民航会议管理制度

民航会议管理制度第一章总则

一、为了加强民航会议管理，提高会议效率，确保会议质量，依据《中华人民共和国民用航空法》及其实施条例，结合民航工作实际，特制定本制度。

二、本制度适用于民航各级单位召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题协调会、决策会等。

三、会议应当遵循以下原则：

1.精简高效：减少会议数量，缩短会议时间，突出会议重点，提高会议效率。

2.议事明确：会议议题应当具有针对性、务实性，确保会议决策的科学性、合理性。

3.预备充分：会议组织者应当提前做好会议筹备工作，确保会议资料、设施设备等齐全。

4.认真执行：会议决议应当及时传达、认真执行，确保会议成果的落实。

四、会议分为以下几种类型：

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定议题或问题召开的会议。

4.总结会议：对一段时间内的工作进行总结、分析，部署下一阶段工作的会议。

五、会议的组织与管理应当严格按照本制度规定执行，各级单位可根据实际情况制定具体的实施细则。

六、本制度的解释权归民航局。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和预期目标，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议方案：会议组织者应根据会议主题和目标，制定会议方案，包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前，提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求参会人员做好相关准备工作。

4.准备会议资料：会议组织者应收集、整理与会议议题相关的资料，编印会议资料，并在会议召开前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责组织签到，确保参会人员准时参加会议。

2.会议主持：会议主持人应按照会议议程，引导参会人员进行讨论，确保会议有序进行。

3.讨论议题：会议组织者或议题负责人应详细阐述议题背景、现状及解决方案，参会人员针对议题进行充分讨论，形成共识。

4.形成决议：会议主持人根据讨论情况，总结参会人员的意见和建议，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议议程、参会人员、讨论情况、决议等。

2.会议记录应客观、真实、全面，确保会议纪要的准确性。

四、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应整理会议纪要，将会议决议及时传达给相关单位和人员。

2.参会人员应认真贯彻执行会议决议，并在规定时间内反馈执行情况。

3.会议组织者应对会议效果进行评估，总结经验教训，为下一次会议提供借鉴。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议资料、纪要等文件进行整理归档，以备查阅。

2.归档资料应包括会议通知、会议议程、会议纪要、参会人员名单、决议执行情况等。

六、会议保密工作

1.会议组织者应加强对会议内容的保密工作，确保会议信息安全。

2.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容及相关信息。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人员在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、参会人员、讨论的主要内容和结论、决策和行动计划等。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人或指定负责人审核批准。

4.审核通过的会议纪要应在规定时间内通过适当的方式发布给所有参会人员和相关执行单位。

二、会议决议的分解与责任分配

1.会议纪要中明确的行动计划和决策应进行分解，明确每项任务的责任人、完成标准和期限。

2.责任人应根据分解的任务，制定详细的执行计划，并确保计划的可行性和时效性。

3.会议组织者应监督责任分配的执行情况，确保每项任务都有明确的跟进责任人。

三、会议决议的执行与监督

1.各责任单位和个人应严格按照会议纪要的要求执行任务，并及时报告执行进度和遇到的问题。

2.会议组织者应建立监督机制，对会议决议的执行情况进行定期检查，确保决策落到实处。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时采取措施予以解决，确保会议决议的顺利实施。

四、会议决议的反馈与评估

1.责任人应在规定时间内向会议组织者反馈任务执行情况，包括完成情况、存在的问题和改进建议。

2.会议组织者应定期组织评估会议决议的执行效果，总结经验教训，对未完成的任务进行分析，并提出改进措施。

3.评估结果应作为改进会议管理和决策执行的依据，为提高会议效率和效果提供参考。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，以便于未来查询和审计。

2.归档的会议纪要应按照规定的格式和标准进行分类、标识和保存。

3.会议组织者应建立健全的会议纪要管理制度，确保会议纪要的安全、保密和便捷查询。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理部门提交会议时间、参会人数、会议性质等信息。

2.会议室管理部门应根据预订信息合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.预订者应在会议开始前确认会议室准备情况，包括设施设备、会议桌椅、资料准备等。

二、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门应定期检查和维护设施设备，确保其正常运行。

2.使用会议室时应爱护设施设备，如有损坏，应及时报告并承担相应责任。

3.会议室内应配备必要的办公设备，如投影仪、白板、音响设备等，以满足不同会议需求。

三、会议室环境卫生

1.会议室管理部门应保持会议室的清洁卫生，定期进行打扫和消毒。

2.参会人员应遵守会议室卫生规定，保持会议室内环境整洁。

3.会议室内禁止吸烟，禁止携带食物、饮料等可能导致污染的物品。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间的人员和资料安全。

2.会议室应设置适当的安全措施，如监控设备、门禁系统等。

3.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和相关资料。

4.会议结束后，应及时清理会议室内遗留的文件和资料，防止信息泄露。

五、会议室使用规范

1.参会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，保持会场秩序。

2.会议期间，应关闭或静音手机等通讯设备，以免影响会议进行。

3.会议室管理部门有权对违反会议室管理规定的行为进行制止，并视情节严重程度采取相应措施。

六、会议室资源优化配置

1.会议室管理部门应合理调配会议室资源，提高会议室利用率。

2.鼓励采取线上线下相结合的方式召开会议，节约会议室资源。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为优化会议室配置提供依据。

第五章附则