会议室服务现场管理制度

会议室服务现场管理制度第一章总则

为确保会议室服务现场管理工作的规范化、高效化，提高会议质量，明确会议服务标准，特制定本制度。

一、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室服务现场的管理工作。

2.本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开、服务及跟踪落实。

二、会议室服务宗旨

1.提供优质、高效的会议服务，确保会议顺利进行。

2.保障会议室设备设施的正常运行，满足会议需求。

3.营造良好的会议环境，提升公司形象。

三、会议室服务原则

1.统一管理、分工负责。

2.预约优先、兼顾紧急。

3.节约资源、提高效率。

四、责任划分

1.会议室管理部门：负责会议室的整体规划、预约、调配、设备设施维护等工作。

2.会议组织部门：负责会议的筹备、通知、资料准备、会场布置等工作。

3.会议服务人员：负责会议现场的服务、设备操作、卫生清洁等工作。

五、制度执行与监督

1.各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室服务现场秩序。

2.会议室管理部门应加强对会议服务现场的巡查与监督，发现问题及时整改。

3.对违反本制度的行为，应严肃处理，追究相关人员责任。

六、制度修订

1.本制度根据公司发展需要及实际情况适时进行修订。

2.修订后的制度报公司领导审批后公布实施。

本制度的制定旨在提高会议室服务现场管理水平，为公司各类会议的顺利召开提供有力保障。全体员工应认真遵守，共同促进公司会议管理工作不断优化。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题及目的：会议组织部门应根据公司发展战略、部门工作需求等因素，明确会议主题及目的。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等内容。

3.会议通知：会议组织部门应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等信息。

二、会议召开

1.会前签到：会议组织部门应安排专人负责参会人员的签到工作，确保会议资料的发放和参会人员到齐。

2.会议议程：会议主持人按照议程逐项进行会议内容讨论，确保会议有序进行。

3.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论的重点、结论和待办事项。

三、会议服务

1.会议室布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会议室，确保会场环境舒适、整洁。

2.设备检查：会议前15分钟，检查会议室内设备设施是否正常运行，包括音响、投影仪、空调等。

3.会议服务：会议期间，服务人员应确保茶水供应、会场卫生、设备操作等各项工作顺利进行。

四、会议结束

1.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、待办事项进行总结。

2.传达与落实：会议组织部门将会议纪要整理后，及时传达给相关部门和人员，确保会议成果的落实。

3.会议资料归档：将会议纪要、签到表等相关资料归档，以便日后查阅。

五、会议跟踪

1.跟踪落实：会议组织部门应对会议决议的执行情况进行跟踪，确保各项工作按时完成。

2.反馈与汇报：各部门应及时反馈会议决议的执行情况，会议组织部门定期向公司领导汇报。

3.评估与改进：根据会议决议的执行情况，对会议流程、会议组织等方面进行评估，不断优化会议管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论重点、决议事项、责任部门及完成时限等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核确认后，由会议组织部门在2个工作日内发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.责任部门收到会议纪要后，应立即行动，按照决议事项制定具体实施方案，明确责任人及完成时间。

2.会议组织部门应建立会议决议跟踪表，对决议的执行情况进行定期跟踪，确保各项工作按照既定计划推进。

3.对于执行过程中出现的问题，责任部门应及时沟通、协调，必要时可向公司领导汇报，寻求支持。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任部门在完成会议决议事项后，应将执行结果反馈给会议组织部门。

2.会议组织部门定期对会议纪要的执行情况进行汇总、评估，分析存在的问题，提出改进措施。

3.对于未按期完成的决议事项，应查明原因，追究相关责任人的责任，并督促其尽快完成。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其执行情况的相关资料，应由会议组织部门进行归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理规定进行，确保资料的安全、完整。

3.会议组织部门应定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保归档工作的规范进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室使用实行预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预约申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议室管理部门根据预约申请的先后顺序及紧急程度，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.如有特殊情况需临时使用会议室，会议室管理部门应视实际情况予以协调安排。

二、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织部门在使用会议室前，应对所需设备进行测试，发现问题及时向会议室管理部门反馈。

3.使用会议室时，参会人员应爱护设备，遵守设备操作规程，避免造成设备损坏。

三、会议室环境与卫生

1.会议室管理部门应确保会议室环境整洁、舒适，定期进行卫生清洁。

2.会议期间，服务人员应保持会议室卫生，及时清理垃圾，确保会议环境良好。

3.参会人员应保持会议室卫生，不随意乱丢垃圾，共同维护会议室环境。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间的人员安全和设备安全。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不在会议室吸烟、喧哗，确保会议秩序。

3.对于涉及公司机密的会议，会议室管理部门应采取措施确保会议内容保密，参会人员需签订保密协议。

五、会议室资源优化配置

1.会议室管理部门应根据公司业务发展和会议需求，合理调整会议室布局和设备配置。

2.鼓励采用视频会议等现代化手段，提高会议室资源利用率，降低会议成本。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为会议室管理提供决策依据。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司会议室管理