医院文档管理与归档制度

医院文档管理与归档制度第一章总则第一条目的和依据为规范医院内文档的管理和归档工作，提高信息的实时性、准确性和可靠性，保护医院的各类文档资料的安全性，特订立本制度。第二条适用范围本制度适用于医院内全部部门、各级员工，包含纸质文档和电子文档的管理和归档。第三条定义文档：指医院内各部门、岗位、人员所产生的各类书面资料和电子文件，包含但不限于会议纪要、报告、通知、通告、规章制度、手册、合同、科研论文、病历等。纸质文档：指打印、拷贝、复印的纸张文档。电子文档：指以电子形式存储的文件，包含电子表格、文本文档、图像文件、音频文件、视频文件等。第四条文档管理的原则规范性原则：文档必需符合医院相关规章制度的要求。完整性原则：文档必需完整、准确、真实，并记录相关操作人、时间等信息。保密性原则：文档必需依照保密级别进行分类和存储，确保信息不被非授权人员取得。存储与维护原则：文档必需依照不同的存储介质进行妥当保管，确保其可读性和可用性。归档与销毁原则：文档必需依照规定时间进行归档和销毁。第二章文档管理第五条文档分类医院的文档分为以下几类：—公共文档：经过医院行政部门审核批准，具有普遍适用性的文档，包含规章制度、流程文件等。—科室文档：各个科室依据工作需要订立的文件，包含工作计划、工作报告等。—个人文档：各个岗位人员依据具体工作需要订立的文件，包含个人工作报告、病历记录等。第六条文档创建与修改创建文档：文档创建人应当依据文档的用途、内容和规定的格式进行创建，确保文档的准确性和规范性。修改文档：对已经创建的文档进行修改时，必需依照规定的流程和权限进行，修改后的文档要及时替换原文档，保存修改前的版本备查。第七条文档命名和编号文档命名：文档名称应简明扼要，能准确反映文档的内容，避开使用与其他文档重复的名称。文档编号：文档应依照肯定的编号规定进行编号，以便于快速查询和管理。编号应包含分类代码、发文年月日和流水号等信息。第八条文档审核和批准审核：凡涉及紧要决策、政策文件等文档，都应进行内部审核，确保其科学性、合理性和规范性。批准：经过审核的文档，由文档负责人进行批准，并加盖医院公章。审核和批准过程中应记录审核人、批准人、审核时间、批按时间等相关信息。第九条文档发布与下发发布：经过批准的文档，由文档负责人发布至指定区域，包含纸质和电子形式的发布。下发：发布后的文档，依据不同的部门和岗位进行下发，并确保下发的文档是最新版本。第十条文档备份与恢复备份：对于紧要的电子文档，应定期进行备份，并存储于不同的存储介质中，确保数据的安全性和可恢复性。恢复：对于意外删除或损坏的文档，应及时进行恢复操作，确保文档不丢失。第三章文档归档与销毁第十一条归档的分类与周期分类：文档应依照紧要性、使用频率和保管期限等因素进行分类，分为永久归档、定期归档和临时归档。周期：不同类别的文档归档周期应依据相关的法律法规和医院规定进行订立，确保文档的可追溯性和保存性。第十二条归档的步骤与掌控步骤：归档流程包含：目录编制、整理归档、审核盖章、存储登记等环节，确保文档归档的完整性和准确性。掌控：归档操作应依照权限和相关规定进行，确保文档不被非授权人员访问和窜改。第十三条归档的存储介质与环境存储介质：纸质文档应采用酸性不行降解的纸张料子，并存储于防潮、防火、防虫的环境中。电子文档应存储于可靠的服务器和数据库中。存储环境：文档存储区域应保持干燥、通风、温度适合的环境，定期检查存储介质的完好性。第十四条文档的保管与借阅保管：归档后的文档应由专人负责保管，确保文档的安全性和保密性。借阅：对于有正当理由的人员，可依据相关流程进行文档的借阅，但必需填写借阅单并经过审批，借阅文档需在规定的时间内归还。第十五条文档的销毁与档案迁移销毁：符合销毁条件的文档，应依照规定的销毁程序进行销毁，并记录销毁的相关信息，确保文档不被泄露。档案迁移：当文档的保管期限到期或存储空间不足时，应进行档案迁移，并记录迁移的相关信息。第四章督导与检查第十六条督导检查的目的和内容目的：通过督导和检查，及时发现和矫正文档管理中存在的问题，提高文档管理的规范性和有效性。内容：督导和检查的内容包含文档是否依照规定进行创建、修改、审核、批准、发布和归档，并对文档的存储环境和保管情况进行检查。第十七条督导检查的时机和方式时机：督导和检查应定期进行，可以随机抽查或有针对性地针对某个部门或岗位进行检查。方式：可以通过现场检查、查阅文档和询问工作人员等方式进行。第十八条督导检查的结果和整改结果：对于督导和检查中发现的问题和不符合要求的情况，应立刻记录，并及时向相关部门或岗位发出整改通知。整改：对于发现的问题，相关部门或岗位应及时进行整改，并报告整改结果，确保问题得到解决和改进。第五章附则第十九条本制度的解释与修订解释权：对于本制度的解