安全部会议管理制度

安全部会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强安全部会议管理，提高会议效率，确保会议决策的及时性和有效性，根据公司相关管理制度，结合安全部实际情况，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于安全部各类会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作。

三、会议分类

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议；

3.专项会议：针对某一特定主题或项目召开的会议。

四、基本原则

1.减少无效会议，提高会议质量；

2.明确会议主题，提前准备会议材料；

3.会议时间、地点合理安排，确保参会人员按时参加；

4.会议纪要详实、准确，便于跟踪落实；

5.严格遵守会议纪律，保守会议秘密。

五、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和实施；

2.会议主持人：负责主持会议，确保会议议程顺利进行；

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要；

4.与会人员：按时参加会议，积极参与讨论，落实会议决策；

5.会议室管理员：负责会议室的预订、协调及设施维护。

六、制度修订

本制度根据公司及安全部管理需要，适时进行修订。修订后的制度经安全部负责人审批后，予以公布实施。原有制度同时废止。

七、解释权

本制度的解释权归安全部所有。如有疑问，请向安全部负责人咨询。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，确定会议主题、议程、参会人员、时间、地点等信息；

2.会议组织者提前至少三个工作日向与会人员发送会议通知，会议通知应包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员等信息；

3.会议组织者根据会议主题和议程，准备相关会议材料，并在会议前至少两个工作日发送给与会人员；

4.会议组织者负责预订会议室，确认会议室设施齐全，满足会议需求。

二、会议召开

1.会议主持人按照预定时间、地点组织召开会议；

2.会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果；

3.会议按照议程逐项进行，与会人员围绕会议主题充分发表意见，进行讨论；

4.会议主持人负责把控会议时间，确保会议议程顺利进行；

5.会议期间，与会人员应保持手机静音，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

三、会议记录与整理

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、与会人员发言、讨论结果等；

2.会议记录人应在会议结束后两个工作日内完成会议纪要的整理，经会议主持人审核后发送给与会人员；

3.会议纪要应详实、准确，反映会议讨论的重点和决策结果；

4.会议纪要发送给与会人员后，如有修改或补充意见，应在规定时间内反馈给会议记录人。

四、会议决策与落实

1.会议决策事项应明确责任人和完成时限；

2.与会人员根据会议决策，按照职责分工，积极开展工作；

3.会议组织者负责对会议决策的落实情况进行跟踪，督促责任人按时完成工作任务；

4.会议组织者定期向安全部负责人汇报会议决策的落实情况。

五、会议总结

1.定期会议结束后，会议组织者应对会议效果进行评估，总结经验教训，为今后会议提供借鉴；

2.会议总结报告应包括会议效果、存在的问题与不足、改进措施等，并在下次会议前发送给与会人员；

3.会议组织者根据会议总结报告，不断完善会议管理制度，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要由会议记录人整理完成后，需经会议主持人审核批准；

2.审核通过的会议纪要应在会议结束后两个工作日内发送给所有与会人员；

3.与会人员收到会议纪要后，需在规定时间内确认收悉，并对会议纪要的内容进行认真阅读；

4.如与会人员对会议纪要内容有异议或需要补充，应在规定时间内提出，并由会议记录人进行相应调整。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要中明确的决策事项应分解为具体的工作任务，明确责任人和完成时限；

2.责任人应根据分解的任务，制定详细的工作计划，并报会议组织者备案；

3.会议组织者应建立会议决策跟踪表，记录每项决策的执行情况，包括进度、遇到的问题和解决方案等；

4.会议组织者定期对责任人进行督促，确保会议决策按计划推进。

三、会议决策的监督与评估

1.会议组织者应定期组织对会议决策的执行情况进行检查，评估执行效果；

2.对未按计划执行的决策，应查明原因，制定整改措施，并报告安全部负责人；

3.会议组织者应定期向安全部负责人汇报会议决策的落实情况，对重大决策或关键问题及时沟通解决；

4.通过会议决策的监督与评估，不断提高决策执行力和工作效果。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经确认无误后，由会议记录人负责归档，以便日后查阅；

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行整理，便于快速检索；

3.与会人员如有需要查阅会议纪要，可向会议记录人或会议组织者提出申请，经批准后进行查阅；

4.会议纪要的归档和查阅应严格遵守公司保密制度，确保信息安全。

五、会议纪要的更新与反馈

1.会议组织者应根据会议决策的落实情况，及时更新会议纪要中的相关工作进度；

2.如会议决策在执行过程中出现重大调整，会议组织者应组织相关人员对会议纪要进行修订，并重新发布；

3.与会人员对会议纪要的更新内容如有疑问或建议，可向会议组织者反馈，共同推进工作改进。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责统一协调；

2.预订会议室时，需填写会议室预订表，包括会议主题、时间、参会人数等信息；

3.预订者应在会议召开前至少三个工作日向会议室管理员提交预订申请，并经安全部负责人审批；

4.会议室管理员根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板、网络等；

2.会议室管理员负责定期检查会议室设施，确保设施正常运行；

3.如会议室设施出现故障，会议室管理员应及时报修，并跟进维修进度；

4.会议室管理员应定期对会议室进行清洁、整理，保持环境整洁。

三、会议室使用规范

1.与会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，保持手机静音或振动；

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或搬离；

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生；

4.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭电源，保持会议室整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理员负责会议室的安全管理，确保会议期间的安全；

2.会议室应配备消防器材，并定期检查，确保消防设施正常；

3.会议期间，严禁无关人员进入会议室，会议保密工作由会议主持人负责；

4.会议结束后，会议室管理员应检查会议室，确保无遗漏文件、物品。

五、会议室管理与反馈

1.会议室管理员应建立会议室使用记录，记录每次会议的召开情况；

2.定期收集与会人员对会议室设施、环境等方面的意见和建议，不断优化会议室管理；

3.针对会议室管理中出现的问题，及时调整管理制度，提高会议室使用效率；

4.与会人员如有关于会议室管理的疑问或建议，可向会议室管理员反馈，共同改进会议室管理工作。

第五章附则

一、本管理制度自发布之