大小会议室管理制度

大小会议室管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，加强会议资源的合理使用，特制定本管理制度。本制度适用于大小会议室的管理与使用，适用于公司内部各类会议，旨在通过明确流程与责任，提升会议质量，保障信息流畅，促进决策实施。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在建立高效、有序的会议环境，确保会议时间得到充分利用，提高会议决策的执行力。

2.会议应遵循公开、公平、高效、节约的原则，提倡精简、务实、高效的会风。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类大小会议室的使用与管理。

2.本制度适用于公司各部门组织的各类会议，包括但不限于：工作例会、专题会、协调会、培训会等。

三、会议分类

1.按照会议的性质和内容，会议分为：例行会议、专题会议、临时会议。

2.按照参会人员范围，会议分为：全体会议、部门会议、小组会议。

四、责任分工

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应确保会议的顺利进行，并对会议效果负责。

2.会议室的预定、布置、设备调试等后勤保障工作由行政部门负责。

3.会议纪要的编写、整理、分发、跟踪落实等工作由会议记录人负责。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，保持会场安静、整洁。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不得随意离场、喧哗、打断他人发言。

4.会议内容涉及公司内部信息，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据工作需要，明确会议主题，制定会议议程。

2.召集与会人员：会议主持人根据会议主题和议程，确定与会人员名单，并通过邮件、电话等方式通知与会人员。

3.预定会议室：行政部门根据会议需求，预定合适的会议室，并负责会议设备的调试和布置。

4.准备会议材料：会议主持人负责整理会议所需的相关材料，提前发送给与会人员，以便于会前预习。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前5分钟到达会议室，进行签到，会议记录人负责记录与会人员出勤情况。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和目的，明确会议纪律。

3.各部门汇报与讨论：按照会议议程，各部门负责人进行工作汇报和议题讨论。

4.会议决策：针对会议议题，与会人员进行充分讨论，形成决策。

三、会议总结

1.会议主持人总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，明确责任人和完成时限。

2.会议记录：会议记录人整理会议内容，编写会议纪要，确保记录准确、完整。

3.会议反馈：与会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议，以提高会议质量。

四、会议结束

1.会议主持人宣布散会：会议主持人对本次会议进行简要总结，宣布散会。

2.会议记录人整理会议纪要：会议记录人在会议结束后24小时内，将会议纪要整理完毕，发送给与会人员。

3.会议室整理：行政部门负责会议后的场地整理，确保会议室整洁、设备完好。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强会议成果的转化，提高工作效能，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编制，确保纪要内容准确、完整、条理清晰。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、与会人员、主要议题、讨论情况、决策事项、责任人和完成时限等。

3.会议纪要编制完成后，由会议主持人审核批准，然后通过邮件、公司内部通讯系统等方式发布给与会人员及相关人员。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.责任人根据会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，并按照完成时限推进工作。

2.会议记录人应定期对会议纪要中的决策事项进行跟踪，了解执行进度，协助解决执行过程中出现的问题。

3.如遇特殊情况导致决策事项无法按期完成，责任人应主动向会议主持人汇报，说明原因，并提出解决方案。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任人在完成决策事项后，应及时向会议主持人反馈执行结果。

2.会议主持人对执行结果进行评估，对未按期完成的决策事项进行分析，找出原因，制定整改措施。

3.行政部门应定期收集会议纪要的执行情况，对会议效果进行评估，以提高会议管理质量。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.公司员工可根据工作需要查阅会议纪要，了解会议决策内容，提高工作效率。

3.会议纪要的查阅应遵循公司保密制度，不得泄露公司内部信息。

第四章会议室管理规定

为合理利用会议室资源，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预定

1.会议室预定采取先到先得的原则，各部门需提前至少1个工作日向行政部门提出会议室预定申请。

2.预定时需提供会议时间、参会人数、会议主题等信息，以便行政部门进行会议室安排和设备调试。

3.若遇紧急会议，各部门应及时与行政部门沟通，行政部门将根据实际情况予以协调安排。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，不得随意移动设备，若需调整，应联系行政部门协助。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，确保会议室整洁。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的日常维护与管理，确保设备正常运行。

2.若会议设备出现故障，行政部门应及时联系维修人员进行维修，以免影响会议进行。

3.与会人员在会议开始前应熟悉设备操作，如遇问题，可向行政部门求助。

四、会议室安全与保密

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等符合安全要求。

2.会议室内不得存放贵重物品，与会人员应妥善保管个人物品。

3.会议内容涉及公司内部信息，与会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室维护与优化

1.行政部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境整洁、舒适。

2.根据会议需求，行政部门可对会议室进行布局调整、设备更新等优化措施。

3.鼓励各部门对会议室管理提出意见和建议，共同提升会议室使用体验。

第五章附则

为确保本管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：