调度会会议管理制度

调度会会议管理制度第一章总则

一、为了加强调度会会议管理，规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的及时准确传达与执行，特制定本制度。

二、本制度适用于公司各级调度会议的组织、召开、管理和监督等工作。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简高效：减少会议数量，控制会议规模，缩短会议时间，确保会议内容充实、有针对性。

2.预约有备：会议应提前通知，明确会议主题、议程、参会人员及会议资料，确保参会人员有足够时间准备。

3.决策执行：会议应充分讨论，形成决策，明确责任人和完成时限，确保决策的落实。

4.公开透明：会议纪要应及时公布，便于全体员工了解会议内容，提高公司内部信息沟通。

四、公司设立专门的会议管理机构，负责会议的统筹、协调、监督和评估等工作。

五、各部门应严格遵守本制度，积极配合会议管理机构开展各项工作，共同提高会议质量。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门如有意见和建议，可向会议管理机构反映。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起：会议发起人应根据工作需要，向会议管理机构提出会议申请，填写《会议申请表》，明确会议主题、目标、议程、参会人员、时间、地点等。

2.会议通知：会议管理机构在收到会议申请后，应及时发布会议通知，通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议准备等内容。

3.会议资料准备：会议发起人应提前准备好会议所需的资料，并在会议前分发至参会人员，确保参会人员对会议内容有充分了解。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议管理机构负责组织签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持：会议主持人应按照会议议程主持会议，确保会议有序进行。

3.会议讨论：会议主持人引导参会人员就会议议题展开充分讨论，鼓励发表意见和建议。

4.会议决策：会议讨论结束后，主持人汇总各方意见，形成决策，明确责任人和完成时限。

三、会议记录

1.会议纪要：会议纪要应详细记录会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等内容。

2.会议纪要审核：会议纪要完成后，由会议主持人审核签字，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

四、会议总结与反馈

1.会议评估：会议结束后，会议管理机构应组织对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

2.会议反馈：会议管理机构根据评估结果，对会议组织、召开、管理等环节进行总结，并向相关部门和人员反馈，促进会议质量的持续提升。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、签到表、会议评估表等资料应整理归档，并由专人负责保管。

2.会议资料归档期限按照公司档案管理规定执行，便于日后查询和追溯。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议决策任务分配

1.会议纪要中明确的决策事项应明确责任部门和责任人，确保每一项决策都有人负责执行。

2.责任人应在会议纪要发放后的一定工作日内，根据决策内容制定详细的执行计划，并报上级领导审批。

二、执行进度监控

1.责任人应定期向会议管理机构报告决策执行进度，确保决策事项按计划推进。

2.会议管理机构应对决策执行情况进行跟踪监控，及时发现并解决执行过程中出现的问题。

三、会议决策落实评估

1.对于已完成的决策事项，会议管理机构应组织相关人员进行效果评估，确保决策结果达到预期目标。

2.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改措施，并在下一次会议中进行通报。

四、会议纪要公开与反馈

1.会议纪要应在会议结束后的一定时间内公布，便于全体员工了解会议决策内容和执行情况。

2.鼓励员工对会议决策执行情况提供反馈，对于合理的意见和建议，会议管理机构应予以采纳并督促相关部门改进。

五、决策跟踪结果的运用

1.决策跟踪结果应作为部门及个人绩效考核的依据，对执行不力的部门和个人进行问责。

2.通过对决策执行情况的总结分析，为公司决策提供参考，不断优化公司管理流程。

六、会议纪要归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.建立便捷的会议纪要查阅机制，便于员工在需要时查阅相关会议决策内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议管理机构提交《会议室预订申请表》，明确会议时间、参会人数等信息。

2.会议管理机构根据预订申请进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、进食，不得随意损坏室内设施。

2.会议开始前，参会人员应将手机调至静音或振动状态，以免影响会议进行。

3.会议期间，未经主持人允许，不得随意离开会议室。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备前，应确保已掌握设备操作方法，如有疑问，可向会议管理机构相关人员咨询。

3.会议结束后，责任人应检查设备是否关闭，确保电源、投影仪等设备处于安全状态。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，包括消防设施、电路安全等，确保会议环境安全。

2.会议期间，如遇紧急情况，参会人员应按照应急预案有序撤离。

五、会议室卫生与保洁

1.会议室应保持干净整洁，会议前后需进行保洁工作，确保下一次会议的正常使用。

2.会议管理机构应定期对会议室进行深度清洁，包括地毯、窗帘等设施的清洗。

六、会议室资源优化

1.会议管理机构应定期对会议室使用情况进行统计分析，合理调整会议室资源配置。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等形式，提高会议室使用效率，减少不必要的实体会议。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司会议管理机构所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有变更，将及时通知相关部门