永辉集团会议管理制度

永辉集团会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为确保永辉集团（以下简称“集团”）会议的效率与效果，规范会议的组织、召开及管理，根据集团的管理规定及发展需要，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于集团及下属子公司、分支机构的各类会议，包括但不限于董事局会议、经营管理会议、专题协调会议等。

第三条会议原则

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应具有针对性、决策性和实践性。

3.会议的组织和召开应确保会议质量，避免形式主义和无效沟通。

第四条会议分类

根据会议的性质、内容和目的，会议分为以下几类：

1.定期会议：按照规定的时间周期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

第五条会议组织与职责

1.会议的召集和主持：由相应级别的负责人或指定人员负责。

2.会议记录：由会议组织者指定专人负责记录，确保记录的准确性和完整性。

3.会议资料的准备：会议组织者负责准备会议所需的相关资料，并在会前分发给参会人员。

4.会议通知：会议组织者应在会前通过适当方式通知参会人员，确保参会人员准时参加会议。

第六条参会人员要求

1.参会人员应按时参加会议，确因特殊情况不能参加的，需提前向会议组织者请假。

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，并对会议议题提出建设性意见。

3.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容和决策事项。

第七条制度修订与解释

本制度由集团董事会负责解释和修订。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。本制度的修订和解释，自发布之日起生效。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.确定会议议题：会议组织者应根据集团及各部门的工作需要，提前收集和筛选议题，明确会议的主要目标和讨论重点。

2.制定会议议程：会议组织者应根据议题重要性、紧急程度和参会人员的时间安排，制定合理的会议议程，并明确每个议题的讨论时间和责任人。

3.确定参会人员：会议组织者应根据会议性质和议题内容，确定参会人员范围，确保涉及议题的相关部门和人员参与。

4.会议通知：会议组织者应在会前通过邮件、电话、即时通讯工具等方式，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

第二条会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议讨论：按照议程顺序，逐个议题进行讨论。责任人应对议题进行详细阐述，参会人员就议题展开讨论，提出建议和意见。

4.会议决策：针对讨论充分的议题，主持人可组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

第三条会议记录与整理

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议讨论过程、主要观点、决策结果等。

2.会议纪要整理：会后，会议记录人应根据会议内容，整理形成会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人或指定负责人审批后，分发给参会人员和相关人员。

第四条会议后续工作

1.决策落实：会议决议由责任人负责组织实施，涉及多个部门的，需明确责任分工和协作机制。

2.会议纪要跟踪：会议组织者应对会议纪要的执行情况进行跟踪，督促相关责任人按期完成工作任务。

3.反馈与评估：会议组织者应定期收集会议决议的执行情况，对会议效果进行评估，并根据实际情况调整会议议题和议程。

第五条会议资料的归档

会议结束后，会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等相关资料进行归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布与传达

会议纪要经审批通过后，由会议组织者负责及时发布给所有参会人员及与会议决议执行相关的部门和个人。发布方式包括但不限于电子邮件、内部通讯系统、纸质文件等，确保相关人员能够及时了解会议内容和精神。

第二条责任分配与执行

1.对于会议决议中明确的任务和责任，会议纪要中应明确指出责任人和完成时限。

2.责任人接到会议纪要后，应立即根据决议内容制定具体行动计划，并开始执行。

3.如任务涉及多个部门或人员，责任人需协调各方资源，确保协同高效地完成任务。

第三条跟踪监控机制

1.会议组织者或指定专人负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪监控。

2.建立会议决议执行进度报告制度，责任人需定期向会议组织者报告工作进展和存在的问题。

3.对于执行中遇到的困难和问题，会议组织者应及时协调资源，协助责任人解决。

第四条评估与反馈

1.会议组织者应定期组织对会议纪要执行情况的评估，评估内容包括但不限于任务完成情况、完成质量、时限遵守等。

2.根据评估结果，对执行情况进行总结，对未按期完成或完成质量不高的任务，分析原因，制定改进措施。

3.将评估结果和改进措施反馈给相关责任人和部门，以便于在后续工作中进行改进。

第五条变更与调整

1.如因特殊情况需要变更会议决议内容，责任人应提出书面申请，经会议主持人或指定负责人审批后方可进行变更。

2.会议纪要的任何变更都应及时通知所有相关人员，并做好相应的记录和传达工作。

第六条激励机制

建立会议决议执行激励机制，对于执行效果好、贡献突出的个人或团队，给予适当的表彰和奖励，以鼓励和提高会议纪要执行效率和质量。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过集团内部预订系统进行预订。

2.预订时需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以确保会议室配置满足会议需求。

3.预订成功后，会议组织者应遵守预订时间，不得无故占用或提前结束会议。

第二条会议室配置与维护

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.会议室应保持干净整洁，设备设施完好，由专人负责定期检查和维护。

3.集团设施管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、紧急疏散通道等安全设施正常运行。

第三条会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，不得乱丢杂物，保持良好的会议环境。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意离开会议室。

3.会议结束后，会议组织者应负责组织参会人员共同清理会议室，确保遗留物品和垃圾得到妥善处理。

第四条会议室安全管理

1.会议室使用期间，参会人员应遵守集团安全规定，不得在会议室内进行危险行为。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议室钥匙由专人负责保管，借用钥匙需登记并按时归还。

第五条会议室使用效率

1.提倡短时高效会议，鼓励会议组织者合理安排会议议程，减少无效和冗长的会议。

2.鼓励利用视频会议、电话会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖，提高会议室使用效率。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，优化会议室资源配置，提高使用效益。

第六条违规处理

对于违反会议室管理规定的个人或团队，将根据情节严重程度，给予相应的警告、处罚等措施，并纳入个人或部门绩效考核。情节严重者，将依法追究责任。

第五章附