宝鸡市 会议管理制度

宝鸡市会议管理制度第一章总则

宝鸡市会议管理制度旨在规范本市各类会议的组织、召开和管理工作，确保会议高效、有序进行，提高决策效能，强化执行力，保障合法权益。以下总则对会议管理的基本原则、适用范围、责任主体等作出规定。

一、基本原则

1.高效原则：会议应围绕议题进行，注重实效，减少形式，确保时间充分利用。

2.民主原则：充分听取与会人员意见，保障发言权，促进集体决策。

3.保密原则：会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照保密规定执行。

4.公开原则：除涉及保密内容外，会议应尽量公开进行，接受监督。

二、适用范围

本制度适用于宝鸡市各级党政机关、企事业单位和社会团体召开的各类会议。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和实施，确保会议顺利进行。

2.与会人员：按时参加会议，积极参与讨论，认真履行职责。

3.会议服务人员：做好会议保障工作，包括会场布置、设备检查、资料发放等。

4.会议纪要记录人：准确记录会议内容，及时整理会议纪要。

四、会议类别

1.常规会议：定期召开，研究日常工作。

2.专题会议：针对特定议题或项目召开。

3.紧急会议：遇有重大突发事件或紧急事项时召开。

4.总结会议：阶段性工作总结或年度总结时召开。

五、会议召开时间

会议组织者应根据工作需要，合理安排会议时间，尽量避免影响日常工作。

六、会议地点

会议地点应选择交通便利、设施齐全的场所，确保会议顺利进行。

七、会议通知

会议组织者应在会议召开前，通过书面或口头形式通知与会人员，内容包括会议时间、地点、议题等。

八、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意离开会场。

3.会议内容不得泄露给未参加会议的人员。

4.会议组织者应加强对会议纪律的监督，对违反纪律的行为予以纠正。

九、本制度的解释权归宝鸡市会议管理制度制定机构所有。

十、本制度自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据工作需要和领导指示，确定会议议题，明确会议目的。

2.制定议程：将确定的议题按时间顺序排列，制定会议议程，并提前通知与会人员。

3.邀请与会人员：根据议题需要，邀请相关人员参加会议，并确保邀请对象具备相关决策权或专业知识。

4.准备会议材料：收集与议题相关的背景资料、数据报告等，制作会议材料，并在会议召开前发放给与会人员。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，通过书面或电子邮件等形式，向与会人员发送会议通知。

2.通知内容应包括会议时间、地点、议题、议程、与会人员名单等。

3.对于重要会议，可进行电话或口头提醒，以确保与会人员准时参加会议。

三、会议召开

1.会议组织者应在会议开始前检查会场设施，确保设备正常运行。

2.与会人员签到：会议开始前，与会人员应在签到表上签到，会议组织者应统计签到情况。

3.会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，明确会议议程和目的。

4.按议程进行议题讨论：会议组织者应确保会议按照既定议程进行，每个议题的讨论时间应合理分配。

5.与会人员发言：鼓励与会人员积极发言，充分表达自己的观点和建议。

6.会议主持人总结：在每个议题讨论结束后，会议主持人应对讨论成果进行总结，明确下一步工作计划。

四、会议纪要

1.会议纪要记录人应准确记录会议内容，包括议题讨论、与会人员发言、决策结果等。

2.会议纪要应按照一定的格式进行整理，便于查阅和跟踪落实。

3.会议纪要应在会议结束后尽快完成，并在规定时间内发送给与会人员。

五、会议总结

1.会议组织者应对本次会议的效果进行评估，收集与会人员的意见和建议，为今后会议的改进提供参考。

2.对于重要会议，可形成会议纪要报告，向上级领导汇报。

六、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等相关资料进行归档，以备查阅。

2.对于涉及机密内容的会议资料，应严格按照保密规定进行归档和保管。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应提交给会议主持人或主要负责领导审批。

2.审批通过后，会议纪要应以书面形式正式发布，并分发给所有与会人员及相关执行部门。

3.会议纪要的发布应及时，确保各项决策和任务能够迅速启动和执行。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和执行期限。

2.会议组织者应与相关责任人沟通确认任务要求，确保责任人理解任务内容和目标。

3.责任人应根据会议纪要中的任务分配，制定详细的执行计划，并报备给会议组织者。

三、执行过程监控

1.会议组织者或指定专人负责对会议纪要中任务的执行情况进行定期检查和跟踪。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时协调资源，提供支持，确保任务按计划推进。

3.对于重要任务的执行情况，应定期向领导汇报，以便领导及时了解工作进展。

四、进度报告与反馈

1.责任人应按照执行计划，定期提交任务进度报告。

2.会议组织者应收集进度报告，评估执行情况，并向领导提供综合反馈。

3.对于进度滞后或执行不力的任务，应分析原因，制定整改措施，并督促责任人落实。

五、结果评估与总结

1.任务完成后，会议组织者应组织对执行结果进行评估，包括任务完成质量、时效性等。

2.根据评估结果，对责任人的工作进行表扬或提出改进建议。

3.对于具有代表性的案例，应进行总结，形成经验教训，为今后类似工作提供参考。

六、档案管理

1.会议纪要及其相关的执行报告、进度报告等资料，应作为重要档案进行管理。

2.档案管理部门应确保这些资料的完整性和可追溯性，便于未来的查询和审计。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，由会议组织者提前向会议室管理部门提出申请。

2.申请时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便管理部门合理安排会议室资源。

3.管理部门应根据预订情况，及时回复会议组织者，确认会议室预订结果。

二、会场布置与服务

1.会场布置应根据会议类型和参会人数进行合理规划，确保座位充足，通道畅通。

2.会议服务人员应提前检查会议室设施，包括音响、投影仪、空调等设备，确保设备正常运行。

3.会议期间，服务人员应做好会场保障工作，如茶水供应、资料发放等。

三、会议室使用规范

1.与会人员应遵守会议室使用规范，保持会场秩序，不在会场内吸烟、进食。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，如有紧急事项，需离开会场时应尽量避免打扰他人。

3.会议结束后，与会人员应将个人物品带走，不得在会场内遗留垃圾。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备状态良好。

2.定期对会议室设备进行检修、保养，及时更换损坏或老化的部件。

3.对于重要会议，应提前进行设备测试，确保会议期间设备稳定运行。

五、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生清扫，确保空气质量良好。

2.管理部门应定期检查会议室卫生状况，对发现的问题及时整改。

3.遇有特殊疫情或卫生事件，应按照相关规定对会议室进行消毒处理。

六、会议室安全与保密

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、监控系统等。

2.管理部门应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.对于涉及机密内容的会议，应采取保密措施，如设置保密标识、限制会议资料传播等。

七、会议室使用费用结算

1.会议室使用费用应根据实际情况进行合理核算，由会议组织者承担。

2.管理部门应定期向会议组织者提供会议室使用费用清单，便于核对和结算。

3.对于违规使用会议室或造成设备损坏的行为，应按照相关规定追究责任。

第五章附则