指挥部会议管理制度

指挥部会议管理制度第一章总则

为了加强指挥部会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和权威性，根据相关法律法规及指挥部工作实际，特制定本制度。

一、会议宗旨

1.会议旨在加强指挥部内部沟通与协作，研究解决工作中存在的问题，部署安排重要工作任务，推动指挥部决策部署的贯彻落实。

2.会议应坚持民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性和有效性。

二、会议类型

1.常规会议：定期召开，研究指挥部日常工作，部署阶段性任务。

2.专题会议：根据工作需要，针对特定事项或问题进行研究讨论。

3.紧急会议：遇有重大突发事件或紧急情况时，立即召开。

4.总结会议：定期对指挥部工作进行总结，分析问题，提出改进措施。

三、参会人员

1.指挥部全体成员。

2.邀请相关单位或部门负责人参加。

3.特殊情况，可邀请专家、学者或外部人员参加。

四、会议组织

1.会议由指挥部领导负责组织，指定专人担任会议主持人。

2.会务工作由指挥部办公室负责，包括会议通知、会场布置、资料准备、会议记录等。

3.会议通知应提前发送，明确会议时间、地点、议程等内容。

五、会议纪律

1.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场。

3.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露。

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要要求，认真贯彻落实。

六、本制度自发布之日起实施，未尽事宜，可根据实际情况予以调整。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。指挥部成员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据指挥部工作需要，提前收集议题，明确会议主要讨论内容。

2.制定议程：会议主持人根据收集的议题，制定会议议程，并报指挥部领导审批。

3.发送会议通知：会务组根据审批后的议程，提前发送会议通知，确保参会人员了解会议时间、地点和议程。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会务组负责统计参会人员。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程。

3.专题汇报：涉及专题汇报的会议，相关责任人应提前准备汇报材料，并在会议中进行汇报。

4.讨论与决策：参会人员围绕议题展开讨论，提出建议和意见，会议主持人引导讨论，确保会议高效进行。

5.形成决策：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

三、会议记录

1.会务组指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并由会议主持人审阅签字。

四、会议通报

1.会务组根据会议记录，整理会议纪要，并在规定时间内发送给参会人员。

2.会议纪要应包括：会议基本情况、讨论议题、决策结果、工作部署、责任人和完成时限等。

3.会议纪要作为工作依据，相关责任人应认真贯彻执行。

五、会议评估

1.会务组在会议结束后，组织对会议效果的评估，收集参会人员的意见和建议。

2.会议评估结果作为改进会议管理的依据，会务组应认真分析，制定改进措施。

六、会议归档

1.会务组负责将会议纪要、会议记录等相关资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照规定保存期限进行保存，确保资料的安全和完整性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、任务分解与责任落实

1.会议纪要中明确的任务应进行分解，明确责任部门和个人，确保每一项任务都有人负责。

2.责任人应在会议纪要发放后的规定时间内，确认任务要求和完成时限，如有疑问应及时沟通解决。

二、执行监控

1.会务组应建立会议决策执行监控机制，对会议纪要中明确的任务进行跟踪监督。

2.责任人应定期向会务组报告任务进展情况，会务组汇总后向指挥部领导报告。

三、进度评估与调整

1.会务组应根据责任人的报告和实际进展情况，对任务的完成情况进行评估。

2.对于进度滞后或执行中遇到问题的任务，应分析原因，及时调整工作计划，并提出解决方案。

四、反馈与沟通

1.会务组应定期收集责任人对会议决策执行的反馈意见，及时了解执行过程中的问题和困难。

2.会务组应建立有效的沟通机制，确保指挥部领导与执行责任人之间的信息畅通。

五、结果审核与公示

1.任务完成后，责任人应提交工作成果报告，会务组负责组织审核。

2.审核通过的工作成果应在指挥部内部进行公示，接受全体成员的监督。

六、奖惩机制

1.对于按期完成且质量较高的任务，应给予责任人相应的表彰和奖励。

2.对于未按期完成或完成质量不高的任务，应视情况对责任人进行提醒、通报批评或其他纪律处分。

七、持续改进

1.会务组应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。

2.指挥部应将会议纪要的跟踪落实情况作为工作考核的重要内容，促进工作质量的持续提升。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门或个人需提前向会务组提交会议室预订申请。

2.会务组根据申请的会议时间、参会人数和会议室使用情况，统筹安排会议室。

3.预订会议室时，需明确会议主题、参会人员、会议时间等信息。

二、会议室布置

1.会务组应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座椅、音响、投影等设备齐全并正常使用。

2.会议室布置应简洁大方，符合会议主题和氛围。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备状态良好。

2.使用会议室时，责任人应检查设备是否正常，发现问题及时报修。

3.会议结束后，责任人应确保设备关闭，避免长时间待机消耗能源。

四、会议室环境卫生

1.会务组应定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁卫生。

2.会议室严禁吸烟、进食，参会人员应保持良好的卫生习惯。

五、会议室安全

1.会务组应确保会议室消防设施齐全、安全通道畅通，定期进行安全检查。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，如遇紧急情况，听从指挥，迅速疏散。

六、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循高效、节约原则，合理安排会议时间，避免长时间占用会议室资源。

2.会议结束后，责任人应组织参会人员尽快离开会议室，以免影响后续会议的召开。

七、会议室费用管理

1.会议室使用过程中产生的费用，如设备租赁、耗材消耗等，应由使用部门承担。

2.会务组应定期统计会议室使用情况，合理分摊费用，并向指挥部领导报