.会议管理员负责通知参会人员，并在会议前至少一天将会议议程、相关资料发送给参会人员。

第十条会议召开

1.会议主持人应按时宣布会议开始，并简要介绍会议主题、议程和预期目标。

2.会议期间，主持人应引导讨论，确保会议围绕主题进行，避免偏题。

3.参会人员应积极参与讨论，充分表达自己的观点和建议。

第十一条会议决策

1.会议主持人对讨论事项进行总结，提出决策方案。

2.与会人员对决策方案进行表决，表决方式可根据实际情况采取口头表决、举手表决或投票表决。

3.决策结果由会议主持人宣布，并对决策事项进行明确分工。

第十二条会议记录

1.会议管理员负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，并在会议结束后及时整理成会议纪要。

第十三条会议总结与反馈

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行简要总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议纪要由会议管理员在会议结束后的一定工作日内发送给参会人员，以便了解会议内容并进行相关工作部署。

第十四条会议延期与取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议主持人应及时通知会议管理员和参会人员。

2.会议管理员负责重新安排会议时间、地点，并重新通知参会人员。

第十五条会议资料的归档与保管

1.会议纪要、表决记录等会议资料应归档保存，便于日后查询和追溯。

2.会议管理员负责会议资料的保管工作，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十六条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议管理员在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到初稿后的48小时内完成审核，确保纪要内容准确无误。

3.审核通过的会议纪要应由会议管理员在72小时内通过企业内部通讯系统或邮件发布给所有参会人员及相关部门。

第十七条任务分配与责任落实

1.会议纪要中应明确各项决策的具体执行任务，并将任务分配给相应的责任人和执行部门。

2.责任人应在接到任务后的一定工作日内制定详细的工作计划，并报告给会议主持人。

3.会议管理员应跟踪任务执行情况，定期向会议主持人汇报进度。

第十八条执行监控与协调

1.会议主持人应定期检查会议决策的执行情况，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

2.会议管理员应作为协调沟通的桥梁，协助责任人和执行部门解决执行中的障碍。

第十九条执行反馈与评估

1.责任人应在任务完成后的一定工作日内向会议主持人提供执行反馈，包括完成任务的情况、遇到的问题和改进建议。

2.会议主持人应组织对会议决策执行效果的评估，总结经验教训，为今后的决策提供参考。

第二十条未执行事项的处理

1.对于未按期执行或执行不力的任务，会议主持人应查明原因，制定整改措施，并督促相关部门和责任人尽快完成。

2.严重违反会议决策的行为，应按照企业相关规定追究责任。

第二十一条持续改进

1.会议纪要的跟踪落实情况应作为企业会议管理制度改进的重要依据。

2.企业应定期对会议管理制度进行评审，根据执行情况调整和完善相关流程和规定，以提高会议效率和决策质量。

第四章会议室管理规定

第二十二条会议室预订

1.企业应设立专门的会议室预订系统，以便于各部门预订使用。

2.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、日期和时间等信息，并由会议管理员进行统一安排。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于重要或紧急会议，会议管理员有权进行优先级调整。

第二十三条会议室配置与维护

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于音响设备、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.企业应定期检查和保养会议室设施，确保设备正常运行，为会议提供良好的硬件支持。

3.会议管理员负责监督会议室的整洁和设施完好，及时报修损坏设备。

第二十四条会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，并保持安静，不得在会议室内进行与会议无关的活动。

2.使用会议室时，应爱护公物，不得随意移动或损坏设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，将座椅归位，关闭电源和设备。

第二十五条会议室安全与保密

1.会议室应采取适当的安全措施，包括但不限于门禁系统、监控设备等，确保会议安全。

2.会议内容涉及商业秘密或敏感信息时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议管理员应负责对会议室进行安全检查，确保会议期间无录音、录像等未经授权的行为。

第二十六条会议室资源优化

1.会议管理员应定期分析会议室使用情况，提出优化建议，提高会议室的使用效率。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖，节约资源。

第二十七条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，会议管理员有权进行提醒或制止，并报告给相关部门进行处理。

2.严重违反规定造成损失或影响企业正常运作的，应按照企业规章制度追究责任。

第五章附则

第二十八条制度解释

本制度的最终解释权归企业所有，如有疑问或争议，由企业法定代表人或授权代表进行解