协会办公会会议管理制度

协会办公会会议管理制度协会办公会会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范协会办公会议的管理，确保会议的效率与效果，加强会议决策的执行力，促进协会各项工作的顺利开展。

第二条本制度适用于协会办公会各类会议，包括但不限于：定期办公会议、专题办公会议、临时办公会议等。

第三条会议应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性和公正性。

第四条参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，认真履行职责，积极参与讨论，并对会议决策负责。

第五条会议组织者应提前做好会议准备工作，确保会议议题明确、议程合理、资料齐全。

第六条会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，及时发送给相关人员，以便跟踪落实。

第七条会议室管理规定应确保会议设施设备完好，为会议提供良好的环境和服务。

第八条本制度自发布之日起实施，协会各部门应认真贯彻执行，如有违反，将按照相关规定予以处理。

第九条本制度的解释权归协会办公会所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

第十条会议筹备

（一）会议组织者应根据工作需要，确定会议议题、时间、地点和参会人员。

（二）会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等。

（三）会议组织者应提前准备好会议所需的资料、文件、设备等，并确保会议设施的正常使用。

第十一条会议召开

（一）会议开始时，由会议主持人宣布会议议程，明确会议主题和目标。

（二）会议主持人应引导参会人员按照议程逐项进行讨论，确保会议有序进行。

（三）会议讨论过程中，参会人员应充分发表意见，尊重不同观点，禁止出现恶意攻击、贬低他人等现象。

（四）会议主持人应根据讨论情况，适时总结，形成会议决策。

第十二条会议决策

（一）会议决策应遵循少数服从多数的原则，对于重大事项，可采取无记名投票方式进行表决。

（二）会议决策应明确责任人、完成时限、工作要求等，确保决策具有可操作性。

（三）会议决策应形成书面文件，由会议主持人签字确认，并作为会议纪要的附件。

第十三条会议总结

（一）会议结束时，由会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议决策的执行要求和责任分工。

（二）会议组织者应收集、整理会议纪要，确保会议内容真实、准确、完整。

第十四条会议通知与纪要

（一）会议结束后，会议组织者应在1个工作日内将会议纪要发送给参会人员，以便跟踪落实。

（二）会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

（三）参会人员收到会议纪要后，应及时反馈意见，如有异议，应在1个工作日内提出，会议组织者应予以核实处理。

第十五条会议记录

（一）会议记录员应认真记录会议内容，确保记录真实、准确、完整。

（二）会议记录应包括会议议程、参会人员发言、决策结果等。

（三）会议记录员应在会议结束后1个工作日内，将会议记录整理成会议纪要，提交给会议组织者。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十六条跟踪落实责任

（一）会议纪要中明确的决策事项，应明确责任人和落实时限。

（二）责任人应按照会议纪要的要求，及时开展相关工作，确保决策事项的落实。

（三）会议组织者应对会议纪要的执行情况进行跟踪，督促责任人按时完成工作任务。

第十七条落实情况反馈

（一）责任人应在落实过程中，定期向会议组织者报告工作进展情况。

（二）会议组织者应认真记录反馈情况，并及时向协会办公会报告，以便及时调整工作部署。

（三）对于未能按时完成的决策事项，责任人应说明原因，并提出相应的解决措施。

第十八条跟踪检查

（一）会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行检查，确保决策事项得到有效落实。

（二）检查内容包括但不限于：工作进度、质量、效果等。

（三）对于检查中发现的问题，应及时采取措施予以解决，并追究相关责任人的责任。

第十九条落实结果评估

（一）会议纪要中决策事项完成后，会议组织者应组织相关人员对落实结果进行评估。

（二）评估内容包括：决策事项的完成情况、实际效果、存在的问题等。

（三）评估结果作为对责任人工作绩效的评价依据，并作为改进协会工作的参考。

第二十条持续改进

（一）根据会议纪要落实情况的评估结果，会议组织者应不断优化会议管理制度，提高决策质量和执行效率。

（二）针对存在的问题，提出整改措施，并督促相关部门进行整改。

（三）通过持续改进，促进协会各项工作的高效开展，提升协会整体管理水平。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

（一）协会各部门需使用会议室时，应提前向会议室管理部门预订，并提供会议相关信息，如会议主题、参会人数、使用时间等。

（二）会议室管理部门应合理安排会议室使用，避免冲突，确保会议顺利进行。

（三）会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况下，会议室管理部门可根据实际情况调整会议室分配。

第二十二条会议室设施管理

（一）会议室管理部门应定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行。

（二）会议组织者应在会议开始前，检查会议室环境、设备是否满足会议需求，如有问题应及时与会议室管理部门联系解决。

（三）参会人员应爱护会议室设施设备，禁止私拉乱接、损坏设备等行为。

第二十三条会议室环境与秩序

（一）会议室应保持整洁、安静，禁止吸烟、大声喧哗等影响会议秩序的行为。

（二）会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，如有紧急情况，应离开会议室接听电话。

（三）会议室管理部门应加强会议室秩序管理，对违反规定的行为及时进行制止和纠正。

第二十四条会议室安全

（一）会议室管理部门应确保会议室安全，定期进行消防安全检查，排除安全隐患。

（二）会议组织者应了解会议室的安全设施和应急疏散路线，并在会议开始前告知参会人员。

（三）遇紧急情况，参会人员应按照应急预案，迅速疏散，确保人身安全。

第二十五条会议室使用后的整理

（一）会议结束后，会议组织者应督促参会人员整理会议室，确保会议室恢复原状。

（二）会议室管理部门应检查会议室设施设备使用情况，发现问题及时处理。

（三）会议组织者应向会议室管理部门反馈会议使用情况，便于管理部门持续改进会议室服务。

第五章附则

第二十六