香港公司会议日常管理制度

香港公司会议日常管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了加强香港公司内部管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和有效性，特制定本制度。本制度遵循公开、公平、高效、参与的原则，适用于公司各类会议。

二、适用范围

本制度适用于香港公司内部召开的各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。

三、会议类别

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期和议程召开的会议，如董事会、管理层会议、部门例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题研讨会、协调会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者负责会议的筹备、召开、记录和跟踪落实等工作。

2.会议参加者应积极参与会议讨论，遵守会议纪律，按时提交会议材料。

3.会议组织者应确保会议内容的保密性，涉及商业秘密的会议，参会人员需签订保密协议。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，确保决策的科学性和合理性。

2.会议决策结果应形成书面记录，并由参会人员签字确认。

3.会议决策的执行情况应纳入会议纪要的跟踪落实环节。

六、会议通知与议程

1.会议组织者应在会议召开前，提前通知参会人员，并明确会议时间、地点、议程等内容。

2.参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参会，需提前告知会议组织者。

3.会议议程应提前发送给参会人员，以便参会人员提前准备。

七、本制度的解释权归香港公司所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议的秩序和效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据公司战略发展、部门工作需要或特定议题，明确会议的主题和目标。

2.制定会议议程：会议组织者应结合会议主题，制定详细的会议议程，包括议题、讨论时间、发言顺序等。

3.确定参会人员：会议组织者应根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参会，并确保参会人员具备决策权或相关专业知识。

4.预约会议室：会议组织者应提前预约会议室，确保会议场地符合会议需求，同时布置好会议室设施，如投影仪、音响等。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，通过电子邮件、电话或即时通讯工具等方式，向参会人员发送会议通知。

2.会议通知应包括以下内容：会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议筹备组联系方式等。

3.会议通知发送后，会议组织者应跟踪参会人员的回复情况，确保参会人员及时收到会议通知。

三、会议召开

1.会议组织者应提前到达会议室，检查会议设施，确保会议正常进行。

2.会议开始时，会议组织者应简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和要求。

3.会议按照议程逐项进行，会议主持人应引导讨论，确保会议有序进行。

4.参会人员应积极参与讨论，充分表达自己的观点和意见。

四、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，记录内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

2.会议记录应及时整理，形成会议纪要，并于会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

3.会议纪要应真实、客观、全面地反映会议内容，确保会议决策的透明性和可追溯性。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应收集参会人员的意见和建议，总结会议成果和不足之处。

2.会议组织者应根据会议总结，对会议流程、议程设置等方面进行改进，以提高会议效率。

3.会议决策的执行情况应纳入会议纪要的跟踪落实环节，会议组织者应定期跟进并反馈执行结果。

六、会议资料的归档与保管

1.会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等相关资料进行归档，并妥善保管。

2.归档资料应按照公司规定的时间、方式进行保存，以备后续查询和审计。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应准确、完整地反映会议讨论的主要议题、决策结果和行动计划。

2.会议纪要编制完成后，应提交给会议组织者审核，确保纪要内容的准确性和可执行性。

3.审核通过后，会议纪要应在会议结束后的一定时间内，通过电子邮件或公司内部通讯系统发布给所有参会人员及相关部门。

二、行动计划的制定与分配

1.会议纪要中应明确各项决策的行动计划，包括任务目标、责任部门、责任人、完成时间等。

2.会议组织者应根据决策内容，合理分配任务，确保每个行动计划都有明确的责任主体。

3.责任部门和责任人接到任务后，应立即制定具体实施方案，并按照计划推进。

三、跟踪与监督

1.会议组织者应建立跟踪机制，对会议纪要中记录的行动计划进行定期跟进，确保各项任务按时完成。

2.跟进过程中，会议组织者应与责任部门、责任人保持沟通，了解任务进度，协调解决遇到的问题。

3.对于重大决策或关键任务，会议组织者可设立专项监督小组，进行实时跟踪和评估。

四、进度报告与反馈

1.责任部门应定期向会议组织者报告任务进度，报告内容包括已完成工作、未完成工作、存在问题及解决方案等。

2.会议组织者应整理进度报告，及时向公司高层或相关部门反馈，确保决策层了解工作进展。

3.对于未按计划推进的任务，会议组织者应分析原因，制定整改措施，并督促责任部门尽快完成。

五、会议纪要的更新与归档

1.随着任务的推进，会议纪要中的行动计划可能会有调整，会议组织者应及时更新会议纪要，确保其反映最新的工作情况。

2.会议纪要更新后，应再次发布给相关人员进行知悉。

3.会议纪要及相关资料在任务完成后，应按照公司规定进行归档，以备未来参考和审计。

六、效果评估与持续改进

1.会议组织者应在任务完成后进行效果评估，分析会议决策的执行情况，总结经验教训。

2.根据效果评估结果，会议组织者应不断完善会议管理制度，提高会议决策的执行力和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定负责人提出申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理安排会议室。

3.行政部门应建立会议室预约台账，及时更新预约信息，避免冲突。

二、会议室配置

1.会议室应根据会议类型和规模，配置相应的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，如有损坏，应及时维修或更换。

3.会议室应保持整洁、安静，禁止在会议室内吸烟、进食。

三、会议室使用规范

1.会议组织者应按时召开会议，会议开始前，检查会议室设施是否齐全、完好。

2.参会人员应遵守会议室纪律，按时入场，关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

3.会议结束后，会议组织者应组织参会人员整理会议室，恢复原状，关闭设施设备。

四、会议室安全管理

1.会议室应设置消防器材，确保消防通道畅通，参会人员应熟悉消防设施和逃生路线。

2.行政部门应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议组织者应关注会议内容的保密性，对于涉及商业秘密的会议，应采取措施保护会议信息。

五、会议室维护与保洁

1.行政部门负责会议室的日常维护与保洁工作，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议室使用过程中，如发现问题，应及时向行政部门反馈，以便及时处理。

3.定期对会议室进行深度清洁，保持会议室空气质量。

六、会议室预约与使用监督

1.行政部门应对会议室预约与使用情况进行监督，确保会议室资源合理分配。

2.对于违反会议室管理规定的行为，应予以制止并通报批评，情节严重者，按照公司规定进行处理。

3.定期收集会议室使用反馈，持续优化会议室管理规定，