重要会议记录规范管理制度

重要会议记录规范管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强会议管理，规范会议流程，确保会议效率和质量，根据公司相关制度，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于公司重要会议的召开、组织、记录及跟踪落实等工作。

三、会议类别

1.公司级会议：包括年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议等；

2.部门级会议：包括部门例会、专题协调会等；

3.项目组会议：针对特定项目召开的会议。

四、会议原则

1.准时开始：会议应严格按照预定时间开始，参会人员应提前5分钟进入会场；

2.高效简洁：会议内容应紧扣主题，发言简明扼要，避免跑题和重复；

3.决策明确：会议应形成明确的决策和行动计划，必要时进行表决；

4.保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员应遵守保密规定。

五、参会人员

1.与会议主题相关的人员应参加会议；

2.参会人员应具备相应的工作经验和专业知识，以确保会议效果；

3.参会人员应按时参加会议，如需请假，应提前向会议主持人申请。

六、会议主持人

1.会议主持人负责组织、引导和总结会议；

2.会议主持人应具备较强的组织协调能力和专业素养；

3.会议主持人应在会前与参会人员沟通，明确会议主题和议程。

七、会议记录

1.会议记录应由专人负责，确保记录准确、完整；

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策和行动计划等；

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并在规定时间内发送给参会人员。

八、本管理制度的解释权归公司管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题的讨论顺序和预计时间；

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关参会人员，确保涵盖各方面专业意见；

4.选择会议时间：合理安排会议时间，避免与其他重要工作冲突，确保参会人员能够按时参加；

5.安排会议室：根据参会人数和会议需求，提前预订合适的会议室，并做好会议设备检查。

二、会议通知

1.发送会议通知：提前将会议主题、议程、时间、地点等信息通知参会人员；

2.通知方式：可采用邮件、短信、电话等方式进行通知；

3.通知时间：会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送，特殊情况除外。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作；

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标和期望成果；

3.按议程进行讨论：会议应按照预定议程逐项进行讨论，每个议题的讨论时间控制在规定范围内；

4.讨论原则：鼓励参会人员积极发言，充分表达自己的观点和意见，同时保持讨论的有序性和高效性。

四、会议决策

1.形成决策：针对会议讨论的议题，主持人应引导参会人员形成明确的决策；

2.表决程序：必要时，进行会议表决，表决结果作为会议决策依据；

3.决策记录：将会议决策和行动计划详细记录，以便会后跟踪落实。

五、会议总结

1.主持人总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策和行动计划进行总结；

2.参会人员反馈：参会人员可对会议效果、组织等方面提出建议和意见；

3.会议记录：会议结束后，及时整理会议记录，确保内容准确、完整。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与；

2.参会人员离开会议室，将个人物品带走；

3.会议组织者负责检查会议室设备，确保关闭电源、门窗等。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要整理：会议结束后，由指定的记录人负责整理会议纪要，确保记录准确、完整；

2.会议纪要内容：包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策和行动计划等；

3.会议纪要发布：整理好的会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内发送给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议决策的执行与监督

1.责任分配：会议纪要中明确的行动计划应分配给具体负责人，并设定完成期限；

2.执行跟踪：负责人应定期汇报工作进展，会议组织者负责跟踪决策的执行情况；

3.监督机制：建立会议决策执行监督机制，对未按期完成的任务进行催办，确保决策落到实处。

三、问题反馈与协调

1.问题反馈：执行过程中如遇到问题，负责人应及时向会议组织者反馈，寻求支持和协调；

2.协调解决：会议组织者应积极协调相关部门和资源，协助解决问题，确保工作顺利进行；

3.持续优化：针对会议决策执行过程中发现的问题，及时调整和完善相关制度和流程。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要应按照公司规定进行归档，以备日后查询；

2.管理制度：建立会议纪要管理制度，明确归档、查阅、借阅等流程；

3.保密工作：会议纪要涉及公司机密，应做好保密工作，防止泄露。

五、会议纪要的评估与改进

1.评估：定期对会议纪要的整理、发布、执行情况进行评估，总结经验教训；

2.改进措施：根据评估结果，提出改进措施，完善会议纪要管理流程；

3.持续提升：通过不断优化会议纪要管理，提高会议效率和决策执行力。

六、会议纪要的利用与分享

1.内部学习：将会议纪要作为内部学习资料，提高员工对会议决策的理解和执行力；

2.经验分享：鼓励参会人员分享会议纪要中的成功经验和教训，促进团队共同成长；

3.知识积累：通过会议纪要积累公司知识和经验，为今后类似工作提供参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前向行政部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息；

2.审批权限：行政部门负责审核会议室预订申请，根据实际情况进行审批；

3.会议室分配：行政部门根据会议需求和会议室使用情况，合理分配会议室。

二、会议室布置

1.标准配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等；

2.会议桌椅：根据参会人数，提前摆放合适的会议桌椅，确保舒适度；

3.环境布置：保持会议室整洁、通风，适当摆放绿植，营造良好的会议氛围。

三、会议室使用

1.使用规定：会议室使用期间，参会人员应遵守会议室使用规定，保持安静、整洁；

2.会议设备：使用会议设备时，应遵循操作规程，确保设备安全；

3.会议服务：会议期间，行政部门负责提供必要的会议服务，如茶水、资料发放等。

四、会议室维护与保养

1.定期检查：行政部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行；

2.维修与保养：发现会议室设备损坏或故障，应及时报修，进行维修与保养；

3.会议室环境卫生：定期对会议室进行清洁，保持环境卫生。

五、会议室安全管理

1.安全意识：使用会议室时，参会人员应提高安全意识，防范火灾、盗窃等安全事故；

2.安全设施：会议室应配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等；

3.保密工作：会议内容涉及公司机密，应做好保密工作，防止信息泄露。

六、会议室资源优化

1.提高利用率：合理安排会议室使用，提高会议室利用率；

2.节约成本：合理配置会议室设备，避免浪费，降低会议成本；

3.持续改进：根据会议室使用情况，不断优化会议室管理规定，提高会议服务质量。

七、会议室违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的个人或部门，进行记录和通报；

2.处理措施：根据违规行为的严重程度，采取相应的处理措施，如警告、罚款等；

3.改进与反馈：对处理措施的实施效果进行评估，及时改进和反馈。

第五章附则

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