会议室上墙管理制度

会议室上墙管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，规范会议室的管理与使用，特制定本会议室上墙管理制度。本制度适用于公司内部所有层级会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、专题讨论会等。

一、目的与原则

1.本制度旨在提高会议效率，促进信息沟通，确保会议资源合理分配及有效利用。

2.会议应遵循务实、高效、公开、透明的原则，严格控制会议规模和时间，提倡精简发言，禁止空谈和扯皮。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有使用会议室召开的各种形式的会议。

2.对于特殊性质的会议，如涉及商业机密、敏感话题等，可根据实际情况在本制度基础上制定相应的补充规定。

三、会议室分类

1.按照功能与容纳人数，会议室分为大、中、小三种类型。

2.各类会议室的使用权限、预定流程及配置标准，由行政部门统一规定并公告。

四、会议管理制度

1.会议管理制度包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等部分。

2.各部门应按照本制度要求，切实加强对会议的管理，确保会议的顺利进行。

五、制度执行与监督

1.行政部门负责本制度的制定、修改、解释及监督执行。

2.各部门应积极配合行政部门的监督与管理工作，对违反本制度的行为及时制止并上报。

六、制度修订

1.本制度根据公司业务发展及管理需要，适时进行修订。

2.修订后的制度经公司领导审批后，由行政部门负责公告并监督执行。

本制度的制定与实施，旨在为公司创造一个高效、有序的会议环境，提高工作效率，促进公司发展。请各部门严格遵守，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为公司会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据实际工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.召集人与参会人员：会议发起人应确定会议召集人，并根据会议主题邀请相关参会人员。

3.会议时间与地点：行政部门负责安排会议室，会议发起人应提前与参会人员确认会议时间，确保会议场地和时间安排合理。

4.会议通知：会议发起人需提前至少1个工作日发出会议通知，包括会议主题、时间、地点、参会人员等信息。

二、会议议程

1.会议议程制定：会议发起人应根据会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的议题和顺序。

2.会议议程审核：会议召集人负责审核会议议程，确保会议内容全面、合理。

3.会议议程发布：会议发起人应在会议开始前至少1个工作日，将会议议程发送给参会人员。

三、会议签到

1.会议签到：会议开始前，由行政部门负责组织会议签到，确保参会人员准时到场。

2.签到记录：行政部门应记录会议签到情况，作为考核参会人员出勤的依据。

四、会议进行

1.会议主持人：会议主持人由会议召集人或指定人员担任，负责引导会议讨论，确保会议有序进行。

2.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、结论和待办事项。

3.发言顺序：会议主持人应按照会议议程，控制发言顺序和时间，确保会议高效进行。

4.会议讨论：参会人员应积极参与讨论，提出建设性意见，禁止发表与会议主题无关的言论。

五、会议总结

1.会议结论：会议主持人应在会议结束时，对会议讨论的议题进行总结，明确会议结论和下一步行动计划。

2.会议纪要：会议记录人应在会议结束后1个工作日内，整理出会议纪要，包括会议主题、讨论内容、结论和待办事项等。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议召集人审批后，发送给参会人员。

六、会议后续

1.待办事项落实：参会人员应按照会议纪要中明确的待办事项，按时完成相关工作。

2.进度跟踪：会议发起人应对会议纪要中提出的待办事项进行跟踪，确保工作落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是确保会议成果得以落实的重要文件，本章将详细阐述会议纪要的跟踪落实流程及要求。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要责任人：会议记录人负责在会议结束后及时整理会议纪要，确保内容完整、准确。

2.会议纪要内容：会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、主要结论、待办事项、责任人及完成时限等。

3.会议纪要审批：会议纪要完成后，需提交给会议召集人审批，确保纪要内容的准确性和可执行性。

4.会议纪要发布：审批通过后，会议纪要应在1个工作日内发送给所有参会人员及相关利益方。

二、待办事项的分配与执行

1.待办事项分配：会议纪要中应明确每项待办事项的责任人，确保各项工作有人负责。

2.执行要求：责任人应按照会议纪要中规定的完成时限，制定详细的工作计划，并严格按照计划执行。

3.进度反馈：责任人需定期向会议发起人报告待办事项的进展情况，确保工作按计划推进。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.跟踪机制：会议发起人应建立会议纪要跟踪机制，对会议纪要中列出的待办事项进行定期跟踪。

2.监督责任：各部门负责人应加强对本部门内待办事项的监督，确保各项工作按时完成。

3.跨部门协作：涉及跨部门的待办事项，相关部门应加强沟通与协作，共同推动工作进展。

四、会议纪要的评估与改进

1.评估机制：会议发起人应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足。

2.改进措施：针对评估结果，制定相应的改进措施，优化会议纪要的整理、跟踪和落实流程。

3.持续优化：通过不断评估和改进，提高会议纪要的管理水平，确保会议成果的顺利实施。

五、激励机制

1.考核评价：将会议纪要的执行情况纳入员工绩效考核，激发员工积极参与会议并落实会议成果的积极性。

2.表彰奖励：对在会议纪要落实过程中表现突出的个人或团队给予表彰和奖励，营造积极向上的工作氛围。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理使用和有效管理，本章针对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订遵循“先到先得”的原则，各部门应提前预订，确保会议时间与场地的合理安排。

2.预订流程：各部门通过行政部提供的预订系统进行会议室预订，填写相关信息，包括会议主题、时间、参会人数等。

3.预订审核：行政部负责对会议室预订申请进行审核，确保预订信息的真实、准确。

二、会议室配置与维护

1.配置标准：行政部根据会议室类型和容纳人数，配置相应的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.设备检查：会议前，行政部应检查会议室设备是否正常运行，确保会议顺利进行。

3.维护保养：定期对会议室设备进行维护保养，提高设备使用寿命，降低故障率。

三、会议室使用规范

1.使用要求：会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁，爱护公共设施。

2.会议纪律：参会人员应遵守会议纪律，按时到场，手机静音，不随意离开座位。

3.会议结束后，责任人应组织参会人员共同清理会议室，恢复原状。

四、会议室安全管理

1.安全意识：使用会议室时，应增强安全意识，注意防火、防盗、防意外事故。

2.安全设施：会议室应配备必要的安全设施，如灭火器、应急灯等。

3.突发事件处理：遇有突发事件，应立即启动应急预案，确保人员安全。

五、会议室开放时间

1.开放时间：行政部根据公司实际情况，制定会议室的开放时间，并向全体员工公示。

2.特殊安排：遇有特殊情况，如节假日、公司活动等，行政部可调整会议室开放时间，并提前通知各部门。

六、违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的个人或部门，行政部有权进行提醒、警告直至取消会议室使用权。

2.处理措施：根据违规情节严重程度，对相关责任人进行通报批评、罚款等处理，并纳入个人绩效考核。

第五章附则

为确保本会议室上墙管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政部门所有。