企业文档管理文员工作细则概述

文

档

管

理

文

员

工

作

细

则

文档管理文员工作流程图

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附件2：

岗位职责

职权

1.作好企业文件档案管理工作。

2.有权拒绝打印不合格文件。

3.及进准确做好公文的处理工作。

职责

1.对文件档案归档应及时负责。

2.对文档散失、损毁负责。

3.对擅自外借文件、档案负责。

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附3

文档管理制度

文印室管理规定

1.公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请求

报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。

2.公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签

字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负

责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可以总裁办公室主任同

意后办理。

3.私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以

免影响公司的正常工作。

4.文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收

到的文件资料，应及时给有关部门，人员送发，或及时通知有关人员

到文印室来拿取回，不得延误。

5.文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或传

真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得

截留任何文件。

6.文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，

并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、

管理部门的，统一归列行政开支。

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7.文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以

上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失

的，处50元以上罚款直至辞退。

文件收发规定

1.公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公

司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。

2.文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门

校对，校对无误方能复印、盖章。

3.文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

4.属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报

送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

5.文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日

期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

秘密文件和由专人按核定的范围报送。

6.外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公室主

任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关

部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公

室应及时组织传达和落实。

企业打字、复印工作制度

1.凡以公司名义上报下发的文件，报表工作计划，总结，请示，

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报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任

免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条

印范围。

2.由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司

性的月生产，工作计划和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会

议的纪要等，也应安排打印。

3.不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全公司

性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的

范围。

4.凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部

门负责人审查同意并经XX审核修改、统一编号，有关部门会签，分

管公司领导签发，方能交付打印。

5.打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是

否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要

求的文件，打字员有权拒绝打印。

6.打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要

求统一登记。并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打安。打字时要

做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。

7.打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，

与工作无关人员不得进入打字室。

8.打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品

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领用登记费用统计工作。

9.文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。

校对者校后应在原稿上签字，以示负责。

10.凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人

负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装

订整齐。由文档管理文员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划

安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。

11.两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。

12.复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份

数或私自留存。

企业文件管理制度

（一）总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥

文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定，

结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、

电、来文、本厂上报下发的各种文件，资料。

第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室

和厂部办归口管理。

（二）收文的管理

第四条公文的签收

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1.凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要

秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和

邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮

票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件，文号、机

要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部

门，并;登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，

并分类登记编号，保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂

领导启封后，也应分别交两办理正常手续。

2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机

要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由两办主任根据文件内容和性质阅签后，

由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分

送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急

文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂

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领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传

阅，最迟不得超过两天。

第七条文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的

文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未发达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要

室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批

示，拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示

办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附

件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接

到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，

应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应

及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学

习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）发文的管理

第八条发文的规定

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1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众

团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布

置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底

稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机

构设置与业务分工统一归口以党x宇、厂x字发文。群众团体文件由

党委批转。

3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须

由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

第九条发文的范围：

1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请

示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、厂部下发文件主要用于：

(1)公布全厂规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

(3)公布工厂体制机构变动或千部任免事项；

(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福

利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)其他有关全厂的重大事项；

3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

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（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资

供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、

技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，

应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口

头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，

不备查考，可以科室名义用（工作简讯）发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名

义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

（四）发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国

家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、

条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使

用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标

题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定

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日期和密级；

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文

件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容

不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、

质量负责）；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门

重新誉写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领

导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室

打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签

名；

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分

发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分

发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经

本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

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第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时

归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾

划等。

第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事

情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工

作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢

失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、

保管、保密、催办检查工作。

(六)文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由两办负责归档，

(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重

要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、

年度报表等；

(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部

会以及各种专业例会记录；

(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党

群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会

议记录等；

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(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报

发言材料等；

(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及

本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、

像摄制品；

(9)工厂日志和大事记；

(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。’

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业

务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地

进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集

齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、

重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6

月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备

查)。

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（七）文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机

要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要

秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公文管理规定

第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问

题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、

准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政

府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第四条公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种，其他为一

般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一

份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，

阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第五条公司发文的程序为:拟搞、审核（部门领导）、签发（公司

领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第六条草拟公文应注意以下事项：

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（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地

方性行政规章。

（二）反映情况要客观，实事求是。

（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，

用语要规范。

（四）人、地、物名、51文及时间要具体、准确。

第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；

一般文件的，三天内批复。

第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明

日期，不得团阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经

领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案窒存档。有领导指示

的，还应附批复件。

第十条收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好

归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，

由总裁办收回归档。

第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：

（一）以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号;公司党总支发

文，用XX党字（XX年）XX号;以工会、共青团、妇联名义发文，用XX

政字（XX年）XX号;

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（二）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号；

（三）董事局发文，用XX董字（XX年）XX号；

（四）董事局委员会发文，用XX董汉字（XX年XX号；

（五）董事局委员会所属机构发文，用XX董XX字（XX年）XX号；

（六）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。

第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对

外发文。

第十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、

决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

档案管理制度

文书档案立卷归档制度

（一）总则

第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法）为加强本公司文

书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工

作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，

分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整

（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员

归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清

楚，不得擅自带走或销毁。

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（二）文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专

（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人

员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与

附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集

管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文

件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召

开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文

件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核

报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声

像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予

报会议费用。

第七条各部门专（兼）职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，

收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集

归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好

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交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工

作，并办理临时借用文件材料登记手续。

（三）归档范围

第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、

领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命

令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总

结。•

第十三条本公司的各种工作计,划、总结、报告、请示、批复、

会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处

分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的

剪报、照片、录音、录像等。

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（四）平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批

存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编

制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目儿的条款必须简

明确切，并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批

存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按

照"案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发

文登记簿上注明。

（五）立卷（案卷质量要求）

第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关

部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，

保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数

均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附

件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独

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立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立

卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度

的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年

度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年

立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关

规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分

的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，

附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，

应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订

的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印

页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷

内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备

考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上

以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹

要工整、清晰。

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第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件

材料应按辕糊技术要求托辕，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷，

案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面（含卷内文件目录）

一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜

内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

声像档案管理办法

（一）总则

第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实

践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、

照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含

底片）等文字说明两部分组成。

第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行

集中统一管理。

（二）声像档案资料的收集

第四条收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

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2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声

像资料；

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动

的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随文档部门其它载体形态

的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要

收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡末按规定归档的，其形

成费用不予报销，以防散失；

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件

的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

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第八条声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要

将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予

核报费用。

（三）声像档案的整理

第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，便其

系统起来，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编

号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号一流

水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代一问题分类，按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依

次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号

/（档案形态）档号。

第十二条保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可

靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作

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者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目

正确齐全；

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音

带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的

应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺；

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参

见号一摄制时间一摄制者。

2.录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按

要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条编目

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声像档案的著录依照GB3792,5—85（档案、著录规则）进行。

（四）声像档案的保管

第十七条声像档案人库前要进行检查，对已被污损的，要进行

必要的技术处理。

第十八条保管条件

底片、胶片库温度应保持在13―15度之间，相对湿度应保持

35%—45%;照片库温应保持14—24度，相对湿度应保持37・5%一

67・5%;录音、录像带库温应保持18度一24度，相对湿度应保持40%

-60%o

第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须

避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mnT;存放磁

带最好不用铁皮柜。

第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、

清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，

报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、

移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

（五）声像档案的开发利用

第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供

方便条件。

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第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根

据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华

人民共和国专利法》的有关规定办理。己移交档案馆的，所得专利收

益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊

需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将

复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按

有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位

负责赔偿。

第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举

办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发

利用现存的声像档案。

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附4

文档处理程序

、文件、档案保存年限

档案'j―存档年限永1()5321

备注

分类档案名称~J——___久年年年年年

有关公司章程类的档案O

股东大会的档案O

经

股东名册、股东印鉴名簿O

营

重要干部会议记录O

类

重要干部到职宣誓书、重要干部名册O

的

经营计划O

档

案

文

件

关于业务组织规章O

组修改组织有关的文件O

织、

单位

的档

案文

件

年度决算报告O

有关

会计

业务

的档

案方

面

员工名册O

人事

员工的履历表、户籍善本、就职宣誓书O

档案

文件

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总

务、

庶务

文件

档案

销售

业务

的档

案文

件

生产

作业

的Fi

案文

件

二、文书管理规章

□总则

第一条目的

为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本

规则。

第二条范围

本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司（含

事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及关系企业（含

公司内容）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程

之办理与控制。

□承办部门

第三条总收发部门

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总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一

办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发

部门负责文书之收受及发送。

第四条管理部门

（一）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往

的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、

资料、法律、服务训1练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最

高主管部门为管理部门。

（二）各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地

之经理室或管理处（或总务部门）为管理部门。

（三）关系企业各公司、部门问来往文书原则上以厂、处、部、室

以上部门为管理部门。

（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登

记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书末按规定处理

者，管理部门不得受理。

第五条主办及会办部门

（一）文书内容所涉及的业务主办部门为核项文书的主办部门，如

有涉及其他部1门时，其他部门则为核项文书的会办部门。

（二）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如

下表

资料服送对象主办部门提供部门备注

一、金融机构财务部门各公司会计处

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二、主管机构

（-）税务主管机构各公司会计处各公司会计室

（二）商业及证券主法律事务所各分司会计处

管机构

（三）工厂主管机构各公司总经理或独立各分司会计处及技会：法律事务室

（四）外汇贸易主管厂区之管理部门术、工务部门

机构资材部各分司会计处会：法律事务室财务

部如发布资料涉及公

司业务政策事项应报

三、报界资料秘书室各公司总经理室告长核定后始得向外

四、业务往来客户营业部门由营业部门委请设计宣布

五、股东及一般性客各公司总经理室编制（一）务求文字简要，

户营业部门各公司及总管理处有设计新颖，以便作为

关部门企业宣传之辅助工

具。

（-）编印前先会法

律事务室

□行文

第六条行文类别

（一）函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人

或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

（二）公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

（三）便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时

使用。

（四）签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。

（五）电报:业务处理须以电报行文时使用。

（六）表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可

依实际需要印为固定格式使用。

（七）其他:1.司法文书依据司法部门规定程序实施;诉讼文书，依

政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。

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2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。

第七条行文名义、署名及印信借用

（一）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：

1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：

属政策性或影响公司重大权益的行文。

2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：

对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市

政府及其所属一级机构等之行文。

3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

A对省政府、市政府所属二级机构等的行文。

B对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。

C对税务、金融机关的行文。

D总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文（但本款第六

项另有规定者从其规定）。

4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。

对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的

行文。

营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范

围内对客户、厂商之行文。

5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。

营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范

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围内对客户、厂商的行文。

6.以部门名义盖部门章：

A采购部门对厂商的行文。

B人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公

民营事业、民间机构或个人的行文。

7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位

元经理者，得盖用公司公章行文。

8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信

使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。

（二）关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、

用印：

1、正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔

签字章为之;以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，

盖用部门章。

2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部

门章。

3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部

门章。

4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签

字章签署。

（三）公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业

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务（如进出口、税务、关税、劳保、投标等），须加盖公司或业务专用

章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职

衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或

私章。

（四）特定签署人及印信的文件从其规定。

（五）需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。

第八条行文的判行权限

（一）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判

行。

（二）以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司

对外行文得由经理（主任）判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理

判行。

（三）以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。

（四）以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。

（五）以部门名义行文者，应由部门主管判行。

（六）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。

（七）因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使

用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各

该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为

之。

（八）固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主

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办部门主管依式行文。

□文书处理程式

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