质量部会议管理制度

质量部会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保质量部门会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，根据公司相关管理制度，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于质量部所有层级会议的管理，包括但不限于质量分析会、质量评审会、质量改进会等。

第三条会议原则：

1.会议应坚持精简、高效的原则，减少无效和重复性会议。

2.会议内容应具有明确的目标和实际操作的指导意义。

3.鼓励公开、坦诚的讨论，尊重不同意见和建议。

第四条会议分类：

1.定期会议：按照既定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：针对特定问题或紧急情况临时召集的会议。

第五条参与人员：

1.会议应由主持人负责召集，参会人员根据会议内容提前确定。

2.主持人负责会议的进程控制，确保会议主题不被偏离。

3.参会人员应准时参加，如需请假，应提前向主持人申请。

第六条会议纪律：

1.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，避免干扰会议。

2.会议内容应保密，未经允许不得擅自泄露。

3.会议期间，不得进行与会议无关的活动。

第七条制度修订：本制度可根据公司发展和管理需要进行修订，修订方案由质量部提出，报公司领导审批后实施。

第二章会议流程

第八条会议筹备：

1.会议筹备由主持人或指定专人负责，明确会议目的、议题、议程、参会人员、时间、地点等。

2.根据会议议题，筹备人需提前收集相关资料，确保会议讨论的充分性和针对性。

3.发送会议通知，内容包括会议主题、议程、参会人员、时间、地点等，通知应提前至少两天发送，紧急会议需及时通知。

第九条会议召开：

1.会议主持人应在会议开始前5分钟到场，检查会议设备、资料准备情况。

2.会议开始时，主持人宣布会议主题、议程和预计时长，强调会议纪律。

3.会议期间，主持人应引导讨论，确保议题逐一进行，并控制好时间。

第十条会议讨论：

1.与会人员围绕议题展开讨论，各抒己见，主持人需确保讨论有序进行。

2.对于争议性问题，主持人可引导达成共识，或采取少数服从多数的原则作出决策。

3.会议讨论过程中，记录人需详细记录发言人的观点、建议和决策结果。

第十一条会议决策：

1.对于需要决策的问题，主持人应根据讨论情况，明确表态，形成会议决策。

2.会议决策应具有可操作性和执行力度，必要时可制定行动计划和责任人。

3.会议决策需记录在案，并由记录人整理成会议纪要。

第十二条会议总结：

1.会议接近尾声时，主持人对会议讨论和决策情况进行简要总结。

2.对未解决的问题，主持人应明确后续处理方式，包括责任人、跟进时间和预期结果。

3.会议结束后，主持人提醒与会人员关注会议纪要的发布和执行。

第十三条会议结束：

1.会议结束后，主持人宣布散会，并感谢与会人员的参与。

2.记录人需在会议结束后24小时内整理完成会议纪要，并发送给主持人审核。

3.主持人审核通过后，会议纪要应在48小时内发送给所有与会人员，并按照需要抄送相关部门和人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条会议纪要的编制与发布：

1.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、决策事项、行动计划及责任人等内容。

2.会议纪要由记录人负责编制，主持人负责审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.审核通过的会议纪要应在规定时间内通过邮件、企业通讯平台等方式发布给所有相关人员。

第十五条任务分配与跟踪：

1.根据会议纪要，主持人或指定专人负责将任务分配给具体责任人。

2.责任人需在接到任务后，按照既定时间表和标准执行，并定期向主持人汇报进展情况。

3.主持人应定期检查任务执行情况，确保各项决策得到有效落实。

第十六条执行情况的反馈与评估：

1.责任人完成指定任务后，需及时向主持人提供工作成果和执行反馈。

2.主持人组织相关人员对执行结果进行评估，确认是否达到预期目标。

3.如执行过程中出现问题，主持人应及时调整措施，确保问题得到解决。

第十七条后续行动与改进：

1.根据任务执行情况和评估结果，主持人可提出后续改进措施，以优化工作流程或解决存在的问题。

2.重要的改进措施应记录在案，并在后续会议中作为议题进行讨论和决策。

3.主持人负责监督改进措施的实施，确保持续改进和提升工作效率。

第十八条会议纪要的存档与查阅：

1.会议纪要应作为重要文件进行存档，以备日后查询。

2.存档的会议纪要应按照公司规定的期限和方式进行保存。

3.任何需要查阅会议纪要的人员，应通过正当程序申请，确保信息的安全和保密。

第十九条责任追究与激励机制：

1.对于未能按期完成或执行不力的任务，应追究责任人的责任，并根据公司规定给予相应的处罚。

2.对于执行出色、贡献突出的个人或团队，应给予表彰和奖励，激发工作积极性和创新能力。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订：

1.会议室预订采用预约制度，由需召开会议的部门或个人提前向行政管理部门或指定人员提交申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便行政管理部门进行合理安排。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，已预订的会议室如无特殊情况不得随意变更或取消。

第二十一条会议室布置与设备管理：

1.行政管理部门负责会议室的日常维护、清洁和布置工作，确保会议室环境整洁、设施齐全。

2.会议室内的设备应定期检查、保养，保证会议期间的正常使用。

3.会议召开前，预订人应检查会议室设备是否齐全、功能正常，如有问题及时与行政管理部门联系解决。

第二十二条会议室使用规范：

1.会议室内禁止吸烟、进食，不得随意移动室内设施，保持室内安静、整洁。

2.会议结束后，预订人应确保会议室恢复原状，关闭所有设备电源，妥善保管会议资料。

3.如会议室内设备在使用过程中出现故障，应立即报告行政管理部门进行维修。

第二十三条会议室安全与保密：

1.会议室应安装必要的安全设施，如监控、消防设备等，确保会议安全。

2.会议期间，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和敏感信息。

3.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

第二十四条会议室使用费用：

1.会议室使用费用根据公司相关规定执行，由预订部门承担。

2.预订人应按照实际使用情况，合理估算会议室使用费用，并在会议结束后向财务部门报销。

3.行政管理部门应定期对会议室使用情况进行统计，为优化会议室资源分配提供数据支持。

第二十五条违规处理：

1.对于违反会议室管理规定的行为，行政管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.造成的损失或损坏，责任人需承担相应的赔偿责任。

3.违规行为将作为个人或部门绩效考核的依