会议审批和管理制度

会议审批和管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强会议审批与管理，规范会议流程，明确会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理，特制定本会议审批和管理制度。

一、目的与原则

本制度旨在建立科学、高效的会议管理体系，坚持务实、高效、透明、规范的原则，确保会议资源得到合理配置，提高决策效能，促进组织内部沟通与协作。

二、适用范围

本制度适用于公司内各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议分类

1.高层管理会议：主要包括董事会、总经理办公会等，研究决定公司重大事项和重要工作。

2.部门例会：各部门定期召开，总结部门工作，部署下阶段任务。

3.专题协调会：针对具体项目或问题，组织相关部门进行协调、沟通、决策。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应具备相关决策权限。

2.会议通知应由会议主持人或其指定人员提前发出，明确会议时间、地点、议程等内容。

3.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

五、会议审批

1.高层管理会议由公司领导审批。

2.部门例会由各部门负责人审批，并报备公司领导。

3.专题协调会由会议主持人或其指定人员审批，并报备相关领导。

六、制度修订

本制度根据公司发展需要和实际运行情况，适时进行修订。修订工作由公司办公室负责，报公司领导审批。

本制度的解释权归公司办公室所有，自发布之日起施行。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。请各部门认真贯彻执行，共同维护会议审批和管理秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、主要议题、预计讨论时间等，议程制定后需报会议主持人审批。

3.发送会议通知：会议通知应包含会议时间、地点、议程、参会人员等内容，通知应在会议召开前至少3个工作日发送，紧急会议需至少提前1个工作日通知。

4.会议资料准备：会议主持人或相关人员负责准备会议所需资料，并在会议召开前至少1个工作日分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程等内容。

3.各议题讨论：按照会议议程逐项进行讨论，各参会人员充分发表意见，会议主持人负责把控会议节奏，确保会议高效进行。

4.会议决策：针对各议题，由会议主持人或相关人员提出决策方案，经充分讨论后，由具备决策权限的人员进行决策。

5.会议记录：指定专人负责记录会议讨论过程、决策结果等内容。

三、会议总结与汇报

1.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作安排和责任分工。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人员应在1个工作日内完成会议纪要的整理，并提交会议主持人审批。

3.会议纪要发布：会议纪要经会议主持人审批通过后，应及时发送至参会人员及相关人员，以便落实会议决策。

四、会议延期与取消

1.会议延期：如因特殊情况需要延期，会议主持人应在原定会议时间前至少1个工作日通知参会人员，并重新确定会议时间。

2.会议取消：如因特殊情况需要取消会议，会议主持人应在原定会议时间前至少1个工作日通知参会人员，并说明原因。

五、会议反馈

1.参会人员对会议组织、会议内容等方面如有意见和建议，可向会议主持人或公司办公室反馈。

2.公司办公室负责收集会议反馈意见，并对会议管理制度进行持续优化。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，由会议记录人员提交给会议主持人进行审批。

2.会议主持人应在收到会议纪要后的2个工作日内完成审批，确保纪要内容准确、完整。

3.审批通过的会议纪要应由会议记录人员及时发布给所有参会人员及相关部门，确保相关人员了解会议决策内容。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要发布后，各责任部门和个人应根据会议纪要中的决策和任务分工，制定具体实施方案，并明确完成时限。

2.各责任部门和个人应按照实施方案开展工作，并定期向会议主持人或指定负责人汇报进展情况。

3.会议主持人或指定负责人负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项工作按计划推进。

三、会议决策的监督与评估

1.公司办公室或指定部门负责对会议决策的执行情况进行监督，确保决策落实到位。

2.对于重大决策或重要项目，应设立专项监督小组，对执行过程进行全程监控。

3.定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，为改进工作提供依据。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整。

2.需要查阅会议纪要的人员，应向会议记录人员或公司办公室提出申请，经批准后可进行查阅。

3.会议纪要的查阅需遵循保密原则，不得泄露公司内部信息。

五、会议纪要的更新与调整

1.如会议决策在执行过程中发生变化，需对会议纪要进行更新，并重新提交会议主持人审批。

2.会议纪要的更新和调整应保持及时、准确，确保相关人员了解最新的决策内容。

3.会议纪要的更新和调整过程，应遵循会议纪要审批与发布的程序进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者或其指定人员提前向公司办公室或会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以确保会议室配置满足会议需求。

3.公司办公室或会议室管理部门负责审核预订申请，并在收到申请后的1个工作日内反馈预订结果。

二、会议室使用

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，如需提前或延时，需提前向会议室管理部门申请。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，遵守会议室各项规定。

3.会议室内的设备使用，应由专业人员操作或指导，确保设备安全、正常运行。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查会议室设备，确保设备完好、功能正常。

2.如会议过程中发现设备故障，应及时向会议室管理部门报告，以便及时维修或更换。

3.会议组织者需在会议结束后，对使用的设备进行简单检查，确认设备完好后离开。

四、会议室清洁与维护

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、保养，保持会议室环境整洁、舒适。

2.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室内垃圾，恢复会议室原状。

3.对于会议室内的贵重设备，应采取相应的保护措施，避免设备受损。

五、会议室资源调配

1.公司办公室或会议室管理部门根据公司实际情况，合理调配会议室资源，确保会议室使用效率。

2.在保证公司内部会议需求的前提下，会议室可对外出租，为公司创造额外收入。

3.会议室管理部门应建立会议室使用记录，定期分析使用情况，为会议室管理提供数据支持。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.会议室管理部门应建立健全投诉、举报渠道，及时处理各类问题，维护