会议决策管理制度

会议决策管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范会议决策过程，确保会议高效、有序进行，提高决策质量。制定和实施会议管理制度应遵循以下原则：

-整体性原则：会议管理制度应涵盖会议的筹备、召开、纪要整理、跟踪落实等全过程；

-规范性原则：明确会议的组织、流程、参会人员职责等，确保会议的严肃性和权威性；

-高效性原则：优化会议流程，减少无效和重复性工作，提高会议效率；

-公开透明原则：会议决策过程应保持公开透明，便于监督和追溯。

第二条适用范围

本制度适用于公司各级别、各类别的会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

第三条会议类型

根据会议性质和目的，会议可分为以下几类：

-决策性会议：对重大事项进行讨论、决策的会议；

-通报性会议：对重要信息进行传达、通报的会议；

-专题性会议：针对特定主题或问题进行研讨的会议；

-协调性会议：协调各部门工作、解决问题的会议。

第四条参会人员职责

-主持人：负责组织、主持、总结会议，确保会议按照既定议程进行；

-记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要；

-参会人员：积极参与会议讨论，提出意见和建议，对会议决策结果负责。

第五条会议决策流程

会议决策应遵循以下流程：

-提交议题：议题提交人应在会议前向主持人提交议题，明确议题背景、目的、建议方案等；

-讨论议题：主持人组织参会人员对议题进行充分讨论；

-形成决策：参会人员根据讨论结果，形成明确的决策意见；

-表决：必要时，进行表决，表决结果作为会议决策依据；

-公布决策：会议结束后，主持人应及时公布会议决策结果。

第六条制度修订

本制度根据公司业务发展和实际需要，适时进行调整和完善。修订程序按照公司相关制度执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题与目标：根据公司业务需求，明确会议主题，设定会议目标，确保会议的针对性和实用性。

2.制定会议议程：根据会议主题和目标，编制会议议程，明确各议题的讨论时间、顺序及责任人。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，确保参会人员具备相关决策权限。

4.发送会议通知：在会议召开前，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的背景资料、数据报表等，整理成会议材料，提前发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员在会议开始前签到，确认参会人员到场情况。

2.会议主持人开场：主持人简述会议主题、目标和议程，强调会议纪律，确保会议有序进行。

3.议题讨论：按照会议议程，逐一讨论各个议题。议题提交人负责对议题进行详细阐述，参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

4.决策表决：针对需要决策的议题，参会人员进行表决，形成会议决策。

5.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议决策结果，对参会人员的意见和建议给予回应。

三、会议纪要整理与发布

1.会议记录：记录人详细记录会议讨论过程、决策结果等内容。

2.整理会议纪要：根据会议记录，整理形成会议纪要，明确列出会议决策事项、责任人和完成时间。

3.会议纪要审批：将整理好的会议纪要提交给主持人审批。

4.发布会议纪要：会议纪要经审批通过后，及时发送给参会人员，确保相关人员了解会议决策内容。

四、会议后续工作

1.任务分配：根据会议纪要，将决策事项分解为具体任务，明确责任人和完成时间。

2.跟踪落实：会议组织者对决策事项的执行情况进行跟踪，确保会议决策得到有效落实。

3.反馈与评估：责任人在任务完成后，向会议组织者反馈执行情况，会议组织者对会议决策效果进行评估。

4.持续改进：根据会议反馈和评估结果，对会议管理制度和流程进行优化，以提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容准确、完整。

2.纪要审批：会议纪要初稿完成后，应提交给主持人或相关负责人审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

3.纪要发布：审批通过后的会议纪要，应在48小时内通过邮件、企业内部通讯平台等方式发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、任务分解与责任分配

1.决策事项分解：根据会议纪要，将决策事项细化为具体可执行的任务，明确每项任务的目标、要求和完成标准。

2.责任人指定：为每项任务指定具体的责任人，责任人应具备完成任务所需的资源和权限。

3.时间节点设定：为每项任务设定明确的完成时间节点，确保任务按时推进。

三、执行跟踪与监督

1.定期汇报：责任人应定期向会议组织者或指定监督人汇报任务执行情况，包括进度、遇到的问题和解决方案。

2.现场检查：会议组织者或监督人员可对任务执行情况进行现场检查，确保执行效果与会议决策一致。

3.跨部门协调：对于涉及多个部门的任务，会议组织者应负责协调各部门之间的工作，确保任务顺利推进。

四、问题处理与调整

1.问题反馈：责任人在执行过程中遇到的问题，应及时反馈给会议组织者，以便快速解决。

2.决策调整：对于因实际情况变化需要调整决策的情况，应召开临时会议进行讨论和决策，并更新会议纪要。

3.纪要更新：根据执行过程中的实际情况，对会议纪要内容进行及时更新，反映最新的决策和执行情况。

五、效果评估与反馈

1.任务完成评估：任务完成后，会议组织者应对任务完成情况进行评估，包括任务质量、进度和效果。

2.反馈机制：建立反馈机制，鼓励参会人员和执行部门对会议纪要的执行情况进行评价和建议。

3.持续改进：根据评估和反馈，对会议纪要的跟踪落实流程进行优化，提高会议决策的执行力和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订应遵循“先到先得”的原则，同时考虑会议规模、重要性和紧急程度。

2.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前通过企业内部预订系统提交会议室申请，包括会议时间、参会人数等信息。

3.审批权限：会议室预订申请需经相关部门负责人审批，确保会议室资源合理分配。

二、会议室配置与维护

1.基本配置：会议室应配备必要的设施，如会议桌椅、投影仪、白板、音响设备等。

2.环境维护：保持会议室整洁、安静，定期进行设备检查与维护，确保会议顺利进行。

3.技术支持：设立专门的技术支持团队，负责会议室设备的调试、故障排除及使用培训。

三、会议室使用规范

1.使用时间：会议召开前15分钟，责任人应确保会议室准备就绪。会议结束后，责任人负责检查会议室，确保设备关闭、资料整理归位。

2.会议纪律：参会人员应遵守会议纪律，准时参加会议，会议期间保持手机静音或振动，不随意离开会议室。

3.资源共享：鼓励跨部门共享会议室资源，提高会议室使用效率。

四、会议室安全与保密

1.安全检查：会议召开前，责任人应对会议室进行安全检查，确保消防设施正常，逃生通道畅通。

2.保密措施：涉及敏感、保密内容的会议，应采取必要的保密措施，如设置门禁、使用保密协议等。

3.资料管理：会议结束后，责任人应确保所有会议资料归档，防止泄露公司机密。

五、违规处理与投诉

1.违规处理：对于违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节严重程度给予相应处罚。

2.投诉渠道：设立投