会议室日常使用管理制度

会议室日常使用管理制度第一章总则

为确保会议室的高效利用，提高会议质量，规范会议流程，制定本会议室日常使用管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及管理。

一、制度依据

本制度依据公司相关管理规定，结合实际情况，对会议室的使用、管理等方面进行规范。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类正式会议、临时会议、培训、接待等活动。

2.本制度适用于公司全体员工、各部门及分支机构。

三、会议目的

1.提高决策效率，确保公司战略、政策、计划的贯彻落实。

2.加强部门间的沟通与协作，促进信息共享。

3.提升员工素质，推动公司业务发展。

四、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.专项会议：针对特定主题或项目召开的会议。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议召集人负责，会议召集人应确保会议的顺利进行。

2.会议召集人应明确会议主题、议程、参会人员、会议时间等，并在会议前通知相关人员。

3.会议召集人应确保会议内容符合公司规定，遵循保密原则。

六、参会人员

1.参会人员应按时参加各项会议，不得无故缺席、迟到、早退。

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，提高会议效率。

3.参会人员应严格按照会议议程发言，不得偏离主题。

七、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

八、本制度自发布之日起施行，如有修改，以最新版本为准。公司原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人应根据工作需要和公司要求，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议召集人应制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等，并在会前至少一天将会议议程通知参会人员。

3.确定参会人员：会议召集人应根据会议主题和议程，确定参会人员范围，包括主持人、记录人、参会部门及人员等。

4.预约会议室：会议召集人需提前向行政部门预约会议室，并确保会议时间与其他会议不冲突。

5.准备会议材料：会议召集人应准备与会议主题相关的资料、报告等，并在会前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由记录人或行政部门工作人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：主持人应按照会议议程，引导参会人员进行讨论，确保会议有序进行。

3.会议发言：参会人员应按照议程顺序，依次进行发言。发言时，应简明扼要，紧扣主题，禁止长篇大论。

4.讨论与决策：会议主持人应组织参会人员就议题进行充分讨论，形成决策意见。

三、会议记录

1.会议记录人：会议记录人应详细记录会议内容、参会人员发言、决策结果等，确保记录真实、完整。

2.会议记录整理：会议结束后，会议记录人应对会议记录进行整理，形成会议纪要。

3.会议纪要分发：会议纪要应由会议召集人审核后，及时分发给参会人员及相关部门。

四、会议总结

1.会议召集人应在会议结束后，对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供参考。

2.会议召集人应关注会议决策的执行情况，确保会议成果得以落实。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人应宣布散会，并提醒参会人员带走个人物品。

2.会议记录人应确保会议室整洁，关闭多媒体设备，并向行政部门归还会议室。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的跟踪落实至关重要。以下是对会议纪要跟踪落实的具体规定：

一、会议纪要的编制与审核

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容详实、准确。

2.会议纪要初稿完成后，应提交给会议召集人进行审核。会议召集人应对纪要内容进行仔细审查，确保无误。

3.审核通过的会议纪要，由会议召集人签字确认，并标注正式发布。

二、会议纪要的分发与传阅

1.会议纪要经审核通过后，应及时通过电子邮件、公司内部通讯平台等方式分发给所有参会人员及相关部门。

2.各参会人员及相关部门应认真阅读会议纪要，了解会议决策内容，确保工作顺利进行。

三、会议决策的执行与跟踪

1.各责任部门应按照会议纪要中的决策要求，制定具体实施方案，明确责任人、完成时间等。

2.会议召集人应定期检查会议决策的执行情况，对进度滞后或问题突出的环节进行督促指导。

3.各责任部门应主动汇报会议决策的执行情况，对遇到的困难和问题及时沟通，寻求支持与协助。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要归档后，如有需要，可随时查阅。查阅会议纪要时，应遵循保密原则，不得泄露公司内部信息。

五、会议纪要的整改与反馈

1.对于会议决策执行过程中发现的问题，会议召集人应组织相关人员进行分析、整改。

2.整改措施应形成书面材料，及时反馈给相关人员，确保问题得到有效解决。

3.会议纪要的整改与反馈情况，应作为下次会议的参考内容。

第四章会议室管理规定

为提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前向行政部门预约会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。行政部门负责统筹安排会议室，确保会议需求得到满足。

2.会议室使用：会议室使用应遵循“先预约、先使用”的原则。未经预约，不得占用会议室。

3.会议室变更：如需变更会议室，应提前通知行政部门，以便及时调整会议室安排。

二、会议室设备管理

1.设备使用：会议室内的多媒体设备、音响、投影仪等，由行政部门负责维护和管理。使用前，请确保设备正常运行。

2.设备损坏处理：如在使用过程中发现设备损坏，应立即报告行政部门，以便及时维修或更换。

3.会议室设备操作：参会人员应掌握会议室设备的操作方法，如遇问题，可向行政部门求助。

三、会议室环境与卫生

1.保持整洁：参会人员应保持会议室整洁，禁止在会议室吸烟、进食，不得乱丢废弃物。

2.环保意识：鼓励参会人员节约用纸、用电等资源，提高环保意识。

3.会议室卫生：行政部门负责会议室的日常卫生清洁工作，确保会议室环境整洁。

四、会议室安全与保密

1.安全检查：会议前，行政部门应对会议室进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

2.保密要求：会议内容涉及公司内部信息，参会人员应遵守保密原则，不得泄露会议内容。

3.会议室钥匙管理：会议室钥匙由行政部门负责保管，借用钥匙需登记，用完后及时归还。

五、会议室维护与报修

1.定期检查：行政部门应定期检查会议室设施设备，发现问题及时报修，确保会议室正常使用。

2.报修流程：如需报修，请向行政部门提出申请，行政部门将尽快安排维修。

3.维修验收：维修完成后，行政部门应组织验收，确保维修质量。

遵循以上规定，共同维护会议室的良好环境，为公司的会议活动提供有力保障。

第五章附则

为确保本会议室日常使用管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司所有，如有争议，由公司行政部门负责解释。

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